Kommunikation mit fördernden Einrichtungen
Wenn Sie ein gefördertes Projekt umsetzen, müssen Sie mit der fördernden Einrichtung kommunizieren. Diese Art der Kommunikation ist häufig stark formalisiert. So haben Sie sich beispielsweise dazu verpflichtet, nach der Beendigung des Projekts einen Bericht zu verfassen. In größeren Projekten müssen Sie manchmal auch Zwischenberichte schreiben. Häufig bestehen diese Berichte aus zwei Teilen: Im inhaltlichen Teil müssen Sie beschreiben, was während des Projekts passiert ist und ob Sie Ihre Ziele erreicht haben. In einem weiteren Teil müssen Sie nachweisen, wie Sie die erhaltenen Mittel verwendet haben (umgangssprachlich Abrechnung genannt).
Abgesehen von der Berichterstattung gibt es zwischen einer geförderten Organisation und der fördernden Einrichtung häufig nur wenige Berührungspunkte. Vielleicht ruft Sie einmal im Jahr eine Mitarbeiterin der Einrichtung an, um Sie auf eine Veranstaltung einzuladen. Kurz: Sie reden also über all das Gute, das Sie tun, indem Sie es in einem Bericht zusammenfassen.
Haben Sie einige Jahre im gemeinnützigen Bereich gearbeitet, werden Sie bemerken: Es gibt leider nur wenige fördernde Einrichtungen, die tatsächlich an Ihrer inhaltlichen Arbeit Anteil nehmen. Und, man muss es leider sagen: Häufig haben die Einrichtungen von den praktischen Aspekten der gemeinnützigen Arbeit keine Ahnung. Die Fördermodelle vieler Einrichtungen erlauben gar nicht, dass sich die Mitarbeiter/innen der Einrichtung intensiver mit der Wirkung Ihrer Arbeit beschäftigen. Sie haben nicht die Zeit dazu. Darüber hinaus müssen sie vorgegebene Verwaltungs- und Kommunikationswege einhalten. Positiv formuliert, ließe sich sagen: Die fördernden Einrichtungen vertrauen Ihnen. Sie genießen in der Projektumsetzung eine gewisse Freiheit. Aber aufgepasst! Die Kontrolle der administrativen Vorgaben und Finanzen ist unerbittlich.
Wenn Sie mit einer fördernden Einrichtung langfristig zusammenarbeiten wollen, um sich z. B. auf eine Anschlussfinanzierung oder eine weitere Förderung zu bewerben, dann müssen Sie die administrativen Vorschriften bei der Berichterstattung und der Abrechnung genau einhalten. Andernfalls wird Ihre Organisation sofort als unzuverlässig eingestuft. Eine Fortsetzung der Zusammenarbeit ist dann unwahrscheinlich.
Wollen Sie die fördernde Einrichtung hingegen von der sozialen Wirkung Ihrer Aktivitäten überzeugen, müssen Sie damit rechnen, dass »der Berg zum Propheten kommen muss«. Sie müssen die Initiative ergreifen. Es ist Ihre Aufgabe, der fördernden Einrichtung die Wirkung Ihrer Arbeit zu vermitteln. Dies kann auf unterschiedliche Art und Weise geschehen:
- in Form einer Dokumentation, die ein paar hübsche Bilder beinhaltet
- während der Diskussion einer Arbeitsgruppe von Entscheidungsträger/innen
- bei der Präsentation auf einer Veranstaltung, die die Einrichtung organisiert
Berücksichtigen Sie, dass die Ansprechpartner/innen der Einrichtungen wenig Zeit haben. Andererseits freuen sich auch die Menschen in diesen Einrichtungen darüber, wenn Ihnen auf anschauliche Art und Weise präsentiert wird, dass ein Projekt etwas Positives bewirkt hat.
Wenn sich eine fördernde Einrichtungen für Ihre Projektarbeit interessiert, dann geschieht es in der Regel aus dem Motiv heraus, dass sie sich mit Ihrem Projekt »schmücken« will. Dies ist legitim, schließlich stellt Ihnen die Einrichtung die Mittel für die Realisierung des Vorhabens zur Verfügung. Dieses Interesse können Sie bedienen.
- Weisen Sie bei jeder Gelegenheit auf die Förderung durch die Einrichtung hin (in manchen Förderprogrammen sind Sie vertraglich dazu verpflichtet).
- Demonstrieren Sie der fördernden Einrichtung, dass Sie bei jeder Gelegenheit auf sie hinweisen.
- Unterstützen Sie die fördernde Einrichtung bei ihrer Öffentlichkeitsarbeit (z. B. indem Sie ihr Fotos zur Verfügung stellen, die im Rahmen des Projekts entstanden sind).
- Laden Sie die Ansprechpartner/innen der Einrichtungen zu repräsentativen Veranstaltungen ein.
Übrigens: Tun Sie dies nicht nur aus strategischen Gründen, sondern auch, weil Sie tatsächlich dankbar sind und sich über die Zusammenarbeit freuen, ist es umso erfreulicher für beide Seiten!
Die Tätigkeit, fördernden Einrichtungen die inhaltliche Arbeit ihres Projekts nahezubringen, ist kein offizieller Teil eines Projektantrags. Projektmanager/innen im gemeinnützigen Bereich müssen diese Aufgabe zusätzlich zur Umsetzung eines Projekts leisten. Sie können nicht davon ausgehen, dass Sie weitere Fördermittel erhalten, wenn Sie gute Arbeit leisten. Sie müssen Ihre Arbeitsergebnisse in respektvoller Hartnäckigkeit gegenüber den Förderern vermarkten. Denn im gemeinnützigen Bereich gilt: Nach der Förderung ist vor der Förderung!