Berichterstattung und Abrechnung

Während des Projekts oder am Ende eines Projekts müssen Sie der fördernden Einrichtung Bericht erstatten, z. B. in Form eines Zwischen- oder Endberichts. Manche fördernden Einrichtungen stellen dafür vorgefertigte Berichts- und Abrechnungsformulare zur Verfügung, die Sie verwenden müssen. Zusätzlich kann es sein, dass Sie Ausgaben belegen müssen, indem Sie eine Belegliste oder Rechnungen einreichen.

Die inhaltliche Berichterstattung wird Ihnen mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht zu viele Probleme bereiten. Die meisten fördernden Einrichtungen interessiert in erster Linie, ob das Projekt so umgesetzt worden ist, wie es im Projektantrag beschrieben wurde. Je weniger Abweichungen, desto besser. Hat Ihr Projekt seine Ziele erreicht, wird Ihr Bericht wahrscheinlich »durchgewunken« werden. Viele fördernde Einrichtungen sind tolerant, wenn inhaltliche Projektziele nur zu 90 % erreicht worden sind oder etwas nicht funktioniert hat – solange das Projekt im Großen und Ganzen das hält, was im Antrag versprochen worden ist.

Anders sieht es aus auf der Eben der finanziellen Berichterstattung. Abweichungen werden hier nicht toleriert. Auch wenn die Abrechnungsvorschriften variieren, müssen Sie grundsätzlich den Kauf einer jeden Briefmarke belegen können. Fördernde Einrichtungen werden nicht belegte Ausgaben von ihrer Fördersumme abziehen. Auch andere administrative Vorgaben werden streng geprüft: Müssen alle Teilnehmer/innen einer Maßnahme eine Erklärung unterschreiben, sollten auch alle Unterschriften vorgelegt werden. Ansonsten müssen Sie mit Konsequenzen rechnen.

Lassen Sie Ihre Kolleg/innen Berichte lesen und Abrechnungen überprüfen, bevor Sie diese einreichen. Suchen Sie gemeinsam nach Fehlern. Vier Augen sehen mehr als zwei. Darüber hinaus ist es der beste Weg, um »Betriebsblindheit« zu vermeiden.