Projektkommunikation in der eigenen Organisation

Arbeiten Sie in einer größeren Organisation, die aus mehreren Abteilungen besteht oder die Träger für mehrere, parallel laufende Projekte ist? Wenn ja, wissen Sie, was die Kolleg/innen im Nachbarbüro eigentlich tun? Glauben Sie, Ihre Kolleg/innen wissen, was Sie tun? Weiß Ihr Chef, was Sie tun? In vielen gemeinnützigen Organisationen besteht eine dezentrale Struktur mit flachen Hierarchien. So entsteht schnell ein Nebeneinander von verschiedenen »Projektinseln«.

Wenn Sie ein Projekt oder eine Aktivität nachhaltig in eine Organisation integrieren wollen, dann müssen Sie zuerst dafür sorgen, dass Ihre Kolleg/innen und Ihre Vorgesetzten über Ihre Aktivitäten informiert sind. Sie müssen Ihr Projekt nicht nur nach außen präsentieren, sondern auch nach innen. Damit fördern Sie nicht nur die Bekanntheit Ihres Projekts, sondern sichern möglicherweise langfristig Ihren Arbeitsplatz oder den Fortbestand Ihrer Abteilung.

Ob Sie ein Projekt »nach innen« vermarkten können, hängt davon ab, wie die Kommunikation innerhalb Ihrer Organisation üblicherweise funktioniert und welche Kommunikationskanäle zur Verfügung stehen.

• abteilungsübergreifende Treffen oder Runden
• Einladungen zu einem Tag der offenen Tür oder einer Feier
• Veranstaltungen oder gemeinsame Workshops
• informelle Begegnungen und Kaffeepausen
• soziale Netzwerke
• Rundschreiben (per E-Mail oder in Papierform)
• Schwarze Bretter und Pinnwände

Bedenken Sie, dass Ihre Kolleg/innen und Vorgesetzten möglicherweise genauso wenig Zeit haben wie Sie. Wenn Sie Ihren 200-seitigen Zwischenbericht an alle Ihre Kolleg/innen schicken, dann müssen Sie damit rechnen, dass ihn niemand liest. Holen Sie sich lieber Anregungen aus den anderen Abschnitten dieses Kapitels. Sie können zu einem geeigneten Anlass eine Pecha-Kucha-Präsentation über ihre Aktivitäten halten, ein Produkt demonstrieren oder den Link für einen Projektfilm herumschicken. Bei der Kommunikation mit Ihrer Geschäftsführung oder dem Vorstand Ihrer Organisation haben Sie die Aufgabe, den Mehrwert Ihres Projekts für die Organisation herauszuarbeiten.