Protokollunterzeichnung bei virtuellen Vorstandssitzungen

Muss das Protokoll einer virtuellen Vorstandssitzung von Teilnehmern, die über ganz Deutschland verteilt wohnen, vom Protokollanten und vom Vorstandsvorsitzenden pers. unterzeichnet werden?

Muss ein Protokoll generell, um gültig zu sein, persönlich unterschrieben werden?

Bei einer realen Vorstandssitzung oder Mitgliederversammlung , ja.

Wir haben es bisher so gehandhabt, dass der Protokollant den Protokollentwurf zur evtl. Hinzufügung, Streichung oder Änderung ins geschlossene Vorstandsforum gestellt hat. Wenn nach 3 Tagen – alle Mitglieder sind täglich im Internet und können es gelesen haben – keine Rückmeldung diesbezgl. Erfolgt ist, haben wir es als endgültiges Protokoll im Protokollforum abgelegt, nur für Vorstandsmitglieder zugängig.

In der Tat muss ein Protokoll von Vorsitzendem und Schriftführer persönlich unterzeichnet werden. Absolut rechtssicher wäre dabei die elektronische Form mit einer zertifizierten elektronische Signatur oder auch die zur digitalen Kommunikation parallel archivierte ausgedruckte und unterschriebene Version.

Eine Frist von 3 Tagen für Änderungs- und Ergänzungsvorschläge zum Protokoll erscheint uns recht knapp. Es müsste dann auch noch geregelt sein, wie über die eventuelle Änderungs und Ergänzungsprozedur dann auch noch entschieden wird.

Hier empfielt es sich in jedem Fall für solche virtuelle Diskussion und Beschlussfassung eine Geschäftsordnung für die Vorstandsarbeit zu entwickeln und  - nicht nur aus Gründen der Transparenz - von der Mitgliederversammlung beschließen zu lassen