Drei Regeln für den Einsatz von Kommunikations-Tools

Orientieren Sie sich an bestehenden Vorlieben für Kommunikationskanäle!

Vor einiger Zeit fragte mich einmal ein junger Teilnehmer auf einer Fortbildung, welche Tools ich für das Projektmanagement nutzen würde und ob ich ihm noch etwas empfehlen könnte. Der junge Mann hatte Dutzende von Apps auf seinem Smartphone installiert. Mir fiel damals keine gute Antwort auf diese Frage ein. In den folgenden Wochen überlegte ich, woran das lag. In meinem Projektmanagementalltag kommen zum Einsatz: Ein E-Mail-Programm, ein Festnetztelefon (mit Anrufbeantworter), ein Handy (zum Telefonieren), ein Terminkalender und Stifte. Nicht gerade besonders innovativ, oder? Die Frage ist, warum sich herausgestellt hat, dass diese Werkzeuge meine wichtigsten Kommunikationsinstrumente sind. Ganz einfach: Weil die Leute, mit denen ich beruflich zu tun habe, diese Dinge ebenfalls benutzen.

Sind Sie jünger oder älter als ich, wird sich Ihre Liste von meiner unterscheiden. Weiterhin gibt es auch Unterschiede zwischen verschiedenen Szenen oder Branchen. In der Startup-Szene im Internet gibt es viele technikaffine Menschen, die ständig online sind und kleine Textnachrichten hin- und herzuschicken. In anderen Branchen, wie dem Schulwesen und der öffentlichen Verwaltung, wird eher mit Briefen und festen Sprechzeiten gearbeitet. Die Verwendung von Handys oder E-Mail-Adressen hat sich in manchen Einrichtungen bislang nicht durchgesetzt.

Wichtig ist: Technische Hilfsmittel und digitale Medien sind Werkzeuge. Damit diese Werkzeuge den gewünschten Effekt erzielen, müssen diejenigen, die an der Kommunikation beteiligt sind, diese Werkzeuge benutzen. Auch das beste Werkzeug nützt nichts, wenn es ungenutzt in der Werkzeugkiste liegen bleibt.

Die erste Frage, die sie sich stellen sollten: Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein neues Tool innerhalb des Projektteams verwendet wird? Sie ist hoch, wenn die am Projekt beteiligten Personen die Technologie sowieso benutzen und die entsprechenden Verhaltensweisen lediglich auf das Projekt zu übertragen brauchen.

Ist ein Projektteam mit einem Kommunikationskanal vertraut und setzt ihn kreativ innerhalb des Projektmanagements ein, kann dies die Projektkommunikation erheblich verbessern. So habe ich zum Beispiel miterlebt, wie eine Gruppe von jungen Menschen im Rahmen eines ambitionierten künstlerischen Projekts erfolgreich eine Handy-App genutzt hat. Die Gruppenmitglieder waren über mehrere Tage damit beschäftigt, auf einem großen Gelände mit verschiedenen Gebäuden unter hohem Zeitdruck Dinge zu organisieren. Um ihre Aktivitäten zu koordinieren, benutzten alle Mitglieder einen Instant-Messaging-Dienst, den Sie als App auf ihrem Handy installiert hatten. Alle Mitglieder waren innerhalb der App einer Gruppe beigetreten (Chatroom). Sie nutzten diese als eine Art Liveticker, um ihre Aktivitäten zu koordinieren (»Max, wo bist du gerade?«, »Ich brauche sofort den Kellerschlüssel für das Hauptgebäude, wer hat ihn?«). Ich erinnerte mich daran, wie ich bei ähnlichen Veranstaltungen vor vielen Jahren täglich mehrere Kilometer joggend zurücklegen musste, auf der Suche nach irgendetwas oder irgendwem. Die Gruppe hatte dafür eine effiziente und elegante Lösung gefunden.

Warum funktionierte das? – Das Team war mit der verwendeten Technik vertraut. Die Gruppenmitglieder hatten die App sowieso auf ihren Handys installiert. Wahrscheinlich erschien den Gruppenmitgliedern die Nutzung der App zur Koordination nicht einmal besonders innovativ, sondern naheliegend. Weiterhin war die Nützlichkeit des Werkzeugs sofort erfahrbar. Ein längerer Gewöhnungsprozess wäre auch gar nicht möglich gewesen.

Vermeiden Sie es, Kommunikationskanäle einzuführen, die die Projektmitarbeiter/innen nicht kennen oder bislang nicht nutzen!

Zählen Sie zu den Menschen, die nur einmal am Tag auf Ihr Mobiltelefon schauen, oder haben Sie von der letzten Passage kein Wort verstanden? Dann ist es unwahrscheinlich, dass die Nutzung einer solchen App in Ihrem Projektteam von Erfolg gekrönt sein wird.

Dasselbe gilt besonders für die Einführung von komplexeren Softwaretools oder Datenbanken. Sprich: Verlagert eine Gruppe ihre projektbezogene Kommunikation auf einen neuen Kanal, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass dieses Vorhaben scheitert. Der Grund dafür ist, dass die Teammitglieder Zeit und Mühe investieren müssten, um sich an die neuen Kommunikationskanäle zu gewöhnen. Selbst große Unternehmen scheitern immer wieder daran, den Mitarbeiter/innen »top down« neue Kommunikationskanäle zu verordnen. Skepsis ist vor allem dann geboten, wenn Nutzer/innen einen neuen Account anlegen oder Software installieren müssen, um ein Tool nutzen zu können.

Kurz: Seien Sie lieber konservativ, wenn es um die projektinterne Kommunikation geht. Setzen Sie auf bewährte Kommunikationskanäle. Optimieren Sie diese gegebenenfalls. Denn Sie riskieren, mit der Einführung von Neuerungen Zeit zu verlieren. Und Zeit ist beim Projektmanagement eine knappe Ressource. Wenn Ihnen etwas mehr Zeit zur Verfügung steht, dann können Sie auch einmal ein Experiment wagen, d. h. ein neues Tool ausprobieren. Rechnen Sie aber damit, dass es Probleme geben wird. Es empfiehlt sich, zumindest eine Testphase durchzuführen.

Nutzen Sie neue, einfach zu handhabende Tools für klar umrissene Zwecke!

Die Nutzung von Webdiensten, Tools und Apps kann gut funktionieren, wenn sie für spezifische Zwecke genutzt werden, einfach zu handhaben sind und ihr Nutzen für alle Beteiligten sofort erfahrbar ist.
Der Markt der Webservices, Software oder Apps verändert sich allerdings schnell. Das neueste Tool von heute kann morgen schon wieder veraltet oder aus anderen Gründen nicht mehr verfügbar sein. Aus diesem Grund beschränken wir uns darauf, in der folgenden Liste einige bekannter Beispiele anzuführen (Stand: 2015). Alle genannten Programme oder Services haben Vor- und Nachteile. Ferner gibt es zahllose Alternativen.

• Filesharing-Angebote zum Hochladen, Versenden oder Teilen von größeren Dateien (z. B. Dropbox, Wetransfer)
• Webanwendungen, die das gemeinsame Bearbeiten von Texten, Tabellen oder Präsentationen ermöglichen (z. B. Google Docs, Etherpad)
• Bildarchivierungs- und Bildverwaltungssoftware (auch »Internet-Fotoalbum« oder Webalben) zum Austausch von Bildern und Grafiken (z. B. Picasa, Flickr)
• Services zur Verwaltung von E-Mail-Verteilern bzw. Mailing-Listen (z. B. MailChimp)
• Software zur Erstellung und Verwaltung von Formularen, Abstimmungen und Umfragen (z. B. Surveymonkey)
• Tools zur Terminfindung (z. B. Doodle)
• Plattformen zum Hochladen und Teilen von Videos (z. B. Youtube, Vimeo)
• Instant-Messaging-Dienste (z. B. WhatsApp)
• Soziale Netzwerke (z. B. Facebook)
• Für Fortgeschrittene:
• Blog-Hosting-Angebote für die Erstellung von Websites (z. B. Wordpress)
• Open-Source Content-Management-Systeme (CMS) für die Erstellung von Websites (z. B. Wordpress, Joomla, Drupal)
• Fundraising- oder Crowdfundingplattformen zur Onlineverwaltung von Spenden oder Verkäufen und dem Einbinden von Spenden-Widgets auf Websites (z. B. Betterplace)

Die aufgezählten Angebote sind entweder kostenlos oder kostengünstig. Gerade bei kostenlosen Angeboten ist es wichtig, darauf zu achten, wer Zugriff auf die hochgeladenen Daten hat oder wie Daten durch die Anbieter weiterverwendet werden (könnten).

Für Fortgeschrittene:

• Blog-Hosting-Angebote für die Erstellung von Websites (z. B. Wordpress)
• Open-Source Content-Management-Systeme (CMS) für die Erstellung von Websites (z. B. Wordpress, Joomla, Drupal)
• Fundraising- oder Crowdfundingplattformen zur Onlineverwaltung von Spenden oder Verkäufen und dem Einbinden von Spenden-Widgets auf Websites (z. B. Betterplace)

Die aufgezählten Angebote sind entweder kostenlos oder kostengünstig. Gerade bei kostenlosen Angeboten ist es wichtig, darauf zu achten, wer Zugriff auf die hochgeladenen Daten hat oder wie Daten durch die Anbieter weiterverwendet werden (könnten).