Als Organ obliegt dem Vorstand die Leitung des Vereins. In diesem Zusammenhang ergeben sich für ihn zahlreiche Pflichten, welche er zu erfüllen hat.
Es kann nur dringend angeraten werden, dass Vorstände sich spätestens mit der Bestellung mit ihrem Amt und den damit zusammenhängenden Aufgaben befassen. Auch wenn die Satzung keine bestimmte Qualifikation fordert, sollte die Vorstandsmitglieder die für das Amt erforderlichen Kenntnisse besitzen oder sich aneignen.
Sorgfaltspflicht
Neben den noch später zu behandelnden Pflichten, obliegt dem Vorstand eine allgemeine Sorgfaltspflicht. Nach dieser hat der Vorstand seine Aufgaben sorgfältig und ordnungsgemäß auszuüben. Der Maßstab der Sorgfaltspflicht richtet sich nach der Größe und dem Aufgabenbereich des Vereins.
Pflicht zur Buchführung
Nach § 259 BGB ist der Vorstand eines Vereins verpflichtet, ordnungsgemäß Buch zu führen. Diese Pflicht ergibt sich schon aus der Tatsache, dass er verpflichtet ist, stets über die Vermögensverhältnisse Auskunft geben zu können. Dies auch im Hinblick darauf, dass er verpflichtet ist, das Vereinsvermögen zu erhalten und ggf. die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens zu beantragen.
Pflicht zur Erhaltung des Vereinsvermögens und Insolvenzantragspflicht
Der Vorstand hat das Vermögen des Vereins zu erhalten. Dazu gehört neben einem sorgfältigen Umgang mit dem Vermögen des Vereins auch die Kontrolle der Einnahmen (Mitgliedsbeiträge, Fördermittel oder Zuschüsse) und Ausgaben des Vereins.
Bemerkt der Vorstand, dass sich die finanzielle Situation des Vereins durch ausbleibende Einnahmen oder gestiegene Ausgaben verschlechtert, muss der Vorstand hier frühzeitig gegensteuern. Sofern er merkt, dass der Verein nicht (mehr) in der Lage ist, die fälligen Zahlungsverpflichtungen zu erfüllen liegt eine Zahlungsunfähigkeit i. S. d. Insolvenzordnung (InsO) vor. Hierbei handelt es sich um einen Insolvenzeröffnungsgrund [LINK DER VEREIN IN DER INSOLVENZ].
Ein weiterer Insolvenzeröffnungsgrund kann in der Überschuldung gesehen werden. Eine solche liegt vor, wenn das Vermögen des Schuldners die bestehenden Verbindlichkeiten nicht mehr deckt (§ 19 Abs. 2 InsO).
Wenn der Vorstand nunmehr feststellt, dass entweder Zahlungsun- fähigkeit oder eine Überschuldung gegeben ist, besteht nach § 42 Abs. 2 BGB die Verpflichtung die Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu beantragen.
Auch wenn die Mitgliederversammlung den Vorstand anweist, den Antrag auf Eröffnung des Verfahrens nicht zu stellen, so entbindet diese Weisung den Vorstand nicht von seiner Verpflichtung.
Kommt der Vorstand seiner Verpflichtung zur Antragstellung schuldhaft, d. h. vorsätzlich oder fahrlässig nicht nach, so haftet er den Gläubigern und dem Verein für den daraus entstandenen Schaden [LINK HAFTUNG DES VORSTANDES].
Steuerrechtliche Pflichten
Der Verein ist Steuersubjekt und somit steuerrechtlichen Pflichten unterworfen, welche sich aus den Einzelsteuergesetzen ergeben. Nach § 34 Absatz 1 AO haben die gesetzlichen Vertreter diese steuerliche Pflichten zu erfüllen.
Neben der allgemeinen Buchführungspflicht aus § 259 BGB ergeben sich aus den §§ 140 – 148 AO steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten.
Der Vorstand hat für den Verein entsprechende steuerliche Erklärungspflichten (§§ 149-153 AO), welche nicht nur den Vorstand des entsprechenden Geschäftsjahres betreffen, sondern auch den nachfolgenden Vorstand.
Sofern der Verein Steuern zu entrichten hat, trifft den Vorstand die Pflicht, die Steuer zu entrichten (§ 34 Absatz 1 AO).
Wenn der Verein gleichzeitig auch Arbeitgeber [LINK ARBEITSRECHT IM VEREIN] ist, ist er nach § 41a Absatz 1 EStG verpflichtet, die Lohn- und ggf. die Kirchensteuer einzubehalten. Für die Lohnsteuer des Arbeitnehmers, welche der Arbeitgeber einzubehalten hat (§ 38 EStG), ist ein gesondertes Lohnkonto (§ 41 EStG) zu führen.
