Grundsätzlich stellt die Entlastung einen Verzicht auf alle Schadensersatzansprüche der Mitglieder gegenüber dem Vorstand dar und bezieht sich auf alle Aspekte der Geschäftsführung.
Üblicher Weise legt der Vorstand (schriftlich oder mündlich) einen Rechenschaftsbericht bzw. Geschäftsbericht (einschließlich eines Kassenberichts, eventuell durch eine externe Rechnungsprüfung) vor. Ihm folgt eine Aussprache, in der Rederecht und der Redezeit zugeteilt werden müssen. Nach Abschluss der Aussprache folgt die Beschlussfassung über den Rechenschaftsbericht. Danach der Beschluss über die Entlastung. Zunächst wichtig ist, dass dabei nach § 34 BGB  sämtliche Vorstandsmitglieder vom Stimmrecht ausgeschlossen sind. In welcher Form, ob per Handzeichen oder schriftlich abgestimmt wird, hängt von üblichen Satzungs- oder Geschäftsordnungsregeln ab. Bei der Entlastung empfiehlt sich eigentlich die geheime, schriftliche Abstimmung.