Koordination

Freiwillige zu koordinieren, muss gut vorbereitet werden: Einsätze und Schichten besprechen, gegenchecken und mit Pufferzeiten planen. Allen ist klar, mit wem sie zusammenarbeiten, wer wann wohin muss und wie sich unterschiedliche Teams gegenseitig erreichen. Die Freiwilligen sind eingewiesen, kennen ihre Mit-Engagierten und wissen, an wen sie sich bei Fragen und Problemen wenden müssen. Die notwendigen Informationen und alle Ansprechpartner/innen für die Tätigkeit sind den Freiwilligen bekannt.

Koordinieren bedeutet auch, dass die Freiwilligenkoordination allen Freiwilligen nach ihren Fähigkeiten und Vorlieben die beste Engagementmöglichkeit verschafft und weitestgehende Verantwortungsübernahme ermöglicht. Hier wird deutlich, wie notwendig im Vorfeld ein längeres Erstgespräch mit neuen Freiwilligen ist. 

Zur Koordination der Freiwilligen gehört:

• Einsätze planen: Wer sollte am besten wann wo sein? Was ist Plan B?
• Teambildung: Wer kann gut mit wem?
• Kompetenzen: Wer kann was am besten?
• Schichtpläne erstellen: Wer kann wann und wer kommt wann (inkl. Notfalloptionen für Ausfälle)?
• Einsatzlisten führen und aktualisieren: Wer ist wann wo?
• Mailinglisten, Telefonlisten und Adresslisten aktuell halten: Wie erreiche ich…?
• Aktive vor der Aktion informieren: »Schön, dass Du dabei sein wirst. Das musst Du wissen…«
• Infozettel für die Aktion selbst erstellen: Aktive mit allen wichtigen Daten, Terminen, Adressen und (Notfall-)Nummern ausstatten.

Doch Freiwillige wollen nicht nur koordiniert werden, sie brauchen auch Unterstützung und Weiterbildung. Daher muss eine Freiwilligenkoordination:

• verlässliche Ansprechpartner/in sein
• Regelungen zu Material, Auslagenerstattung, Fahrkosten usw. transparent machen
• klären: Welche thematische oder methodische Vertiefung könnte den Freiwilligen helfen, sich besser engagieren zu können?
• Feedback geben: Wie gut ist es gelaufen? Wen darf die Freiwilligenkoordination für neue Einsätze vormerken?

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