Die Satzung als Kern der (teilautonomen) Verfassung

Satzung des XY e.V.

Anforderungen

§1 Name, Sitz, Eintragung, Geschäftsjahr

Die Angaben zu Namen und Sitz des Vereins gehören zu den Mindesterfordernissen einer Satzung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB).

(1) Der Verein trägt den Namen XY e.V.

Die Satzung muss den Namen des Vereins enthalten. Namensänderungen erfordern eine Satzungsänderung. Bei der Namenswahl darf kein Name gewählt werden, der bereits von einem anderen Verein verwendet wird.

Bei bestimmten Namenszusätzen, wie »Europäisch« und »International« oder »Akademie« oder »Verband« kann das Registergericht Auflagen machen.

(2) Der Sitz des Vereins ist Musterstadt

Als Sitz des Vereins gilt normalerweise der Ort, an dem die Verwaltung geführt wird. Vom Sitz hängt auch das zuständige Amtsgericht (Registerbezirk) ab. Der Sitz kann auch die Privatadresse eines Vorstandsmitglieds (o. Ä.) sein. Der Vereinssitz muss aber nicht zwingend der Ort sein, an dem der Verein aktiv ist oder an dem der Vorstand lebt.

Die Angabe des Ortes genügt. Die Angabe einer genauen Adresse ist nicht ratsam, da dann jeder Umzug der Geschäftsstelle eine Satzungsänderung erforderlich macht.

(3) Der Verein soll in das Vereinsregister eingetragen werden (bei Vereinsgründung).

Diese Satzungsbestimmung dokumentiert den Willen der Vereinsgründer/innen, einen rechtsfähigen (eingetragenen) Verein zu gründen.

(4) Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

Dieser Passus ist nicht zwingend erforderlich, schafft aber Klarheit über die vereinsinternen Planungs- und Entscheidungszyklen. Dies gilt vor allem auch für die Fristen, die sich mit den Nachweispflichten des Vereins gegenüber den Aufsichts-/Finanzbehörden verbinden. Schulfördervereine beispielsweise bestimmen in der Regel das Schuljahr als Geschäftsjahr.

§ 2 Vereinszweck

Die präzise Definition des Vereinszwecks (in Anlehnung an einen oder mehrere der in der Abgabenordnung, § 52 Abs. 2, genannten anerkannten Zwecke) ist von entscheidender Bedeutung für die (dauerhafte) Anerkennung durch das Registergericht und durch das Finanzamt. Der Vereinszweck entscheidet darüber, ob gemeinnützigkeitsrechtliche Steuervorteile und Steuerbefreiungen greifen.

(1) Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige (mildtätige/kirchliche) Zwecke im Sinne des Abschnitts »Steuerbegünstigte Zwecke« der Abgabenordnung (§§ 51 ff.) in der jeweils gültigen Fassung

Zweck des Vereins (z.B. für einen umweltpädagogischen Verein:

• die Förderung der Erziehung, Volks- und Jugendbildung oder
• die Förderung des Natur- und Umweltschutzes).

§ 52 Abs. 2 AO (Katalog der anerkannten Zwecke)

1.die Förderung von Wissenschaft und Forschung;

2.die Förderung der Religion;

3.die Förderung des öffentlichen Gesundheitswesens und der öffentlichen Gesundheitspflege, insbesondere die Verhütung und Bekämpfung von übertragbaren Krankheiten, auch durch Krankenhäuser im Sinne des § 67, und von Tierseuchen;4.die Förderung der Jugend- und Altenhilfe;

5.die Förderung von Kunst und Kultur;

6.die Förderung des Denkmalschutzes und der Denkmalpflege;

7.die Förderung der Erziehung, Volks- und Berufsbildung einschließlich der Studentenhilfe;

8.die Förderung des Naturschutzes und der Landschaftspflege im Sinne des Bundesnaturschutzgesetzes und der Naturschutzgesetze der Länder, des Umweltschutzes einschließlich des Klimaschutzes, des Küstenschutzes und des Hochwasserschutzes;

9.die Förderung des Wohlfahrtswesens, insbesondere der Zwecke der amtlich anerkannten Verbände der freien Wohlfahrtspflege (§ 23 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung), ihrer Unterverbände und ihrer angeschlossenen Einrichtungen und Anstalten;

10.die Förderung der Hilfe für politisch, rassistisch oder religiös Verfolgte, für Flüchtlinge, Vertriebene, Aussiedler, Spätaussiedler, Kriegsopfer, Kriegshinterbliebene, Kriegsbeschädigte und Kriegsgefangene, Zivilbeschädigte und Behinderte sowie Hilfe für Opfer von Straftaten; Förderung des Andenkens an Verfolgte, Kriegs- und Katastrophenopfer; Förderung des Suchdienstes für Vermisste;Förderung der Hilfe für Menschen, die aufgrund ihrer geschlechtlichen Identität oder ihrer geschlechtlichen Orientierung diskriminiert werden

11.die Förderung der Rettung aus Lebensgefahr;

12.die Förderung des Feuer-, Arbeits-, Katastrophen- und Zivilschutzes sowie der Unfallverhütung;

13.die Förderung internationaler Gesinnung, der Toleranz auf allen Gebieten der Kultur und des Völkerverständigungsgedankens;

14.die Förderung des Tierschutzes;

15.die Förderung der Entwicklungszusammenarbeit;

16.die Förderung von Verbraucherberatung und Verbraucherschutz;

17.die Förderung der Fürsorge für Strafgefangene und ehemalige Strafgefangene;

18.die Förderung der Gleichberechtigung von Frauen und Männern;

19.die Förderung des Schutzes von Ehe und Familie;

20.die Förderung der Kriminalprävention;

21.die Förderung des Sports (Schach gilt als Sport);

22.die Förderung der Heimatpflege und Heimatkunde und der Ortsverschönerung;

23.die Förderung der Tierzucht, der Pflanzenzucht, der Kleingärtnerei, des traditionellen Brauchtums einschließlich des Karnevals, der Fastnacht und des Faschings, der Soldaten- und Reservistenbetreuung, des Amateurfunkens, des Freifunks, des Modellflugs und des Hundesports;

24.die allgemeine Förderung des demokratischen Staatswesens im Geltungsbereich dieses Gesetzes; hierzu gehören nicht Bestrebungen, die nur bestimmte Einzelinteressen staatsbürgerlicher Art verfolgen oder die auf den kommunalpolitischen Bereich beschränkt sind;

25. die Förderung des bürgerschaftlichen Engagements zugunsten gemeinnütziger, mildtätiger und kirchlicher Zwecke;

26. die Förderung der Unterhaltung und Pflege von Friedhöfen und die Förderung der Unterhaltung von Gedenkstätten für nichtbestattungspflichtigen Kinder und Föten.

(2) Der Satzungszweck (z.B.

• umweltpädagogische Veranstaltungen in der Zusammenarbeit mit Kindergärten und Schulen sowie Erwachsenenbildungseinrichtung
• Ausstellungen
  
• Konzeption regonialer Umweltprojekte
  
• Öffentlichkeitsarbeit
  Zusammenarbeit mit anderen Vereinen und Verbänden etc.)

Bei der Überprüfung der Satzung durch die Finanzämter steht die Frage im Vordergrund, wie die angegebenen gemeinnützigen Satzungszwecke mit angemessenen Mitteln verwirklicht werden. Es gilt, plausibel zu beschreiben, wie die Satzungszwecke mit entsprechenden Aktivitäten, Instrumenten, Mitteln und Methoden realisiert werden sollen. Diesem Punkt sollte größte Aufmerksamkeit gewidmet werden. Hier liegen die häufigsten Gründe, wenn die Satzung oder die Gemeinnützigkeit eines Vereins nicht anerkannt wird.

§ 3 Selbstlosigkeit

Die Anforderungen an die Selbstlosigkeit sind im gemeinnützigkeitsrechtlichen Sinne grundlegend. Die Formulierungen entsprechen dem Wortlaut der Mustersatzung, wie er von den Finanzbehörden im Anhang zur Abgabenordnung bindend vorgeschrieben wurde.

(1) Der Verein ist selbstlos tätig, er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke.

»Eigenwirtschaftliche« Zwecke werden als Nebenzweck toleriert, müssen aber nachrangige Bedeutung haben (was dann von den Finanzämtern auch überprüft wird). Solche eigenwirtschaftlichen (Neben-)Zwecke (z.B. Selbstversorgung, Mittelerwirtschaftung durch Produktverkauf) sollten besser nicht in der Satzung erscheinen.

(2) Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder des Vereins dürfen in ihrer Eigenschaft als Mitglieder keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins erhalten.

Damit sind unentgeltliche Zuwendungen (Zahlung ohne Gegenleistung) an Mitglieder ausgeschlossen. Geschenke im Rahmen von Ehrungen oder »Zuwendungen«, die sich beispielsweise im Rahmen von Vereinsfeiern ergeben, wenn die Arbeit der Mitglieder gewürdigt wird, sind bis zur Höhe von 40 Euro/Jahr unkritisch. Nicht betroffen von dieser Regelung sind Vergütungen von (angestellten oder selbstständigen) Mitarbeiter/innen, die bestimmte Aufgaben des Vereins (auch als Mitglieder) operativ umsetzen.

(3) Die Mitglieder dürfen bei ihrem Ausscheiden oder bei Auflösung oder Aufhebung des Vereins keine Anteile des Vereinsvermögens erhalten.

Ausgenommen sind Darlehen oder Sacheinlagen, die vertraglich im Besitz der Mitglieder verbleiben und dem Verein nur auf Zeit zur Verfügung gestellt werden. Es empfiehlt sich, eine schriftliche Nutzungsvereinbarung zu schließen.

(4) Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.

Zuwendungen an bestimmte Personengruppen sind nur dann zulässig, wenn der gemeinnützige (oder mildtätige) Zweck dies bestimmt. Vergütungen müssen im Vergleich zu anderen Einkommen (Maßstab sind in der Regel die Tarife des öffentlichen Dienstes) angemessen und üblich sein.

§ 4 Mitglieder

An die Mitglieder können spezifische Anforderungen gestellt werden (z.B. bezüglich Alter, Beruf). Der Verein ist nicht verpflichtet, jeden Beitrittswilligen auch tatsächlich in den Verein aufzunehmen. Aus gemeinnützigkeits- wie vereinsrechtlicher Sicht sollte die Mitgliedschaft aber nicht zu eng gefasst und dauerhaft auf einen kleinen Personenkreis begrenzt sein.

(1) Mitglieder des Vereins können alle natürlichen Person (ab welchem Lebensjahr/Kinder und juristische Personen) werden, die seine Ziele unterstützen.

Die Zulassung von juristischen Personen (z.B. öffentliche Körperschaften, GmbH, e. V.) als Mitglieder kann frei festgelegt werden. Juristische Personen haben durch ihren gesetzlichen Vertreter (Vorstand, Geschäftsführer/in) Stimmrecht in der Mitgliederversammlung.

(2) Der Verein hat folgende Mitglieder:

• ordentliche Mitglieder
• jugendliche Mitglieder (bis zur Vollendung des 18. Lebensjahrs)
• Fördermitglieder
• Ehrenmitglieder.
  
  Nur ordentliche Mitglieder haben ein Stimmrecht und können in Vereinsämter gewählt werden. Jugendliche Mitglieder werden mit Vollendung des 18. Lebensjahres zu ordentlichen Mitgliedern.

Der Verein ist grundsätzlich frei in der Festlegung von Mitgliedergruppen und in der Formulierung ihrer Rechte. Wichtig ist eine entsprechende sachliche Begründung. Der Ausschluss von der Teilnahme an einer Mitgliederversammlung ist nicht möglich.

Die Aufnahme von minderjährigen jugendlichen Mitgliedern ist an die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters (Eltern) geknüpft.

(3) Über den Antrag auf Aufnahme in den Verein entscheidet der Vorstand

Alternativ kann auch die Mitgliederversammlung über die Aufnahme entscheiden. Dies kann unter Umständen zu langen Wartezeiten führen. Möglich ist auch eine Regelung, die zunächst dem Vorstand die Entscheidung überlässt. Lehnt der Vorstand den Beitrittswilligen ab, wird ihm ein Anrufungsrecht für die Mitgliederversammlung eingeräumt. Oder die Mitgliederversammlung entscheidet bei einer Ablehnung durch den Vorstand grundsätzlich und endgültig über die Aufnahme.

(4) Die Mitgliedschaft endet durch Austritt, Ausschluss oder Tod.

Vereinsrechtlich muss die Satzung Bestimmungen über Ein- und Austritt von Mitgliedern enthalten.

(5) Der Austritt eines Mitgliedes ist zum ….. (Datum oder innerhalb einer Frist von) möglich. Er erfolgt durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Vorsitzenden unter Einhaltung einer Frist von …..

Die Frist zum Austritt darf maximal 2 Jahre betragen.

(6) Wenn ein Mitglied gegen die Ziele und Interessen des Vereins grob verstoßen hat oder trotz Mahnung mit dem Beitrag für ….. Monate im Rückstand bleibt, kann es durch den Vorstand mit sofortiger Wirkung ausgeschlossen werden.

Dem Mitglied muss vor der Beschlussfassung Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben werden.

Gegen den Beschluss zur Ausschließung kann innerhalb einer Frist von ….. nach Mitteilung des Ausschlusses Berufung eingelegt werden, über den die nächste Mitgliederversammlung entscheidet.

Für bestimmte Verstöße gegen Regelungen des Vereins können auch Sanktionen unterhalb des Ausschlusses bestimmt werden (z.B. Geldstrafen oder der zeitliche Ausschluss von der Ausübung des Stimmrechts). Die möglichen Sanktionen müssen in die Satzung aufgenommen werden.Wenn ein Mitglied mit seinem Mitgliedsbeitrag im Rückstand ist, kann der Verein ein formales Ausschlussverfahren anstrengen oder das Mitglied – innerhalb bestimmter Fristen – ohne weitere Anhörung von der Mitgliederliste streichen.

Das Recht des Mitglieds, in eigener Sache gehört zu werden, kann nicht ausgeschlossen werden.

Damit sollen willkürliche Beschlüsse des Vorstands verhindert werden. Alternativ können auch entsprechende Schiedsgerichtsvereinbarungen greifen.

§ 5 Beiträge

Mitgliedsbeiträge können nur auf der Grundlage einer entsprechenden Satzungsbestimmung eingefordert werden. Sollen Aufnahmegebühren oder Umlagen erhoben werden, muss auch dies in der Satzung (nach einem präzisen Berechnungsschlüssel: etwa x-fache des Jahresbeitrags) verankert werden.

Die Mitglieder zahlen Beiträge nach Maßgabe eines Beschlusses der Mitgliederversammlung. Zur Festlegung der Beitragshöhe und -fälligkeit ist eine einfache Mehrheit der in der Mitgliederversammlung anwesenden stimmberechtigten Vereinsmitglieder erforderlich.

Die Mitgliederversammlung kann eine Beitragsordnung verabschieden, die Art, Umfang und Fälligkeit der Beitragsleistungen regelt.

Grundsätzlich sind Geldbeiträge nicht zwingend. Sie können durch (Gemeinschafts-)Arbeitsleistungen ersetzt oder mit (Gemeinschafts-)Arbeitsleistungen kombiniert werden.

Es ist ratsam, keine konkreten Beitragshöhen in die Satzung zu schreiben, da ansonsten jede Änderung der Beitragshöhe eine (aufwendige) Satzungsänderung erforderlich macht.

Es ist sinnvoll, eine Beitragsordnung zu entwickeln, die jeweils Höhe, Fälligkeit, Ermäßigungen oder Erlass für bestimmte Personen- oder Mitgliedergruppen, für Stundungs- und Mahnverfahren und sonstige Details regelt. Eine solche Beitragsordnung kann problemlos an veränderte Bedingungen angepasst werden.

§ 6 Organe des Vereins

Organe des Vereins sind

a) die Mitgliederversammlung

b) der Vorstand.

Neben diesen Pflichtorganen des Vereins sind weitere Organe (z.B. ein Beirat, Aufsichtsrat, Revisoren) denkbar. Die Aufgaben weiterer Organe, ihre Zusammensetzung und Bestellung muss – in ähnlicher Weise wie bei den Pflichtorganen – präzise definiert und von den Pflichtorganen abgegrenzt werden.

§ 7 Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung ist das oberste beschlussfassende Organ des Vereins. Alle Details der Planung, Einladung und des Ablaufs einer Mitgliederversammlung können und sollten in einer entsprechenden (nach und nach dokumentierten und ergänzten) Versammlungsordnung oder »Geschäftsordnung Mitgliederversammlung« festgehalten werden.

(1) Die Mitgliederversammlung ist einmal (x mal) jährlich einzuberufen

Frequenz und Häufigkeit der Mitgliederversammlung müssen nicht, können aber sogar bis hin zu festen Terminen bestimmt werden

(2) Eine außerordentliche Mitgliederversammlung ist einzuberufen, wenn es das Vereinsinteresse erfordert oder wenn die Einberufung von ….. (Zahl oder Prozentsatz) der Vereinsmitglieder schriftlich und unter Angabe des Zweckes und der Gründe verlangt wird.

Nach § 37 BGB muss die Satzung eine Möglichkeit vorsehen, aus denkbaren Entscheidungsblockaden (z.B. seitens des Vorstands) herauszukommen. Das Quorum für die Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung muss in jedem Fall unter 50 Prozent der Mitglieder liegen und sollte nicht zu hohe Hürden setzen (z.B. 25 Prozent).

(3) Die Einberufung der Mitgliederversammlung erfolgt schriftlich durch den Vorstand unter Wahrung einer Einladungsfrist von mindestens ….. Wochen bei gleichzeitiger Bekanntgabe der Tagesordnung. Die Frist beginnt mit dem auf die Absendung des Einladungsschreibens folgenden Tag. Das Einladungsschreiben gilt dem Mitglied als zugegangen, wenn es an die letzte vom Mitglied des Vereins schriftlich bekannt gegebene Adresse gerichtet ist

Die Einberufung kann z.B. auch per E-Mail erfolgen. Dies muss in der Satzung genannt werden und der Verein muss sicherstellen, dass auf diesem Wege auch alle Mitglieder erreicht werden können (z.B. durch Angabe einer E-Mailadresse und unterschriebene Erklärung der Mitglieder).

Unklarheiten in diesem Bereich führen am häufigsten dazu, dass Beschlüsse der Mitgliederversammlungen wegen formaler Fehler angefochten werden.

(4) Die Mitgliederversammlung kann als Präsenzversammlung oder als virtuelle Mitgliederversammlung (Online-Verfahren in gesichertem Kommunikationsraum) abgehalten werden. Auch eine Kombination von Präsenzversammlung und virtueller Versammlung ist möglich. Die erforderlichen Zugangsdaten für die Teilnahme an virtuellen Versammlungen werden dem Mitglied spätestens X (z.B. drei) Stunden vor Beginn der Veranstaltung mitgeteilt.<br /

Ein solcher Passus in der Satzung schafft die (eigenständige) Rechtsgrundlage für die dauerhafte Möglichkeit zu virtuellen Mitgliederversammlungen.

(5) Beschlüsse können auch schriftlich gefasst werden. Dazu wird die Beschlussvorlage allen Mitgliedern per Post oder per E-Mail mit einer Frist von ……. Wochen zur Stimmabgabe vorgelegt. Stimmabgaben, die nicht bis zum Ende der Frist beim Verein eingehen, gelten als Enthaltungen.

In Zeiten wachsender Internet-Kommunikation und großen Termin-Nöten kann diese Form der Beschlussfassung eine sinnvolle Ergänzung sein, die ohne eine solche Satzungsbestimmung dann jeweils die Zustimmung aller Mitglieder zu dem jeweiligen Verfahren erforderlich macht.

(6) Die Mitgliederversammlung als das oberste beschlussfassende Vereinsorgan ist grundsätzlich für alle Aufgaben zuständig, sofern spezielle Aufgaben gemäß dieser Satzung nicht einem anderen Vereinsorgan übertragen wurden.

Ihr sind insbesondere die Jahresrechnung und der Jahresbericht zur Beschlussfassung über die Genehmigung und die Entlastung des Vorstandes schriftlich vorzulegen.

Sie bestellt zwei Rechnungsprüfer, die weder dem Vorstand noch einem vom Vorstand berufenen Gremium angehören und auch nicht Angestellte des Vereins sein dürfen, um die Buchführung einschließlich Jahresabschluss zu prüfen und über das Ergebnis vor der Mitgliederversammlung zu berichten.

Die Mitgliederversammlung entscheidet auch über:

• Strategie und Aufgaben des Vereins
• Beteiligungen
• Aufnahmen von Darlehen
• Beiträge
• alle Geschäftsordnungen des Vereins
• Satzungsänderungen
• Auflösung des Vereins.

Dieser Passus ist gesetzlich ohnehin vorgeschrieben, wäre eigentlich entbehrlich, sollte aber immer wieder ins Bewusstsein der Vereinsmitglieder und des Vorstands gerufen werden.

Die Rechnungslegungs- und Entlastungspraxis sollte in jedem Fall in der Satzung verankert werden.

Die Rechnungsprüfung ist gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben, solle aber aus Eigeninteresse auch zur Wahrung der Gemeinnützigkeitsansprüche so verankert werden.

Die Einzelheiten des Prüfauftrags könnten hier auch noch präziser beschrieben werden.

An dieser Stelle können die zentralen Befugnisse der Mitgliederversammlung genannt werden. Damit werden die Vertretungsbefugnisse des Vorstands eingeschränkt.

(7) Jede satzungsmäßig einberufene Mitgliederversammlung ist beschlussfähig – ohne Rücksicht auf die Zahl der anwesenden Vereinsmitglieder.

Alternative: Jede satzungsmäßig einberufene Mitgliederversammlung ist beschlussfähig, wenn 25 Prozent (oder x Prozent) aller Mitglieder anwesend sind.

Besteht für eine einberufene Mitgliederversammlung Beschlussunfähigkeit, ist der Vorstand berechtigt, eine zweite Versammlung mit der gleichen Tagesordnung einzuberufen, die ohne Rücksicht auf die Zahl der anwesenden Mitglieder beschlussfähig ist. Darauf muss in der entsprechenden Einladung hingewiesen werden.

Dies ist die einfachste Regelung auch im Sinne der Wahrung der Beschlussfähigkeit.

Die Festlegung von Mindestmitgliederquoten kann der Aktivierung der Mitglieder durchaus förderlich sein, führt aber im Lebenszyklus eines Vereins erfahrungsgemäß zu temporären Blockaden, insbesondere in Krisen- und Konfliktlagen.

(8) Die Mitgliederversammlung fasst ihre Beschlüsse (mit Ausnahme von Satzungsänderungen und bei Auflösung des Vereins) mit einfacher Mehrheit. Bei Stimmengleichheit gilt ein Antrag als abgelehnt.

Dies entspricht den gesetzlichen Anforderungen. Neben Satzungsänderungen und der Auflösung des Vereins können für andere Entscheidungen bestimmte Mehrheitsverhältnisse festgelegt werden.

(9) Die Mitgliederversammlung kann eine Versammlungs- und Wahlordnung (Geschäftsordnung) beschließen, die die Einzelheiten der Organisation und Verfahren der Versammlung und Wahlverfahren regelt.

Jedes Mitglied hat eine Stimme.

Das Stimmrecht kann durch schriftliche Vollmacht auf ein anderes Mitglied übertragen werden. Die Vollmacht ist nur gültig, wenn sie dem Vorstand vor Beginn der Mitgliederversammlung vorgelegt wurde. Kein Mitglied darf aber mehr als drei (?) Stimmen auf sich vereinen. Die eigene und die übertragenen Stimmen können nur einheitlich abgegeben werden. Die Stimmrechtsübertragung kann nur für die jeweilige Mitgliederversammlung insgesamt erteilt werden.

Mögliche Ergänzungen:

• Mitgliederversammlungen sind (nicht) öffentlich.
• Nichtmitglieder können auf Antrag durch Beschluss der Mitgliederversammlung zugelassen werden.
  

Auslagerung der technischen und Verfahrensdetails aus der Satzung mit beständiger Anpassbarkeit Fortschreibung ohne aufwändige Satzungsänderung

Möglich sind auch Sonderstimmrechte für Gründungsmitglieder oder Stimmrechtsbeschränkungen z.B. für Fördermitglieder.

Grundsätzlich kann das Stimmrecht nur persönlich wahrgenommen werden. Wenn Stimmrechtsübertragungen erforderlich erscheinen, muss die Satzung eine entsprechende Regelung enthalten.

§ 8 Der Vorstand

(1) Der Vorstand besteht aus x (3) Mitgliedern.

Alternativen:

Der Vorstand besteht aus drei bis fünf Mitgliedern.

Über die Zahl der Vorstandsmitglieder beschließt die Mitgliederversammlung bei der Wahl des Vorstandes.

Klassisch:

• dem Vorsitzenden,
• dem/r Schriftführer/in und
• dem Kassenwart.
  
  
  
  
  
  
  
  
  Der Verein wird durch je zwei Mitglieder des Vorstands gemeinsam gerichtlich und außergerichtlich vertreten.

Ein Vorstand ist gesetzlich vorgesehen, kann grundsätzlich auch von einer einzigen Person (auch von dem oder der Vertreter/in einer juristischen Person) gestellt werden.

Die Vorstandskonstruktion sollte aber gut überlegt sein, sodass seine Entscheidungs- und Handlungsfähigkeit jederzeit sichergestellt ist, beispielsweise beim plötzlichen Ausfall eines Vorstandsmitglieds (z.B. bei einer Person oder bei zwei Personen, die nur gemeinsam vertretungsberechtigt sind).

Erfahrungsgemäß bereitet es Schwierigkeiten, viele Vorstandsposten zu besetzen (bei mehr als drei Personen treten häufig Besetzungsprobleme auf). Zudem sollte darauf geachtet werden, Entscheidungsblockaden zu vermeiden – beispielsweise durch eine ungerade Zahl von Vorstandsposten.

Als Erfahrungswert erscheint ein dreiköpfiger (eventuell bis zu fünfköpfiger) Vorstand empfehlenswert. Die (nebenstehende) klassische Aufgabenteilung erscheint in Zeiten moderner Vereinsorganisation etwas überholt.

Denkbar ist ein modernes Vorstandskollegium, das sich z.B. die Aufgabenbereiche strategische Entwicklung des Vereins, Mitgliedergewinnung und -pflege, Öffentlichkeitsarbeit und Finanzen arbeitsteilig übernimmt.

Das »Vier-Augen-Prinzip« hat sich für alle Geschäftsführungsfunktionen bewährt und hilft »Alleingänge« und Missbrauch zu vermeiden.

Andere Verteilungen, etwa parallele Vertretungsbefugnis je zweier Vorstandsmitglieder oder auch nur eines sind möglich, aber nicht empfehlenswert.

(2) Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung für die Dauer von ….. Jahren gewählt.

Die Wiederwahl der Vorstandsmitglieder ist möglich.

Die Mitglieder des Vorstandes bleiben so lange im Amt, bis ein neuer Vorstand gewählt worden ist.

Der Vorsitzende wird von der Mitgliederversammlung in einem besonderen Wahlgang bestimmt.

Die Amtszeit ist frei wählbar, könnte grundsätzlich auch unbeschränkt bleiben und sollte nicht zu kurz bemessen sein (mind. 2 Jahre). Alternativ kann auch die Zahl der Amtsperioden beschränkt werden.

Diese Übergangsregelung vermeidet Phasen der Handlungsunfähigkeit, wenn beispielsweise Vorstandswahlen nicht rechtzeitig stattfinden können. Bei vorzeitigem Ausscheiden einzelner Vorstandsmitglieder kann dem Vorstand auch in der Satzung das Recht eingeräumt werden, bis zum Ablauf der Amtsperiode zur Aufrechterhaltung der Handlungsfähigkeit ein weiteres Vorstandsmitglied zu kooptieren, d. h. auf der Grundlage eines Vorstandsbeschlusses kommissarisch zu bestimmen.

In moderneren Formen der Vereinsführung ist die Wahl eines Vorsitzenden nicht unbedingt erforderlich. Stattdessen kann ein/e Sprecher/in des Vorstands bestimmt werden.

(3) Dem Vorstand obliegt die Führung der laufenden Geschäfte des Vereins. Er hat insbesondere folgende Aufgaben:

• 
  
  Der Vorstand kann für seine Tätigkeit eine angemessene Vergütung erhalten.
  
  
  
  
  Der Vorstand kann für die Geschäfte der laufenden Verwaltung einen Geschäftsführer (besonderen Vertreter nach § 30 BGB) bestellen. Dieser ist berechtigt, an den Sitzungen des Vorstandes mit beratender Stimme teilzunehmen.
  

Hier sollten in Abstimmung mit der o.a. Kernzuständigkeit der Mitgliederversammlung der Aufgabenbereich des Vorstands beschrieben werden, die ihm im Rahmen der Geschäftsführung eigenständig überlassen bleiben.

Vergütungen für Vorstandstätigkeit – auch und insbesondere die Ehrenamtspauschale - können nur auf Basis einer solchen Regelung gezahlt werden. Fehlt sie, ist Vorstandstätigkeit grundsätzlich ehrenamtlich und die Auszahlung von Ehrenamtspauschalen gemeinnützigkeitsschädlich.

Unter Umständen erfordert die Entwicklung eines Vereins eine hauptamtliche Geschäftsführung, die nur mit einer solchen Bestimmung der Satzung möglich ist.

(4) Vorstandssitzungen finden jährlich mindestens ...mal statt. Die Einladung zu Vorstandssitzungen erfolgt durch den Vorsitzenden. schriftlich unter Einhaltung einer Einladungsfrist von mindestens ..... Tagen.

All diese Einzelregelungen (4-6) können auch in einer Geschäftsordnung geregelt werden, die z.B. vom Vorstand vorgeschlagen und von der Mitgliederversammlung beschlossen wird („Der Verein kann sich eine Geschäftsordnung der Vorstandstätigkeit geben, die von der Mitgliederversammlung beschlossen wird" oder die der Vorstand eigenständig beschließt („Der Vorstand kann sich eine Geschäftsordnung geben“)

(5) Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mit ............... (einfacher?) Mehrheit. Vorstandssitzungen sind beschlussfähig, wenn mindestens.......(2?) Mitglieder anwesend sind.

(6) Beschlüsse des Vorstands können bei Eilbedürftigkeit auch schriftlich (per E-Mail oder online) oder fernmündlich gefasst werden, wenn alle Vorstandsmitglieder ihre Zustimmung zu diesem Verfahren schriftlich oder fernmündlich erklären. Schriftlich oder fernmündlich gefasste Vorstandsbeschlüsse sind ebenso schriftlich niederzulegen und von .... zu unterzeichnen wie solche regulärer Sitzungen.

§ 9 Satzungsänderungen

Jede Änderung am Satzungstext bedeutet eine Satzungsänderung, die vom Registergericht kontrolliert und ins Vereinsregister eingetragen werden muss.

(1) Für den Beschluss über Satzungsänderungen ist eine Dreiviertelmehrheit der erschienenen Vereinsmitglieder erforderlich.

Über Satzungsänderungen kann in der Mitgliederversammlung nur abgestimmt werden, wenn auf diesen Tagesordnungspunkt bereits in der Einladung (im Rahmen der satzungsgemäßen Frist) zur Mitgliederversammlung hingewiesen wurde und der Einladung der bisherige und der vorgesehene neue Satzungstext beigefügt sind.

Die Dreiviertelmehrheit für Satzungsänderungen ist nach BGB § 33 vorgesehen, es können aber auch andere Mehrheitsverhältnisse festgeschrieben werden. Allerdings gelten Satzungsänderungen wie beispielsweise die Auflösung des Vereins als so grundlegende Entscheidungen, dass dafür besondere Anforderungen an die Entscheidungsgrundlagen gesetzt werden.

Solche klaren Verfahrensregeln schaffen Transparenz und Vertrauen.

(2) Satzungsänderungen, die von Aufsichts-, Gerichts- oder Finanzbehörden aus formalen Gründen verlangt werden, kann der Vorstand von sich aus vornehmen. Diese Satzungsänderungen müssen allen Vereinsmitgliedern sofort schriftlich mitgeteilt werden.

Gerade bei Vereinsgründungen oder Veränderungen von Gesetzesgrundlagen kann es kurzfristig Änderungsforderungen in kleinerem Rahmen und bei gewissen Details geben, für die nicht unbedingt eine Mitgliederversammlung einberufen werden muss.

§ 10 Beurkundung von Beschlüssen

Grundsätzlich verlangt das BGB, § 58 Nr. 4, eine solche Beurkundung von Beschlüssen. Die Beurkundung von Beschlüssen sollte nicht nur für die Mitgliederversammlung, sondern auch für den Vorstand – nicht zuletzt auch aus haftungsrechtlichen Gründen – selbstverständlich sein und im Rahmen der gesetzlichen Pflichten auch archiviert werden.

Die in Mitgliederversammlungen und in Vorstandssitzungen gefassten Beschlüsse sind schriftlich niederzulegen und vom Vorstand zu unterzeichnen.

Für Vereinsgründung und die Eintragung von Verein und Vorstand in das Vereinsregister, für personelle Veränderungen im Vorstand, für Satzungsänderungen, Auflösungsbeschlüsse u. a. müssen solche Protokolle jeweils einzeln dem Gericht vorgelegt werden.

§ 11 Datenschutz

Auch Vereine sind dem Schutz der Mitgliederdaten nach dem Bundesdatenschutzgesetz verpflichtet.

(1) Im Rahmen der Mitgliederverwaltung werden von den Mitgliedern folgende Daten erhoben (Name, Vorname, Anschrift, E-Mailadresse). Diese Daten werden im Rahmen der Mitgliedschaft verarbeitet und gespeichert.

Es sollten nur die (zur Verwaltung) absolut notwendigen Daten erfasst werden. Auf diese Regelung sollte im Aufnahmeverfahren und in der Beitrittserklärung hingewiesen werden.

(2) Als Mitglied des Verbandes muss der Verein die Daten seiner Mitglieder (Name, Vorname, Anschrift, Funktion usw. ) an den Verband weitergeben.

Falls Vereine einem (Dach-)Verband oder Netzwerk angehören und in diesem Zusammenhang Mitgliederdaten weitergegeben werde sollen, sollte dies – auf der Grundlage entsprechender Beschlüsse der Mitgliederversammlung – in der Satzung geregelt sein.

(3) Darüber hinaus veröffentlicht der Verein die Daten seiner Mitglieder intern wie extern nur nach entsprechenden Beschlüssen der Mitgliederversammlung und nimmt die Daten von Mitgliedern aus, die einer Veröffentlichung widersprochen haben.

§12 Auflösung des Vereins und Vermögensbindung

Die Auflösung des Vereins ist ebenso wie die Gründung eine grundlegende Entscheidung, die vereins- wie gemeinnützigkeitsrechtlich (Vermögensbindung) besondere Anforderungen an das Verfahren stellt.

(1) Für den Beschluss, den Verein aufzulösen, ist eine Dreiviertelmehrheit der in der Mitgliederversammlung anwesenden Mitglieder erforderlich. Der Beschluss kann nur nach rechtzeitiger Ankündigung in der Einladung zur Mitgliederversammlung gefasst werden.

Die Dreiviertelmehrheit für den Auflösungsbeschluss ist nach BGB § 41 vorgesehen, es können aber auch andere Mehrheitsverhältnisse in der Satzung festgeschrieben werden – nach oben bis zur Einstimmigkeit, nach unten bis zur relativen Mehrheit.

(2) Bei Auflösung oder Aufhebung des Vereins oder bei Wegfall steuerbegünstigter Zwecke fällt das Vermögen des Vereins an

a) ….. (Bezeichnung einer konkreten juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer anderen steuerbegünstigten Körperschaft, der/die/das/es unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke zu verwenden hat.

b) an eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine andere steuerbegünstigte Körperschaft, die es für … (Angabe eines bestimmten gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecks nach der Abgabenordnung) zu verwenden hat.

Vereinen (und anderen gemeinnützigen Körperschaften) hat die Finanzverwaltung in ihren Anforderungen an eine gemeinnützigkeitsrechtliche Mustersatzung eine der beiden Alternativen (a, b) als »zwingende« Regelung der gemeinnützigen Vermögensbindung – Weitergabe des Vermögens für gemeinnützige Zwecke – vorgeschrieben.Wird Variante a) gewählt, muss darauf geachtet werden, dass die genannte Körperschaft auch über die Anerkennung der Gemeinnützigkeit in Form eines (aktuellen) Freistellungsbescheids verfügt.