Administrative Herausforderungen als Stolpersteine

In den letzten Absätzen sollte deutlich geworden sein, dass es bei der administrativen Seite des Projektmanagements viele Fallstricke gibt. Die beste Methode, um Fehler zu vermeiden, ist es, sich beständig mit allen am Projekt beteiligten Personen abzustimmen. Dazu gehören die Ansprechpartner/innen der fördernden Einrichtung, Ihre Verwaltung, Ihre Geschäftsführung und Kooperationspartner. Es ist Ihre Aufgabe als Projektmanager/in, diese Kommunikation aufrechtzuhalten.

Man könnte die Frage stellen: Und was ist mit der inhaltlichen Arbeit, die innerhalb eines Projekts stattfinden soll, der Arbeit, die eine sozia­le Wirkung entfalten soll? Welche Tipps, Tricks und Werkzeuge gibt es hierfür? – Dazu zwei Überlegungen: Erstens können Projektinhalte sehr unterschiedlich sein. Eine Organisation pflanzt Bäume, eine zweite betreut Strafgefangene und eine dritte fördert die Berufstätigkeit alleinerziehender Mütter. Wahrscheinlich verfügen Sie in Ihrem jeweiligen Tätigkeitsbereich über mehr Expertise als ich. Zweitens lauern die größten Fallstricke bei der Umsetzung von geförderten Projekten häufig nicht bei der inhaltlichen Arbeit, sondern bei der Projektverwaltung. Entfaltet ein Projekt nicht die gewünschte Wirkung, ist das unbefriedigend. Sie merken z. B., dass die liebevoll betreuten Strafgefangenen nach ihrer Entlassung doch wieder rückfällig werden. Wenn so etwas passiert – die gewünschte soziale Wirkung wird langfristig nicht erreicht –, dann müssen Sie dies in erster Linie vor sich selbst rechtfertigen. Sie können z. B. das Angebot Ihrer Organisation kritisch hinterfragen, es verbessern und nach neuen Wegen suchen.

Es ist häufig schwierig, nachhaltige soziale Wirkungen hervorzurufen. Viele Veränderungen passieren nicht von heute auf morgen. Sozialarbeiter/innen können ein Lied davon singen.

Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass eine fördernde Einrichtung Sie deswegen kritisiert – vorausgesetzt, Sie haben die angekündigten Aktivitäten umgesetzt, die administrativen Vorgaben eingehalten und das Projekt sorgfältig abgerechnet. Die meisten fördernden Einrichtungen haben letztendlich gar kein Interesse daran, hart mit Ihnen ins Gericht zu gehen (was leider auch dazu führt, dass viele Projekte gefördert werden, deren soziale Wirkung bescheiden ist).

Machen Sie jedoch bei der Projektadministration Fehler, wird es kurzfristig einen »Big Bang« geben – Ärger mit der fördernden Einrichtung und Ihren Vorgesetzten eingeschlossen. Es kann dazu führen, dass Ihre Einrichtung viel Geld verliert und Sie oder Ihre Kolleg/innen arbeitslos werden. Und dies kann absurderweise geschehen, obwohl Sie »im Feld« großartige, wirkungsvolle Arbeit leisten! Aus diesem Grund finden sich in diesem Kapitel so viele Hinweise zum Thema Projektverwaltung.

Im Idealfall schaffen Sie es, die administrativen Vorgaben zu berücksichtigen und mit Ihrem Projekt eine nachhaltige Wirkung zu erzielen!