1. Eine generelle, gar gesetzlich geregelte Verjährungsfrist für die Aufwandserstattung für (ehrenamtliche) Tätigkeiten als Vorstand oder Mitglied eines Vereins gibt es nicht.
Die ehrenamtliche Arbeit im Verein erfolgt in vielen Fällen (so im Grunde vom Gesetzgeber im Vereins- und gemeinnützigen Steuerrecht auch intendiert) sogar ohne Geltendmachung der persönlichen Auslagen.
Wird der reale Aufwand erstattet, beruht dies auf der Vereinbarung zwischen Verein und Vorstand bzw. Mitglied, die dann in der Regel dann auch bestimmt ab wann es diese Aufwandserstattung (gegen Beleg) gibt. Gegenüber dem Finanzamt ist dann auch darauf zu achten, dass diese Erstattungen zeitnah (normaler Weise im laufenden Geschäftsjahr und nur im Ausnahmefall nachträglich, aber in jedem Fall zwischen den dreijährigen Überprüfungszyklen der Finanzämter) erfolgen. Nachträgliche Zahlungen könnten zu sehr unangenehmen Nachfragen oder gar zur Gefährdung der Gemeinnützigkeit führen.
2. Aufwandsentschädigungen gegen Beleg können immer, d.h. ohne entsprechende Satzungsbestimmung ausgezahlt werden. Der Verein sollte dies aber doch einmal beschlossen haben und zwar dann besser in der Mitgliederversammlung als nur im Vorstand (der sonst leicht in den Ruf geraten könnte, sich durch einen eigenen Beschluss selbst am meisten zu begünstigen).
Pauschale Aufwandsentschädigungen (etwa den Übungsleiterfreibetrag in Höhe von 2400 Euro/Jahr oder den Ehrenamtsfreibetrag in Höhe von 720 Euro) können an für den Verein Tätige (Mitglieder wie Nichtmitglieder) auf der Basis eines MV- oder Vorstandsbeschlusses ausgezahlt werden, wenn die Satzung dem nicht ausdrücklich widerspricht (etwa durch eine Bestimmung "Alle Arbeit im Verein ist ehrenamtlich").
Für reine Vorstandstätigkeit kann der Ehrenamtsfreibetrag nur dann und auch erst ab dem Zeitpunkt gezahlt werden, wenn die Satzung eine Bestimmung im Sinne der folgenden Fomulierung enthält "Für die Vorstandstätigkeit kann eine angmessene Vergütung gezahlt werden". Diese könnte grundsätzlich auch den Betrag von 720 Euro übersteigen, wäre für den Bezieher dann allerdings nicht mehr steuerfrei
