Kleines ABC für lebendige Veranstaltungen

A Angenehme Atmosphäre schaffen
Sorgen sie dafür, dass die Teilnehmenden sich wohl fühlen. Schön ist, sie z.B. am Eingang persönlich zu begrüßen und willkommen zu heißen. Kann man den Raum schöner ausgestalten (Sitzordnung, Blumen)? Schön ist auch, wenn man mit Musik empfangen wird. Das kann z.B. klassische Musik im Hintergrund vom CD-Player sein. Gut ist auch, wenn die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein Namensschild bekommen oder sich selbst schreiben.
B Bewegung
Die meisten von uns sitzen viel zu viel. Es ist daher sinnvoll, wenn Sie Gelegenheiten schaffen, dass die Teilnehmenden sich während der Veranstaltung bewegen. So könnten Sie z.B. Meinungsbilder erheben, bei denen die Teilnehmenden ihre Zustimmung zu bestimmten Aussagen dadurch ausdrücken, dass sie sich von ihrem Platz erheben. Das Gleiche eignet sich auch, um bei größeren Veranstaltungen, bei denen keine persönliche Vorstellung möglich ist, dennoch einen Überblich über die Zusammensetzung der Teilnehmendenschaft zu geben. Hier stehen dann z.B. jeweils die Teilnehmer(innen) nach Städten oder Stadtteilen, nach Häufigkeit der Teilnahme, nach dem benutzten Fortbewegungsmittel, nach Dauer der Anfahrt etc. Achten Sie aber darauf, dass Sie diese Übungen nicht durchführen können, wenn unter den Teilnehmenden körperlich Behinderte sind, die sich nicht vom Platz erheben können, bzw. es mit diesen vorher abstimmen müssen.
C Chancen zum persönlichen Kennenlernen geben
Einer der Hauptgründe, warum Menschen Veranstaltungen besuchen, ist, andere Leute kennen zu lernen. Es ist darum wichtig, dass Sie Gelegenheiten dazu schaffen. Neben Pausen und Murmelphasen kann dies z.B. dadurch erleichtert werden, dass Gruppen nach dem Zufallsprinzip gebildet werden, d.h., dass nicht immer die gleichen zusammenkommen. Einfache Gruppeneinteilungsmethoden sind z.B. nach Geburtstagen (nicht Datum, also ohne Jahreszahl) oder nach dem Alphabet der Vornamen. (Siehe auch Namensschilder). Eine lustige Form ist auch, so genannte „Steckbriefe“ auszugeben auf denen die Teilnehmenden ein paar persönliche Angaben machen können. Diese können dann an einer Wäscheleine oder einer Stellwand aufgehängt werden, so dass sich jede(r) orientieren kann, wer außer ihm oder ihr noch da ist.
D Diskussionen strukturieren
Nichts ist ermüdender als eine Diskussion, die von Hölzchen auf Stöckchen kommt oder bei der kein roter Faden erkennbar ist. Geben Sie entweder die Reihenfolge der Punkte vor oder sammeln Sie zu Beginn die Themen, die den Teilnehmenden wichtig sind, um sie dann nacheinander zu behandeln. Wichtig ist dabei eine zeitliche Aufteilung, die sicherstellt, dass alle Punkte behandelt werden.
E Erwartungen der Teilnehmenden berücksichtigen
Versetzen Sie sich vor einer Veranstaltung in die Rolle der Teilnehmenden. Was sind vermutlich ihre Motive, an der Veranstaltung teilzunehmen, welche Erwartungen haben sie? Wird der geplante Ablauf dem entsprechen, oder wie kann er noch in diese Richtung verändert werden?
F Follow up
Wie geht es nach der Veranstaltung weiter? Die besten Ergebnisse nutzen nichts, wenn sich niemand hinterher um ihre Umsetzung kümmert. Überlegen sie daher vor der Veranstaltung, wie die Ergebnisse gesichert werden können. Hilfreich sind z.B. Aktionspläne nach dem beigefügten Muster.
G Gruppenarbeit
Je größer die Zahl der Teilnehmenden an einer Veranstaltung ist, desto kleiner ist der Anteil derjenigen, die sich im Plenum zu Wort melden können. Vor diesem Hintergrund sollten Sie immer über Möglichkeiten der Gruppenarbeit nachdenken. Formen der Gruppenarbeit sind auch bei zeitlich kurzen Großveranstaltungen möglich. Aufwändige Raumwechsel können z.B. durch Zweier- oder Dreiergruppen vermieden werden. Sie brauchen nicht länger als fünf Minuten zu dauern.
H Herz und Verstand
Sprechen Sie bei Veranstaltungen nicht nur die Köpfe der Teilnehmenden an. Prüfen Sie Ihr Veranstaltungskonzept darauf, ob es die Teilnehmenden auch emotional anspricht und Spaß macht.
I Infobörse
Wenn Menschen zusammenkommen, ist dies immer auch eine Gelegenheit, Informationen auszutauschen. Wenn der Rahmen zu klein ist, um verschiedenen Gruppen Info-Tische anzubieten, kann auch eine Pinwand mit »biete« und »suche« wertvolle Dienste tun.
J Jeder kann einen Beitrag leisten
Bloßes Zuhören und Zuschauen kann man auch zu Hause vor dem Fernseher. Versuchen Sie deshalb vor der Veranstaltung, möglichst alle Teilnehmenden in irgendeiner Form aktiv zu beteiligen (siehe Bewegung und Gruppenarbeit). Sie sollten auch zum Schluss Gelegenheit für Rückmeldungen geben, z.B. mit Klebepunkten auf Smilies oder auf Rückmeldebögen, die man Ausgang abgibt. Eine andere Form eines Rundenabschlusses ist auch, dass alle Teilnehmenden??, dass ein symbolisches Mikrophon herumgereicht wird und jede(r) Teilnehmer und Teilnehmerin die Gelegenheit hat, um noch ein Wort zu sagen. Dabei muss die Vorgabe ein Wort (oder max. ein Satz) streng eingehalten werden.
K Kopfstand
Kopfstand ist eine sehr anregende Methode, um den Einstieg in ein Thema oder gemeinsam Regeln für den Ablauf einer Veranstaltung zu finden. Die Teilnehmenden werden gebeten, in Zweier- oder Dreiergruppen kurz ein kleines „Horrorszenarium“ von Punkten zu notieren, wie es nicht sein sollte bzw. was man alles falsch machen könnte. Diese werden dann positiv umgekehrt und z.B. als Diskussionsregelung für die Veranstaltung aufgeschrieben.
L Locker mit Kritik umgehen
Kritik kann sehr verletzend sein, gerade wenn Sie sie als unberechtigt empfinden. Vermeiden Sie aber trotzdem, dass daraus eine unerquickliche persönliche Auseinandersetzung wird. Prüfen Sie, was Sie im Interesse aller Teilnehmenden unmittelbar übernehmen können und bieten Sie ggf. ein Gespräch darüber nach der Veranstaltung an.
M Methodenwechsel
Keine Methode ist so, dass man sie immer und bei allen Gelegenheiten anwenden sollte. Sowohl bei zeitlich längeren Veranstaltungen als auch bei mehrfachen Veranstaltungen mit dem gleichen Teilnehmendenkreis ist es sinnvoll, methodisch zu variieren. Dies schafft nicht nur Abwechselung, sondern kommt auch unterschiedlichen Interessen und Neigungen der Teilnehmenden gelegen.
N Namensschilder
Bei Veranstaltungen mit Teilnehmenden, die sich nicht kennen, sind Namensschilder eine wichtige Hilfe für den ersten Kontakt. Und zwar sowohl Textilschildchen für die Kleidung, damit man auch in den Pausen erkennbar ist, als auch Tischschilder, sofern man Tische hat. Bei den Tischschildern ist wichtig, dass sie von beiden Seiten beschriftet werden.
O Offenheit
Seien Sie offen für Anregungen und Ideen aus dem Teilnehmendenkreis.
P Pausen
Auch wenn man nicht so weit gehen will, wie der amerikanische Veranstaltungsplaner Harrison Owen (Open Space), der gesagt hat, dass das Wichtigste bei Veranstaltungen die Kaffeepausen sind, sollte man die Bedeutung von Pausen nicht unterschätzen. Sparen Sie möglichst auch dann nicht an den Pausenzeiten, wenn Sie in Zeitdruckgeraten. Pausen sind wichtig zum Erholen und zum Erfahrungsaustausch. Sie müssen im angemessenen Verhältnis zur Gesamtlänge der Veranstaltung stehen, und es muss klar gesagt werden, wie lange sie dauern. (Nicht den Fehler machen und sagen »20 Minuten« , sondern eine Uhrzeit angeben, zu der man weitermacht, weil hinterher niemand mehr weiß, wann die 20 Minuten zu Ende sind.) Auch bei kürzeren Veranstaltungen, bei denen es nicht sinnvoll erscheint, dass die Teilnehmenden den Raum extra verlassen, sind 1000 Elemente möglich. Zum Beispiel kann man nach Referaten oder Vorträgen eine fünfminütige Murmelphase einführen, in der sich die Teilnehmenden mit ihren Nachbar(inne)n austauschen, bevor es in die Plenumsdiskussion geht.
Q Quasselstrippen
Das hat jeder schon erlebt, Menschen, die sich immer zu Wort melden oder ganze Co-Referate halten. Für die Moderation ist es oft nicht leicht, sie zu bremsen und trotzdem nicht autoritär zu sein. Ein bewährtes Mittel sind sog. O.K.-Karten. Alle Teilnehmenden erhalten zu Beginn der Diskussion eine solche Karte, die sie hochhalten können, wenn sie der Meinung sind, dass alles Wichtige schon gesagt ist und man zum nächsten Punkt bzw. und zum nächsten Redner/Rednerin gehen kann. So ist die Verantwortung auf alle Teilnehmenden verteilt.
R Runder Abschluss
Es ist nicht schön, wenn eine Veranstaltung am Ende zahlenmäßig abbröckelt. Oft liegt das daran, dass vorher kein klares Ende vorgegeben wurde. Es ist darum gut, zu Beginn eine Uhrzeit anzugeben, an der die Veranstaltung offiziell schließt. Wichtig ist, sich dann auch an diese Uhrzeit zu halten. Danach sind dann natürlich noch informelle Gespräche möglich.
S Sitzordnung überlegen
Die Sitzordnung spielt eine ganz große Rolle für die Atmosphäre einer Veranstaltung. Eine frontale Sitzordnung empfiehlt sich nur bei Vortragsveranstaltungen und dann, wenn die Teilnehmenden wegen Ihrer großen Zahl nicht anders im Raum untergebracht werden können. Optimal ist normalerweise eine Sitzordnung, in der sich alle Teilnehmende sehen, d.h. mit dem Gesicht zu einander zugewandt sind. Sind Präsentationen vorgesehen (z.B. Overhead) ist an Stelle des Kreises die Hufeisenform vorzuziehen, damit sich niemand umdrehen braucht. Bei größeren Veranstaltungen sind auch mehrreiige Hufeisen möglich. Tische schaffen eher Distanz und sollten daher nur dann gestellt werden, wenn wirklich Bedarf zum Schreiben besteht.
T Thesenpapiere zu Referaten
Es ist vielfach nicht ganz einfach, langen Referaten zu folgen. Dies gilt erst recht, wenn mehrere Referate nacheinander folgen. Sie sollten daher Referent(inn)en immer bitten, möglichst viel zu visualisieren und Thesenpapiere zu ihren Referaten zu verteilen. Dies erleichtert die Orientierung und das Verständnis. Schafft der Referent es nicht, ein Thesenpapier zu erstellen, sollte er zumindest seine Gliederung sichtbar machen, damit die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ungefähr den Ablauf einschätzen können.
U Unerwartetes artikulieren
Auch bei noch so guter Planung ist niemals auszuschließen, dass etwas passiert, was man vorher nicht berücksichtigt hat. Dies können auch ganz aktuelle Ereignisse sein. Sie sollten daher immer einen Zeitpuffer einplanen, um darauf ggf. eingehen zu können. Gibt es nichts Unerwartetes, dann brauchen Sie die Zeit auch nicht für andere Punkte, so wird niemand traurig sein, wenn etwas früher mit dem informellen Teil beginnen.
V Visualisieren
Für die Teilnehmenden ist es eine große Hilfe, wenn der Ablaufplan und wesentliche Diskussionspunkte nicht nur gesagt werden, sondern jederzeit nachlesbar sind. Sehr hilfreich kann auch eine stichwortartige Mitschrift von Diskussionsbeiträgen sein. In diesem Fall braucht der Moderator bzw. die Moderatorin aber Hilfe. Sie kann nicht alles selbst machen. Der Schreiber bzw. die Schreiberin muss aber natürlich eine lesbare Schrift haben!
W Wertschätzung und Dank
Den Teilnehmerinnen und Teilnehmern und Referentinnen und Referenten gebührt Wertschätzung und Dank. Dies drückt sich nicht allein im „Dankesagen“ aus, sondern auch darin, dass ihre Beiträge ernst genommen und berücksichtigt werden.
X X-mal ins Publikum schauen
Sowohl für Moderatorinnen und Moderatoren als auch für Referentinnen und Referenten ist es wichtig, häufig ins Publikum zu schauen. So kann man frühzeitig erkennen, wenn etwas nicht so läuft, wie geplant, um den Teilnehmerinnen und den Teilnehmern Gelegenheit zu geben, sich bemerkbar zu machen.
Y Yberraschungselemente
Wenn alles routinemäßig läuft, kann das im positiven Fall sehr gut sein. Trotzdem kommt der eigentliche Kick meistens aus den Überraschungselementen. Lassen Sie sich irgendeine nette Geste für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer oder Referentinnen oder Referenten einfallen, die deutlich macht, dass Sie selbst mit dem Herzen bei der Sache sind.
Z Zeiten einhalten
Wer pünktlich kommt, möchte nicht dafür bestraft werden, dass andere zu spät kommen. Wenn Sie für 20.00 Uhr einladen, können Sie nicht ohne ersichtlichen Grund oder Erklärung erst um 20.15 Uhr anfangen. Um andererseits nicht alles wiederholen zu müssen, ist ein »weicher« Anfang sinnvoll. Hier können z.B. Aktionen zum Kennenlernen durchgeführt oder Meinungsbilder erhoben werden (siehe auch unter Bewegung). Zeiten einhalten gilt aber insbesondere auch für das Ende von Veranstaltungen sowie von Pausen.
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Reinert, Adrian: Kleines ABC für lebendige Veranstaltungen. Unveröffentlichtes Manuskript, Bonn 2001.