Die Vereinsgründung im Überblick

a) Initiative, Zusammenschluss, Motiv- und Zweckfindung

Am Anfang eines Vereins steht zumeist der Wunsch nach Engagement. Bürgerinnen und Bürger finden sich zusammen, um sich gemeinsam und gemeinschaftlich zu engagieren: im Sport, für Ökologie und Umweltschutz, in der Kultur, im sozialen Bereich oder in anderen gesellschaftlichen Handlungsfeldern. Zu Beginn sind die Gemeinschaftsaktivitäten noch locker organisiert und wenig regelbesetzt, doch schon bald stellt sich für die Aktiven die Frage nach einem institutionellen Rahmen.

Vor allem dann, wenn

  • Motive, Ziele und Zwecke bindend nach innen und nach außen öffentlichkeitswirksam in bestimmten regionalen Räumen verfolgt und realisiert,
  • Unterstützung durch neue Mitglieder und Interessenten mobilisiert und
  • finanzielle Ressourcen über den Kreis der Mitglieder hinaus erschlossen werden sollen.

Wenn dem so ist, dann ist es bereits an dieser Stelle sinnvoll, im Sinne einer Selbstvergewisserung und Stärkung der Bindung von Mitgliedern und Unterstützern, die Motive und die Ziele des gemeinschaftlichen Engagements in eine klare und verständlich formulierte Zweckbindung zu fassen. Darüber hinaus haben sich zu diesem Zeitpunkt meist schon erste Verfahrensregeln der Kommunikation, der Entscheidung und Beschlussfassung innerhalb des Kreises der Aktiven entwickelt, die ebenfalls verschriftlicht werden können. Doch selbst wenn diese institutionellen Grundlagen dokumentiert werden, scheuen viele Zusammenschlüsse die weiteren Schritte zur Eintragung des Vereins und zur vollen Rechtsfähigkeit.

Begründet wird dies unter anderem mit

  • Scheu vor übertriebenem bürokratischen Aufwand und »typisch deutscher Vereinsmeierei«
  • Befürchtungen gegenüber zu starker staatlicher Kontrolle (durch Registergerichte und Finanzbehörden) oder der Anpassung und Umdeutung der eigenen Ziele und Zwecke durch die staatliche Gemeinnützigkeitsdefinition
  • der fehlenden materiellen oder organisatorischen Notwendigkeit zu weiteren institutionellen Ausbaustufen.

Tatsächlich sind die Risiken von Bürokratisierung und institutioneller Verselbstständigung nicht bestreitbar; gleichwohl ist die Diskussion um die formalen Anforderungen der Vereinsgründung geprägt von vielen unbegründeten Vorurteilen und einen Mangel an ausreichender Information. Trotz aller Vorbehalte: viele der schätzungsweise über 400.000 nicht eingetragenen Vereine entschließen sich über kurz oder lang dazu, den »offiziellen« Weg der Eintragung in das Vereinsregister zu gehen und die Anerkennung der Gemeinnützigkeit zu beantragen.

b) Satzung, Geschäfts- und Verfahrensordnungen

Der wichtigste Schritt bei der Gründung eines Vereins ist das Erstellen einer Satzung. Die Satzung ist der Kern der Verfassung bzw. das Grundgesetz eines Vereins. Die Formulierung einer Satzung kann sich an verschiedenen Grundsätzen orientieren. Vgl. die kommentierte Mustersatzung.

Es empfiehlt sich, die Satzung nicht mit Regeldetails zu überfrachten. Für solche Regelungsrahmen eignen sich spezielle Geschäfts- und Verfahrensordnungen, die bei der Satzungsformulierung bedacht, aber teilweise auch erst nach der Gründung und Eintragung ausgearbeitet werden müssen. Eine Satzung sollte, analog eines Grundgesetzes »schlank« gehalten werden und mit und neben den rechtlichen Anforderungen die Grundprinzipien der Vereinsarbeit definieren. Enthält sie zu viele Regelungsdetails (zum Beispiel die Höhe des Mitgliedsbeitrags), muss jede Änderung als Satzungsänderung erfolgen; mit einem entsprechenden Mehrheitsbeschluss der Mitgliederversammlung, mit erneutem Prüfungs- und Eintragungsverfahren bei dem Registergericht und mit entsprechendem Kostenaufwand.

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Beispiele:

  • Beitragsordnung
  • Geschäftsordnung der Mitgliederversammlung
  • Geschäftsordnung des Vorstands
  • Schiedsgerichtsordnung
Symbol: »Weitere Infos« (eine Lupe über 2 Blatt Papier)

Unterstützung bei der Satzungsformulierung leisten auch Anwälte, Steuerberater und Verbände in den einzelnen Bereichen des Sports, der Musik, der Kultur usw. In aller Regel entsteht dabei aber oft ein erheblicher Kostenaufwand.

c) Überprüfung der Satzung auf die vereins- und gemeinnützigkeitsrechtlichen Anforderungen

Es ist in jedem Fall empfehlenswert, vor dem eigentlichen Gründungsakt eines Vereins den ersten Entwurf der Satzung überprüfen zu lassen. Neben den bereits im vorigen Abschnitt genannten Personen und Institutionen kommen dabei auch die jeweils zuständigen Registergerichte und Finanzämter (für Körperschaften) in Betracht.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Grundsätzlich gibt es keinen Anspruch auf eine Vorprüfung der Satzung durch Registergerichte und Finanzämter. Ob eine solche Vorprüfung angeboten wird, ist regional unterschiedlich ausgeprägt und liegt immer im Ermessen der zuständigen Behörden. Bevor jedoch andere kostenaufwändige Alternativen gewählt werden, lohnt sich eine Anfrage aber in jedem Fall. In der Praxis gibt es viele positive Erfahrungen mit äußerst hilfsbereiten Rechtspflegern an Registergerichten und Sachbearbeitern in den Finanzämtern, die im Einzelfall über eine solche Vorprüfung dazu beigetragen haben, alle formalen Fallstricke auszuräumen.

d) Gründungsversammlung

Es muss sichergestellt werden, dass zur Gründungsversammlung die notwendige Zahl von sieben oder mehr Gründungsmitgliedern erreicht ist. Obwohl für die Gründungsversammlung keine förmliche Einladung erforderlich ist, sollte sie bereits nach den Satzungsbestimmungen für Mitgliederversammlungen (Einladungsform und -frist, Versammlungsort, Versammlungsleiter, Protokollführung) vorbereitet werden.

Die Moderation der Gründungsversammlung erfolgt durch den Versammlungsleiter. Im Verlauf der Sitzung muss auf jeden Fall ein Protokollführer für das (beim Amtsgericht vorzulegende) Gründungsprotokoll bestimmt werden. Danach stehen die eigentliche Gründung, der Entwurf der Satzung, etwaige Änderungs- oder Ergänzungsvorschläge zur Diskussion und zur Beschlussfassung an.

Symbol: »Wichtig« (ein Ausrufezeichen in einem blauen Kreis)

Nach sorgfältiger Diskussion wird abschließend über die Satzung als Einheit abgestimmt. Mindestens sieben Gründungsmitglieder müssen die beschlossene Originalsatzung unterschreiben. Die Unterschriften können bei Überarbeitungsbedarf des Satzungsentwurfs auch nachträglich geleistet werden.

In einem nächsten Schritt erfolgt die Wahl des Vorstands. Je nach Satzung besteht dieser beispielsweise aus einem Vorsitzenden, einem vertretungsberechtigten Stellvertreter und einem Kassenwart. Für die Wahl sollte ein Wahlleiter bestimmt werden, der die Wahl durchführt und nach erfolgter Wahl (und der Bestätigung der Annahme der Ämter durch die Gewählten) die Versammlungsleitung an den neu gewählten Vorsitzenden übergibt.

Je nach Satzung ist es notwendig, bereits an dieser Stelle erste Beschlüsse über die Finanzierungsbasis des Vereins (Mitgliedsbeiträge) und eventuell über eine entsprechende Beitragsordnung herbeizuführen. Mit einer abschließenden Entscheidung über die Eintragung in das Vereinsregister und die entsprechende Beauftragung des Vorstands sind die formalen Anforderungen an die Gründungsversammlung erfüllt.

Für die weiteren Schritte müssen folgende Dokumente vorliegen:

  • die Satzung mit mindestens 7 Unterschriften
  • das Protokoll der Gründungsversammlung (einschließlich des Protokolls der Vorstandswahl)
  • eine Anwesenheitsliste der Gründungsmitglieder
  • eine Anschriftenliste der Vorstandsmitglieder
Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Auch die Gründungsversammlung eines Vereins kann grundsätzlich bereits virtuell, d.h. im Online-Verfahren, durchgeführt werden. Dabei müssen ebenso die rechtlichen Anforderungen erfüllt werden sowie die Frage der Identifizierung der Mitglieder und die eindeutige Zuordnung ihres Votums gelöst sein.