Exkurs: Budget und Finanzen

Budgets planen

Fördermittelanträge beinhalten immer einen Teil, in dem Sie das Budget Ihres Projekts oder einen Kostenplan darstellen müssen. Dieser Teil wird umgangsprachlich auch der »finanzielle Teil« des Antrags oder schlicht der »Zahlenteil« genannt.

Sie können die finanzielle Seite Ihres Projekts in unterschiedlicher Form darstellen. Manchmal muss lediglich eine kleine Tabelle angefertigt werden. Bei komplexeren Antragsverfahren kann es vorkommen, dass Sie in tagelanger Arbeit meterlange Tabellen ausfüllen müssen. Auch die Regeln, die für die Aufstellung des Budgets gelten, können sehr unterschiedlich sein. In manchen Fördermittelprogrammen können Sie eine Vielzahl von Posten angeben und haben eine gewisse gestalterische Freiheit. In anderen, formaler organisierten Programmen erstellen die Geber dicke Handbücher, die komplizierte Vorschriften enthalten.

Aus diesen Gründen ist es nicht möglich, in diesem Kapitel auf Details einzugehen. Ich beschränke mich auf einige allgemeine Anmerkungen und Anregungen, die Ihnen bei der Finanzplanung helfen sollen. Die wichtigste Regel ist: Im Zweifelsfall gelten immer die Regeln, die die fördernde Einrichtung aufstellt. Wenn Sie sich über einen Punkt unsicher sind, dann kontaktieren Sie Ihre Ansprechpartner beim Geldgeber. Von einer korrekten Planung und administrativen Abwicklung des Projekts profitieren beide Seite – Ihre Organisation und der Geber.

Die Erfahrung lehrt, dass viele engagierte Menschen im Non-Profit-Bereich ein wenig nervös werden, wenn es darum geht, sich mit »den Zahlen« zu beschäftigen. Aus diesem Grund formuliere ich die Hinweise in diesem Kapitel bewusst sehr einfach und streue nur gelegentlich ein paar juristische Fachbegriffe ein.

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Eine gute Finanzplanung ist wichtig. Sie können sicher sein, dass die Finanzen Ihres Antrags intensiv geprüft werden. Mit einem gut durchdachten Budget vermeiden Sie zudem Schwierigkeiten und Stress bei der späteren Projektdurchführung.

Bei der Finanzplanung eines Projekts kollidieren oft zwei Welten miteinander: Auf der einen Seite stehen die Menschen, die für die Konzipierung und die Durchführung eines Projekts verantwortlich sind (die Projektmanager). Im Non-Profit-Bereich sind dies oft kreative oder sozial engagierte Menschen, die sich aber, vorsichtig gesagt, weniger gern mit Bilanzen oder Steuern beschäftigen. Ihnen steht die Buchhaltung gegenüber, die für jede gemeinnützige Organisation, die eine gewisse Umsatzhöhe erreicht, obligatorisch ist. Im Rechnungswesen arbeiten Menschen, deren Aufgabe es ist, in seitenlangen Zahlenkolonnen eine Differenz von 50 Cent aufzuspüren und streng über die Anwendung der Abrechnungsvorschriften zu wachen.

Um einen größeren Fördermittelantrag zu stellen, der in finanzieller Hinsicht korrekt ist, benötigen Sie die Mitarbeit der Finanzprofis Ihrer Organisation. Wenn Sie selber einer sind oder sich in beiden Welten auskennen, umso besser. Wenn Sie hingegen zur kreativ-engagierten Fraktion gehören, dann binden Sie Ihre Finanzexperten in die Erstellung des Antrags ein. Hören Sie ihnen geduldig zu, auch wenn Ihre Buchhalterin manchmal Wörter wie »Mittelverwendungs­nachweisberichterstattung« verwendet.

Keine Angst vor den Zahlen

Wenn Sie keinerlei Erfahrung mit solchen Dingen haben, dann sind Sie möglicherweise ein wenig beeindruckt von den Zahlen, mit denen Sie es in einem Fördermittelantrag zu tun bekommen. Plötzlich müssen Sie Ausgaben schätzen, Kostenpläne aufstellen und Tausende von Euro auf dem Papier hin- und herschieben.

Bewahren Sie die Ruhe, lassen Sie sich nicht beeindrucken. Es gibt einen großen Unterschied zwischen 100.000 Euro, die irgendwo in einem Fördermittelantrag auftauchen, und 100.000 Euro, die sich auf Ihrem Girokonto befinden. Letzteres ist eine große Summe Geld. Was in einem Fördermittelantrag steht, sind nur Zahlen. Zahlen, die ein stimmiges Gebilde ergeben müssen.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Machen Sie sich also eine gewisse Gelassenheit zu eigen, wenn es an die Kalkulation geht. Lassen Sie Ihre Rechenspielereien von jemandem überprüfen, der eine entsprechende Ausbildung hat.

Projektförderung

Ein weit verbreitetes Missverständnis über Fördermittel besagt, dass Organisationen sie beantragen können, um sie dann flexibel auszugeben. Zum Beispiel, um ihre regulären Aktivitäten zu finanzieren.

Diese Annahme trifft in den meisten Fällen nicht zu. In der Regel werden durch institutionelle Geber Projekte von Organisationen gefördert, nicht die Organisationen selbst. In den wenigsten Fällen kommen Einrichtungen in den Genuss einer institutionellen Förderung. Meistens handelt es sich um eine Projektförderung.

Sie müssen genau darlegen, welche Kosten in dem geplanten Projekt entstehen. Die Finanzmittel, die für ein Projekt zur Verfügung gestellt werden, dürfen nur für die Durchführung des Projekts verwendet werden. Zu nichts anderem. Entsprechend muss auch der Finanzplan des Antrags gestaltet sein. Ausgaben, die nichts mit dem Projekt zu tun haben, haben in dem Budget des Projekts nichts zu suchen.

Sollten Ihre Organisation doch in den Genuss einer institutionellen Förderung kommen oder eine andere Finanzspritze erhalten, die Sie nach Gutdünken verwenden dürfen, dann freuen Sie sich. Das ist selten.

Was ist ein Budget?

Ein Budget ist ein Plan von Einnahmen und Ausgaben. Bei einer Projektförderung bestehen die Einnahmen zur Gänze oder anteilig aus der Geldsumme, um die Sie sich bewerben. Diese Summe nennt man auch Zuwendung, Finanzhilfe, Zuschuss oder Fördersumme.

Weiterhin sollen Sie angeben, wofür Sie das eingenommene Geld ausgeben werden. Das sind die Ausgaben.

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Für ein Nachhilfeprojekt eines gemeinnützigen Vereins sollen Materialien für die gezielte Förderung von Kindern mit Lese-Rechtschreib-Schwäche angeschafft werden. Die Organisation stellt einen Antrag bei einer Stiftung. Das Budget des Projekts sieht so aus:

Einnahmen
Angeforderte Finanzhilfe der Stiftung 1.000 €
Einnahmen insgesamt 1.000 €
Ausgaben
100 Lehrbücher (Einzelpreis 10 €) 1.000 €
Ausgaben insgesamt 1.000 €

 

 

Bei manchen Fördermittelanträgen können Sie das Budget des Projekts (in gewissen Grenzen) selber festlegen. So könnten Sie sich bei einer Förderstiftung, die dies zulässt, um 1.000 €, 10.000 € oder um 20.000 € bewerben – je nachdem, was Sie vorhaben. Die Stiftung prüft dann, ob die Summe dem Projektinhalt angemessen ist.

Andere Einrichtungen fördern mit einer festen Summe, z. B. 5.000 Euro. Dann sind die (zu erwartenden Einnahmen) für das Projekt genau 5.000 Euro.

Die Ausgabenseite des Projekts ist spannender und komplizierter: Sie listen all das auf, für das Sie Geld benötigen. Vorgefertigte Budgettabellen unterscheiden oft verschiedene Kategorien von Kosten (wie Personalkosten, Sachkosten, Honorarmittel), unter denen Sie dann verschiedene Posten aufzählen können.

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

 

Sachkosten
500 DVD-Rohlinge 150,00 €
Porto 100,00 €
100 T-Shirts 1.000,00 €
Sachkosten  insgesamt 1.250,00 €
Honorare
Website (Design) 750,00 €
Website (Programmierung) 1.000,00 €
Honorare insgesamt 1.750,00 €

 

 

Die Unterteilung in Einnahmen und Ausgaben mag Ihnen banal erscheinen. Sie wird aber nützlich, sobald ein Projekt aus verschiedenen Quellen finanziert wird, sprich, sobald sie es mit Kofinanzierung zu tun haben.

Budgets für Projekte können viele verschiedene Formen haben – das obige Beispiel ist nur eine davon.

Überschreitung des Budgets

Oft wird die Frage gestellt: Was ist, wenn wir im Rahmen unseres Projekts erhöhte Ausgaben haben? Können wir nicht einfach das Projektbudget nachträglich erhöhen? Die Antwort auf diese Frage lautet (in allen mir bekannten Fällen): Nein. Die bewilligte Summe ist gleichzeitig ein festgelegter Höchstbetrag. Dieser darf nicht überschritten werden. Wenn Sie mehr Geld ausgeben, dann bleiben Sie auf den Mehrkosten sitzen.

Die Null am Ende

Die Zuwendung, die Sie erhalten, entspricht einer Einnahme. Die Kosten, die im Verlauf des Projekts entstehen, sind Ausgaben. Die meisten Fördermittelgeber erwarten, dass am Ende eine Null herauskommt. Es gibt einige Ausnahmen wie z. B. die Förderung mittels Pauschalen.

Sprich: Wenn Sie im Antrag angeben, dass Sie Tausend Euro für Büromaterial ausgeben, dann müssen Sie auch genau Tausend Euro für Büromaterial ausgeben. Sie dürfen nicht nur achthundert Euro ausgeben und zweihundert in die Tasche stecken. Wenn Sie nur achthundert Euro belegen können, dann wird der Zuwendungsgeber zweihundert Euro zurückverlangen. In der Projektpraxis sind gewisse »Verschiebungen« innerhalb des Budgets möglich – aber Einnahmen minus Ausgaben muss null ergeben. Geldmittel, die Sie nicht ausgeben, müssen Sie zurückerstatten.

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Aus dem gleichen Grund gilt es, vorsichtig zu sein bei zusätzlichen Einnahmen, die sich während des laufenden Projekts ergeben. Manche Finanzierungsinstrumente erlauben dies nicht. Sollten Sie doch Einnahmen erzielen, dann reduziert sich die Zuwendung um den entsprechenden Betrag. Insofern bringen Ihnen diese Einnahmen nichts.

Es gibt aber auch Zuwendungsformen, bei denen das nicht so ist. Bei einer Festbetragsfinanzierung erhalten Sie einen festen Betrag (wie der Name schon sagt). Den können Sie behalten, ganz egal, ob Sie höhere Einnahmen haben oder Einsparungen. In manchen Programmen spricht man auch von einer Förderung mittels Pauschalbeträgen. Hier gilt das gleiche: Pauschalbeträge erhalten Sie in jedem Fall in voller Höhe, wenn Sie den vereinbarten Verpflichtungen nachkommen.

Kofinanzierung

(Das folgende Kapitel ist ein Exkurs für Fortgeschrittene – wenn Sie sich bei der Lektüre unwohl fühlen, dann überspringen Sie diese Passage einfach. Falls Sie jedoch in Erwägung ziehen, sich um EU-Fördermittel zu bewerben, sollten Sie den Abschnitt lesen.)

Kofinanzierung bedeutet: in das Projekt müssen weitere Finanzmittel aus anderen Quellen einfließen. In manchen Fördermittelprogrammen gibt es vorgeschriebene Prozentsätze für die Kofinanzierung. In vielen Fällen müssen Sie bereits im Antrag angeben, wie die Kofinanzierung erbracht werden soll.

Symbol: »Wichtig« (ein Ausrufezeichen in einem blauen Kreis)

Die Kofinanzierung erscheint bei der Planung eines Budgets auf der Einnahmenseite.

Was können Quellen für Kofinanzierung sein? Beispiele sind:

  • Stiftungen und andere fördernde Einrichtungen,
  • Zuschüsse von staatlichen Einrichtungen,
  • Eigenmittel des Antragstellers,
  • Spenden und Sponsoring.


Greifen wir noch einmal auf das obige Beispiel des Unterrichtsmaterials zurück. Sie bewerben sich bei einem anderen Geber. Dieser verlangt eine Kofinanzierung in Höhe von mindestens 10 % des Gesamtbudgets. Andernfalls kann keine Förderung beantragt werden. Glücklicherweise findet sich ein edler Spender, der Ihnen 100 Euro für das Projekt zur Verfügung stellt. Das Budget sieht jetzt so aus:

Einnahmen
Angeforderte Finanzhilfe 900 €
Private Spende 100 €
Einnahmen insgesamt 1.000 €
Ausgaben
100 Lehrbücher (Einzelpreis 10 €) 1.000 €
Ausgaben insgesamt 1.000 €


Die Fördersumme, die Sie durch den Geber erhalten, beträgt 900 €. Der Geber verlangt, dass Sie bereits im Antrag erläutern, wie Sie die Kofinanzierung aufbringen werden (nämlich in Form einer Spende; Sie legen eine Absichtserklärung des Spenders bei). Weiterhin verlangt der Geber während des Projekts einen schriftlichen Nachweis darüber, dass Sie diese Spende erhalten haben. Noch verrückter: Bei der Abrechnung des Projektes müssen Sie belegen, dass Sie 1.000 € ausgegeben haben – obwohl der Geber Ihnen nur 900 € gegeben hat! Dies verwirrt viele Menschen. Machen Sie sich einfach klar, dass die Kofinanzierung auf die Einnahmenseite des Projekts gehört.

 

Beispiel für eine Kofinanzierung

Eine fördernde Einrichtung, die Ihnen solche Zahlenspiele abverlangt, ist die Europäische Union. Das Thema Kofinanzierung ist bei EU-Antragstellungen von zentraler Bedeutung.

Die schlechte Nachricht ist, dass es in der Praxis zu großen organisatorischen und administrativen Problemen führt, wenn die Kofinanzierung auf diese Weise nachgewiesen werden muss. Denn dieses Prinzip besagt: Ich gebe Dir Mittel, aber nur, wenn jemand anderes auch etwas zum Projekt beisteuert. Außerdem will ich für all diese Vorgänge einen schriftlichen Beleg. Das macht die Dinge kompliziert. Komplizierte Dinge führen oft zu Schwierigkeiten: es kann einfach mehr schief gehen. Stellen Sie sich vor, der Spender entscheidet sich nach der Bewilligung des Projekts anders und spendet doch nicht. Eine Absichtserklärung gibt Ihnen übrigens keinerlei Handhabe.

Die gute Nachricht ist: Wenn Sie die Zusammensetzung der zwei Torten in der Grafik verstanden haben, dann haben Sie die Logik verstanden, die dem Budget eines großen EU-Projekts zugrunde liegt.

Die Regeln für Kofinanzierung und deren Nachweis können sehr unterschiedlich sein. Wichtig für die Erstellung des Antrags ist:

  • Finden Sie heraus, ob eine Kofinanzierung erbracht werden muss, und wenn ja, in welcher Höhe.
  • Klären Sie, welche Art von Kofinanzierung akzeptiert wird.
  • Wenn Sie eine Kofinanzierung nachweisen müssen, dann kümmern Sie sich frühzeitig darum, dass diese Kofinanzierung rechtzeitig zur Verfügung steht.
  • Besonders wichtig: Klären Sie unbedingt, in welcher administrativen Form der Nachweis der Kofinanzierung erfolgt.
Symbol: »Wichtig« (ein Ausrufezeichen in einem blauen Kreis)

Nehmen Sie das Thema »Kofinanzierung« sehr ernst, und holen Sie gegebenenfalls kompetenten Rat ein. Zahlreiche größere Projektanträge scheitern und laufende Projekte kommen in große Schwierigkeiten, weil der Nachweis der Kofinanzierung Probleme bereitet. In jedem Fall können Sie sich glücklich schätzen, wenn Sie in Ihrem Antrag keine Kofinanzierung nachweisen müssen.

Erstellen Sie Ihre eigene Budgettabelle

Ganz gleich, ob es sich um ein komplexes oder eher einfaches Projekt handelt: Es empfiehlt sich, unabhängig von der Budgetplanung im Antragsdokument, ein internes Budget aufzustellen und das ganze Projekt auf dieser Grundlage durchzurechnen. Hierzu bietet sich ein Tabellenkalkulations­programm an. Stellen Sie die Einnahmen (= die Förderung) den Ausgaben gegenüber. Wenn Sie über kein Tabellenkalkulationsprogramm verfügen, probieren Sie es mit Papier und Bleistift – das ist oft völlig ausreichend.

Die »interne Kalkulation« hilft Ihnen bei der Erstellung des Budgets im Projektantrag. Zudem können Sie in diese Tabelle Informationen integrieren, die im Antragsdokument keinen Platz finden. Vielleicht können Sie im Antragsdokument angeben, dass Sie eine Veranstaltung für 1.000 Euro durchführen, aber nicht, wie sich diese Kosten unterteilen (z. B. 300 Euro für einen Referenten, 300 Euro für die Miete des Raumes, 400 Euro für Getränke und Verpflegung). Gerade letzteres ist für Sie eine wichtige organisatorische Frage. Dies können Sie in einer solchen Tabelle überschlagen.

Welche Kosten sind förderfähig?

Förderfähige Kosten sind solche, die der Geber anerkennt. Fördernde Einrichtungen veröffentlichen in der Regel Informationen darüber, welche Kosten anerkannt werden und welche nicht. In Ihrem Projektbudget sollten ausschließlich förderfähige Kosten aufgenommen werden. Wenn der Geber keine Personalkosten übernimmt, dann dürfen logischerweise auch keine Personalkosten im Antrag auftauchen.

Ein Beispiel: Im Förderleitfaden für das Programm Lebenslanges Lernen der Europäischen Union ist für die jeweiligen Projektarten angegeben, welche Kosten förderfähig sind und welche nicht. Die englischen Begriffe hierfür sind übrigens eligible und non-eligible. So sind zum Beispiel die Kosten, die durch die Vorbereitung und die Erstellung des Projektantrags entstehen, niemals förderfähig. Ebenfalls nicht förderfähig sind beispielsweise Wechselgebühren oder Verluste, die entstehen, wenn eine Währung in die andere umgetauscht wird.

Symbol: »Wichtig« (ein Ausrufezeichen in einem blauen Kreis)

Es klingt ein wenig banal, aber ein gutes Budget sollte nach Möglichkeit ausschließlich förderfähige Posten enthalten. Ansonsten wird Ihr Antrag entweder abgelehnt oder, was ebenfalls passieren kann, der Antrag wird zwar bewilligt, aber die nicht-förderfähigen Posten werden kurzerhand gestrichen.

Umwidmungen

Die Frage von Umwidmungen wird erst während der Durchführung des Projekts relevant. Es zeugt aber von Weitsicht, wenn Sie bereits im Vorfeld darüber nachdenken. Manchmal müssen Sie mit dem Antrag eine sehr umfangreiche und detaillierte Finanzplanung vorlegen. Dabei lehrt die Erfahrung, dass diese Planung
während des laufenden Projekts von der Realität überholt wird. Ihr Flyer hat fünfhundert Euro weniger gekostet als geplant, aber gerade diese fünfhundert Euro könnten Sie gut gebrauchen, um einer Dozentin ein Honorar zu zahlen. Auch wenn Sie genau planen, sind solche Veränderungen und Anpassungen unvermeidlich.

Informieren Sie sich im Vorfeld, inwiefern solche Umwidmungen oder »Verschiebungen« möglich sind. Die gute Nachricht lautet, dass die meisten Geber wissen, dass der Kostenplan im Projektverlauf angepasst werden muss, und dies erlauben. Für Umwidmungen gibt es meistens mehr oder weniger genaue Vorschriften. Oft sind Verschiebungen bis zu einem bestimmten prozentualen Anteil ohne vorherige Anfrage möglich. Berücksichtigen Sie die folgende Faustregel: Alle Änderungen, die Auswirkungen auf die Finanzen oder die Qualität eines Projekts haben, sind unverzüglich dem Fördermittelgeber mitzuteilen – es sei denn, dieser definiert ausdrücklich Ausnahmen von dieser Regel.

Wie wird abgerechnet?

Im Budget Ihres Projektantrags legen Sie dar, wofür Sie eine Zuwendung ausgeben wollen. Wenn Sie eine Bewilligung erhalten, stellt Ihnen die fördernde Einrichtung diese Geldsumme zur Verfügung. Irgendwann wird der Geber nachprüfen, ob Sie das Geld tatsächlich so ausgegeben haben, wie Sie es geplant und angekündigt hatten. Diesen Nachweis müssen Sie erbringen, umgangssprachlich spricht man von der Abrechnung. Buchhalter/innen haben noch andere Begriffe dafür, wie z. B. Nachweis der Mittelverwendung und ähnliches.

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Sie sollten das Thema »Abrechnung« bereits bei der Konzipierung Ihres Projekts und damit auch bei der Erstellung des Antrags berücksichtigen. Komplizierte Abrechnungsprozeduren können während des Projektverlaufs große Probleme verursachen. Abrechnungen werden in der Regel durch die Geber sehr genau geprüft.

Menschen, die sich mit Fragen der Buchhaltung beschäftigen, werden Ihnen zu diesem Thema einige Geschichten erzählen können. Sie handeln zum Beispiel von Projektmitarbeiterinnen, die fragen: »Mussten wir die Belege aufheben?« Oder von Projektleiterinnen, die irgendwann einen Schuhkarton mit unsortierten Belegen vorbeibringen, die sich in den letzten drei Jahren angesammelt haben. Oder von verschwundenen Unterschriftenlisten.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Merke: Wer schon bei der Planung des Budgets an die Abrechnung denkt, handelt weitsichtig.

Es gibt zwei einfache Formen der Abrechnung, die in der Praxis häufig anzutreffen sind: Die Abrechnung von Pauschalbeträgen und die Abrechnung anhand von Belegen. Die administrativen Bezeichnungen können variieren. Es wird Ihnen jedoch nicht schwer fallen, zu erkennen, welche Form von Abrechnung vorliegt. In manchen Projekten sind mehrere Formen gleichzeitig anzutreffen.

a) Abrechnung von Pauschalen

Finanzierung über Pauschalbeiträge bedeutet: Sie führen eine bestimmte Aktivität aus und müssen nachweisen, dass diese stattgefunden hat. Dafür erhalten Sie eine bestimmte Summe Geld. Sie müssen dem Fördermittelgeber keinen Beleg einreichen. Es erfolgt eine inhaltliche Kontrolle, keine finanzielle Prüfung (aber Achtung! Für die interne Abrechnung innerhalb ihrer Organisation benötigen Sie sicherlich Belege).

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Sie organisieren eine Veranstaltung und für jede teilnehmende Person erhalten Sie vom Fördermittelgeber eine Pauschale von 100,00 Euro. Wenn zehn Teilnehmer/innen erscheinen, erhalten Sie also 1.000 Euro. Der Fördermittelgeber prüft, ob die Veranstaltung stattgefunden hat und eine Unterschriftenliste der Teilnehmer/innen vorliegt. Dann erhalten Sie das Geld. Ob Sie dieses Geld in die Verpflegung der Gäste, in Honorare für Dozenten und Dozentinnen oder in die Miete von Räumlichkeiten investieren, ist Ihre Entscheidung.

Pauschalbeträge haben den Vorteil, dass Sie in der Abrechnung umkompliziert sind. Sie haben eine gewisse Freiheit bei der Durchführung der Projektaktivitäten. Wenn Sie effizient wirt­schaften, können Sie Teile der eingenommen Mittel dort einsetzen, wo Sie im Projekt benötigt werden. Natürlich setzt dies voraus, dass die Projektaktivitäten eine Qualität aufweisen, mit der alle Beteiligten glücklich sind. Um zu obigem Beispiel zurückzukehren: Wenn Sie eine geförderte Veranstaltung in der Besenkammer Ihrer Organisation durchführen und sich die Verpflegung auf trockenes Brot und Leitungswasser beschränkt, um Kosten zu sparen, könnten sich Teilnehmer/innen beim Fördermittelgeber beschweren. Dann hätten Sie ein Problem.

Manchmal kann in Projekten eine Verwaltungskostenpauschale vorgesehen werden, die ein paar Prozent vom Gesamtbudget beträgt.

b) Erstattung der Kosten gegen einen Beleg

In dem Comic-Band »Asterix und der Kupferkessel« rauben Asterix und Obelix einen römischen Steuereintreiber aus. Dieser ruft den Galliern verzweifelt hinterher: »Eine Quittung! Unterschreibt mir eine Quittung!« Dieses Beispiel mag verdeutlichen, wie wichtig Belege sind.

Oft müssen Sie Belege einreichen, wenn Sie Ausgaben im Projekt tätigen. Wenn Sie beispielsweise im Rahmen des Projekts eine Reise durchführen, müssen Sie die Bahntickets aufbewahren. Wenn Sie eine Veranstaltung mit einer Honorarkraft durchführen, müssen Sie sich eine Rechnung über das Honorar geben lassen oder einen Honorarvertrag abschließen. Das gleiche gilt, wenn Sie Räumlichkeiten anmieten oder Anschaffungen machen (Sachmittel).

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Wenn die Kosten gegen Belege abgerechnet werden, gilt: Keine Kostenerstattung ohne Beleg. Wenn Sie eine Rechnung verbummeln oder keinen Beleg für eine Ausgabe vorweisen können, ist das schlichtweg verlorenes Geld.

Dies erklärt auch die Verzweiflung des Steuereintreibers.

Falls Ihre Belege nicht mit den Ausgaben übereinstimmen, dann wird Sie nicht nur der Geber, sondern auch Ihre eigene Organisation früher oder später zur Rechenschaft ziehen. Vorsicht ist auch angebracht bei Belegen, die vom Fördermittelgeber nicht anerkennt werden können, weil sie nicht bestimmten Kriterien entsprechen. Dies betrifft besonders handgeschriebene Rechnungen, Bons mit vager Aussagekraft oder Belege mit unvollständigen Angaben. Im Zweifelsfall sollten Sie sich bei Ihrer Buchhaltung erkundigen, wie eine ordentliche Rechnung auszusehen hat.

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Belege müssen dem Geber bei der Abrechnung vorgelegt werden. Falls der Geber keine Belege verlangt, dann sind Sie aber in jedem Fall dazu verpflichtet, die Belege aufzubewahren, um im Falle einer Prüfung nachweisen zu können, dass Sie die Mittel ordnungsgemäß verwendet haben.

Beantragung von Personalmitteln

Personalkosten nehmen eine Sonderstellung ein. Sie bilden oft den wichtigsten und kompliziertesten Anteil bei Projekten im sozialen Bereich. Projektmittel werden dazu eingesetzt, um Mitarbeiter/innen zu finanzieren. Diese sind dann Angestellte Ihrer Organisation mit einem Arbeitsvertrag. Auch dies müssen Sie dem Fördermittelgeber nachweisen, wobei der Nachweis in unterschiedlicher Form erfolgen kann. Beispielsweise in Form eines entsprechenden Arbeitsvertrages, Gehaltsabrechnungen oder auch Stundenlisten, in der Projektarbeiter/innen den Umfang der im Projekt geleisteten Tätigkeiten dokumentieren.

Die Abrechnungsformen »Pauschalkosten« und »Erstattung gegen Beleg« sind noch recht einfach zu handhaben. Spätestens wenn Sie mit Projektmitteln Personalstellen schaffen, gibt es eine Vielzahl von rechtlichen, steuerlichen und organisatorischen Aspekten, die Sie berücksichtigen müssen. Das heißt: Die Planung der Personalanteile des Projekts müssen Sie in enger Abstimmung mit den Personalverantwortlichen und der Buchhaltung Ihrer Organisation durchführen. Sollte Ihre Organisation über beides nicht verfügen, können Sie vermutlich keinen Fördermittelantrag stellen, in dem Ihre Organisation als Arbeitgeber auftritt.

Abrechnung an zwei Fronten

Wie bereits erwähnt, können Sie Fördermittel nicht nach Gutdünken ausgeben und einsetzen. Sie müssen über die Verwendung der Mittel Bericht erstatten. Sie müssen also bereits bei der Planung des Projektbudgets berücksichtigen, dass Sie die erhaltenen Gelder korrekt abrechnen müssen.

Bei der Abrechnung von Fördermitteln haben Sie es später mit Anforderungen aus zwei verschiedenen Richtungen zu tun:

  • Zum einen macht Ihnen der Fördermittelgeber Vorschriften, wie Sie Gelder ausgeben dürfen und welche Art von Nachweis darüber geführt werden soll,
  • zum anderen gibt es Vorschriften, Regeln und Verfahrensweisen innerhalb Ihrer Organisation.


Der Nachweis muss in beide Richtungen korrekt sein, damit am Ende eines Projekts alle Beteiligten glücklich sind.

Ein Beispiel: Sie arbeiten in einem gemeinnützigen Verein und haben für diesen erfolgreich eine Projektförderung eingeworben. Durch eine sparsame Verwendung einiger Pauschalbeträge haben Sie am Ende des Projekts 500 Euro übrig. Den Nachweis gegenüber dem Fördermittelgeber haben Sie erfolgreich und zur beiderseitigen Zufriedenheit abgeschlossen. Hier ist alles geklärt.

Dürfen Sie von diesen 500 Euro einen Wellness-Urlaub buchen, um sich ein wenig von den Strapazen des Projekts zu erholen? Wenn Sie das vorhaben, sollten Sie sich einmal mit der Buchhaltung Ihrer Organisation in Verbindung setzen. Denn diese unterliegt z. B. einer Steuer- und Wirtschaftsprüfung. Finanzmittel des Vereins für einen privaten Erholungsurlaub zu nutzen, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit Probleme verursachen. Es dürfte Ihnen schwerfallen, Ihrer Buchhaltung und Ihren Vorgesetzten zu erklären, dass der Verein damit gemeinnützige Zwecke verfolgt.

Das Wellness-Beispiel mag abwegig klingen. Vielleicht denken Sie auch: Von dem kleinen Überschuss gönnen wir uns endlich den dringend benötigten Beamer. Das wäre tatsächlich eine sinnvolle Anschaffung, die nachvollziehbar mit dem Tätigkeitsfeld der Organisation in Verbindung steht. Allerdings gibt es auch hier eine Vielzahl von steuerlichen Regeln, die Ihre Organisation bei der Anschaffung von Geräten berücksichtigen muss. So müssen erworbene Geräte beispielsweise über einen längeren Zeitraum »abgeschrieben« werden. Lassen Sie sich beraten, die Welt des Steuerrechts ist kompliziert und voller Fallstricke.

Sowohl die Fördermittelgeber als auch das Finanzamt verstehen keinen Spaß, wenn es um Abrechnungsfragen geht. Im Gegensatz zu den Projektinhalten, bei denen Sie eine gewisse Freiheit genießen, sind Sie bei den Finanzen an strikte Regeln gebunden. Seien Sie sorgfältig selbst bei den kleinsten Vorgängen (»Wieso haben Sie am zehnten Juli 7,40 € für den Versand einer Postsendung ausgegeben? Wir bitten um schriftliche Erläuterung!«)

Symbol: »Wichtig« (ein Ausrufezeichen in einem blauen Kreis)

Gröbere Schnitzer und Regelverstöße können Ihrer Organisation schwer schaden. Nehmen Sie das Thema Finanzen sehr ernst.

Keep it simple

Ein Prinzip, dass Sie bei der Planung Ihres Budgets berücksichtigen sollten, lautet: Einfachheit – keep it simple. Versuchen Sie, bei der Erstellung von Finanzplänen und Budgets immer das einfachste Verfahren zu wählen. Einfach heißt: Möglichst einfache Regeln, möglichst wenig Belege, möglichst wenig Aufwand. Auch die Abrechnung eines kleinen Projekts im Umfang von mehreren Tausend Euro kann Projektmanager in den Wahnsinn treiben (ich spreche aus Erfahrung).

Ein Beispiel: Bei einer geförderten Jugendreise sollen sich die jungen Teilnehmer/innen selbst verpflegen. Sie können eines von zwei Verfahren wählen, um die Kosten abzurechnen. Ihre Buchhaltung hat Zustimmung zu beiden Verfahren signalisiert:

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)
  • Variante 1: Sie einigen sich auf Regeln, wie viel Geld die Teilnehmer/innen pro Tag ausgegeben dürfen. Die Jugendlichen legen das Geld aus, wenn sie etwas zu essen kaufen und sind dazu verpflichtet, sich für jede Ausgabe einen ordnungsgemäßen Beleg zu organisieren (z. B. über zwei Pizzas plus Softdrinks). Das Geld erstatten Sie den Jugendlichen in regelmäßigen Abständen zurück, wenn diese Ihnen die Belege abliefern. Die gesammelten Belege rechnen Sie nach der Fahrt mit Ihrer Buchhaltung ab.
  • Variante 2: Jeder Jugendliche erhält am ersten Tag der Fahrt eine einmalige Verpflegungs-Pauschale (z. B. 10 € pro Tag mal zehn Tage = 100 €). Die Jugendlichen unterschreiben eine Empfangsbestätigung, die Sie in Abstimmung mit Ihrer Buchhaltung gestaltet haben und die als Nachweis dient.

Wahrscheinlich fällt es Ihnen nicht schwer, sich vorzustellen, welche Regelung einfacher zu handhaben ist – nämlich die zweite. Die erste Regelung hat auch den praktischen Nachteil, dass Sie wahrscheinlich einen Extra-Koffer mitnehmen müssen, um die Quittungen nach Hause zu transportieren.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Ein strategischer Hinweis: Buchhalter/innen, die in einer Organisation arbeiten, denken nicht unbedingt darüber nach, wieviel Aufwand ein Verfahren für denjenigen bedeutet, der es abwickeln muss. Im Zweifelsfall ist für die Buchhaltung immer das Wichtigste, dass die Vorschriften eingehalten werden und am Ende »die Zahlen stimmen«. Das ist ihr Job. Insofern sollten Sie als Projektmanager/in die Initiative ergreifen und ein einfaches Verfahren vorzuschlagen. Ihre Buchhaltung wird Ihnen dafür dankbar sein.

Angemessenheit und Wirtschaftlichkeit

Bei der Gestaltung des Budgets müssen Sie »branchenübliche« Tarife, Honorare und Preise berücksichtigen. Bei der Förderung durch die öffentliche Hand müssen Sie beispielsweise die entsprechenden Verwaltungsvorschriften berücksichtigen. Ein Beispiel ist das im Haushaltsrecht verankerte Besserstellungsverbot: Sie dürfen Mitarbeiter/innen eines Projekts nicht besser bezahlen als öffentlich Bedienstete.

Grundsätzlich sollten Sie von der Faustregel ausgehen: Wählen Sie die kostengünstigste Option, die es Ihnen ermöglicht, das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Man spricht auch von dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit. Kein Fördermittelgeber wird Ihnen bewilligen, dass Sie die Hälfte Ihrer Sachkosten in den Kauf eines teuren Füllfederhalters investieren. Sie können Ihre Dokumente auch mit einem Kugelschreiber unterschreiben, ohne dass dies am Ergebnis etwas ändern würde.

Welche Kalkulationen »angemessen« sind, ist übrigens nicht nur eine juristische Frage, sondern eine durchaus subjektive Kategorie. Selbst wenn es keine expliziten Vorschriften geben sollte, dann können Sie davon ausgehen, dass die Gutachter/innen und die Mitarbeiter/innen des Gebers inhaltlich prüfen werden, ob die Ausgaben im Rahmen »des Üblichen« sind. Was das Übliche ist, definiert der Geber, nicht Sie. Die Mitarbeiter/innen des Gebers haben bei der Einschätzung dieser Frage einen Ermessenspielraum. Manchmal können Sie auch ein wenig verhandeln.

 

Honorare und Vergabe von Unteraufträgen

Die Vergabe von Unteraufträgen (auch Subcontracting) oder die Zahlung von Honoraren an Dritte muss bereits im Antrag angekündigt werden. Eine solche Weitergabe von Mitteln wird oft nur in einer bestimmten Größenordnung akzeptiert – wenn überhaupt. Dies erwähne ich explizit, weil es Organisationen gibt, die auf die folgende Idee kommen: »Wir wollen einen innovativen Webservice erstellen. Dazu hätten wir als koordinierende Organisation gerne 5.000 Euro. 30.000 Euro vergeben wir dann an die Programmieragentur, die die technische Umsetzung übernimmt.« Vielleicht ist dies der sinnvollste Weg, um das Projekt zu realisieren. Für viele Fördermittelgeber verstößt diese Aufteilung gegen das Prinzip der Ausgewogenheit. Sie erwarten, dass das Budget von den antragstellenden Organisationen »umgesetzt« wird. Diese sollen die Hauptarbeit im Projekt leisten. Subcontracting beschränkt sich auf eingegrenzte Aufgaben, für die eine spezielle Expertise vonnöten ist, über die die Partner des Konsortiums nicht verfügen.

Der Fördermittelgeber schließt einen Vertrag mit den antragstellenden Organisationen ab. Auf der Grundlage dieser Vereinbarung kann der Geber die Antragsteller kontrollieren und gegebenenfalls zur Rechenschaft ziehen. Die Empfänger von Unteraufträgen werden hingegen nicht vom Fördermittelgeber ausgewählt und kontrolliert, sondern von den Zuwendungs­empfängern selbst. Also beispielsweise von Ihnen. Aus diesem Grund achten die Geber darauf, dass die Aufträge an Dritte ein bestimmtes Maß nicht überschreiten – wobei gegebenenfalls mit dem Geber zu klären ist, was ein »bestimmtes Maß« ist.

Die meisten Fördermittelgeber möchten nicht, dass die Fördermittel bei Ihnen als Vertragspartner lediglich einen durchlaufenden Posten bilden und direkt bei gewerblichen Anbietern landen. Beim Beispiel oben stellt sich die Frage: Warum ist dieser Subcontractor nicht Projektpartner geworden, wenn er soviel Arbeit im Projekt übernimmt?

Ausgewogenheit

In einem Projekt, an dem mehrere Organisationen beteiligt sind, sollten die Budgetanteile der Partner in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen. Natürlich kann ein Partner auch ein größeres Budget bekommen, wenn er mehr Verantwortung im Projekt oder aufwändigere Aktivitäten übernimmt. Manche Fördermittelgeber veröffentlichen zu dieser Frage Vorschriften und Regeln. Meist ist es eine Frage des gesunden Menschenverstandes, ob die Verteilung eines Budgets ausgewogen ist oder nicht.

Ein Beispiel: In einem Projekt geht es um den gleichberechtigten inhaltlichen Austausch von fünf europäischen Organisationen zu einem bestimmten Thema. In diesem Fall ist es erklärungsbedürftig, wenn die koordinierende Organisation 70 % des Budgets für sich beansprucht und die anderen vier Organisationen sich den Rest teilen dürfen.

Geld ist Macht

Wenn Sie einen größeren Projektantrag stellen, an dem mehrere kooperierende Einrichtungen beteiligt sind, dann stellt sich eine wichtige Frage: Wer bekommt das Geld oder wer darf es verwalten? Denn: Geld ist ein Steuerungs- und Disziplinierungsinstrument. Oft ist es in einem Projekt das einzige wirksame Instrument, das Ihnen zur Verfügung steht.

Stellen Sie sich einmal diese beiden Szenarien vor:

  • Drei Projektpartner erhalten zu Beginn eines Projekts jeweils ein Drittel des Projektbudgets und verpflichten sich zur Kooperation.
  • Eine Organisation erhält als Lead Partner das Gesamtbudget. Sie hat die Aufgabe, die Anteile der zwei Partnerorganisationen in regelmäßigen Abständen auszuzahlen, wenn diese die vereinbarten Projektaktivitäten durchführen.


Es ist nicht schwer, sich vorzustellen, dass die Arbeitsbeziehungen der Partner im Projekt stark von dem Mittelfluss geprägt sind. Im Szenario A haben die Partner eine gleichberechtigte Rolle. Dies funktioniert möglicherweise solange, bis Konflikte auftreten. Im Szenario B trägt der »Lead Partner« eine größere Verantwortung. Ihm entsteht ein beträchtlicher Mehraufwand. Er kann das Projekt aber besser steuern, weil die anderen Einrichtungen von ihm abhängig sind. Wenn eine Einrichtung ihren Verpflichtungen nicht nachkommt, kann der Lead Partner dies sanktionieren und die Projektmittel zurückhalten.

Manche Organisationen im Non-Profit-Bereich kommen auf die Idee, bei einem Projekt mit mehreren beteiligten Akteuren Projektmittel gemeinsam, gleichberechtigt und »demokratisch« zu verwalten. Verabschieden Sie sich besser sofort von dieser Idee. Komplexere Projekte profitieren davon, wenn eine kompetente Organisation die Rolle des Koordinators übernimmt und auch über die Erfüllung der jeweiligen Pflichten der Projektpartner wacht. Wer die Geldmittel verwaltet, kann die Hierarchie unter den Partnern dadurch maßgeblich untermauern.

Lassen Sie sich Auskünfte schriftlich erteilen

Es kann vorkommen, dass Ihr Projektbudget Posten beinhaltet, bei denen unklar ist, ob sie der Geber für förderfähig hält oder nicht. Dann greift der Ermessenspielraum der Bearbeiter/innen.

Nun kann es vorkommen, dass die Sachbearbeiter/innen, die Ihren Antrag bearbeiten oder die Abrechnung Ihres Projekts prüfen, wechseln. Manchmal verschwindet die Person, die bislang ihr Ansprechpartner war, auf Nimmerwiedersehen. An deren Stelle tritt eine neue Mitarbeiterin, die sich »erstmal in das Thema einarbeiten muss«. Möglicherweise interpretiert die Nachfolgerin Vorgaben und Verfahren etwas anders. Dann haben Sie ein Problem.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Ein kleines Hilfsmittel: Besprechen Sie unklare Punkte bereits bei der Antragstellung mit der zuständigen Person. Achten Sie darauf, dass Sie wichtige mündliche Zusagen schriftlich erhalten (»Ich schicke Ihnen das noch einmal in Form einer kurzen E-Mail. Könnten Sie mir bitte bestätigen, ob ich es richtig verstanden habe?«). Bewahren Sie die Antwort auf die E-mail sorgfältig auf.

Falls ein Wechsel in der Zuständigkeit auftritt, so können Sie sich bei strittigen Fragen auf diese Antwort berufen. »Sehr geehrte Frau Müller, Sie hatten die Zahlung des Honorars von 196,22 Euro für unsere Dozentin Frau Meier beanstandet. Dies überrascht uns – wir hatten die Zahlung des Honorars mit Ihrem Vorgänger Herrn Müller abgesprochen und dieser hatte seine Zustimmung erteilt (siehe beigefügte E-mail).«

Die Dokumentation einer solchen Aussage ist übrigens kein Beweismittel und auch kein Freifahrtschein. Auch die Menschen, die in fördernden Einrichtungen arbeiten, können sich irren. Betrachten Sie meinen Vorschlag eher als ein argumentatives Hilfsmittel, das vor allen dann nützlich ist, wenn die Klärung einer Frage vom Ermessenspielraum der Beteiligten abhängt.

Projektkonto eröffnen

Zuletzt noch ein kleiner Tipp für informelle Gruppen oder Bürgerinitiativen, die ein Projekt beantragen möchten, aber nicht über ein Vereins- oder Firmenkonto verfügen. Sie machen sich das Leben einfacher, wenn Sie für das Projekt ein eigenes Projektkonto eröffnen. Die Eröffnung eines Girokontos ist heutzutage billig und geht schnell. Dies hat den Vorteil, dass Sie und Ihre Mitstreiter/innen die Kontoeingänge, die getätigten Ausgaben und den Kontostand einfacher nachvollziehen können. Zudem erleichert Ihnen ein separates Konto die Abrechnung.

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Wenn Sie Fördergelder über Ihr privates Konto verwalten, besteht die Gefahr, dass Sie irgendwann den Überblick verlieren, weil die entsprechenden Informationen in der Vielzahl Ihrer privaten Transaktionen untergehen. Zudem könnte das Finanzamt von Ihnen wissen wollen, um was für Geldeingänge es sich dabei handelt. Sind es etwa persönliche Einnahmen, die Sie versteuern müssten?

Wenn Sie zunächst kein Konto eröffnen wollen, weil Sie nicht wissen, ob Sie die Förderung erhalten, hier ein weiterer Tipp. Manche Geber sind damit einverstanden, dass Sie ein Konto nach der Bewilligung eröffnen und dann erst die Kontodaten mitteilen.