Die Formalien hinsichtlich der Mitgliederversammlung müssen in der Satzung geregelt werden. Das BGB sieht im § 58 Nr. 4 vor, dass die Satzung des Vereins eine Regelung enthalten muss, welche »die Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung zu berufen ist« enthält.

Alles Weitere, die Form der Berufung oder die Beurkundung der Beschlüsse kann wiederum in der Satzung individuell bestimmt werden.
Hinsichtlich der Einberufung sollte in der Satzung geregelt werden, durch wen die Mitgliederversammlung einberufen wird und welche Formalien durch ihn zu beachten sind.
Da die Einberufung der Mitgliederversammlung kein Akt der Außenvertretung des Vereins ist, muss nicht zwingend der Vorstand für zuständig erklärt werden. Dies wird aber in der Regel der Fall sein. Dem Vorstand steht es aber auch frei, jemanden mit der Einberufung zu beauftragen.
Ob für die wirksame Einberufung der Mitgliederversammlung stets ein gültiger Vorstandbeschluss erforderlich ist, hängt davon ab, welche Regelungen in der Satzung vorhanden sind.
Sofern in der Satzung ein Vorstandsbeschluss vorgesehen ist und das einberufene Vorstandsmitglied ohne einen solchen internen Vorstandsbeschluss handelt, kann sich daraus möglicherweise eine Schadensersatzpflicht ergeben.

Zu der Mitgliederversammlung sind grundsätzlich alle Mitglieder einzuladen. Dies unabhängig davon, ob die Mitglieder ein Stimmrecht haben oder nicht.
Ob nur Mitglieder auf der Versammlung erscheinen dürfen oder auch Gäste (Nichtmitglieder, Pressevertreter u. a.) entscheidet entweder die Satzung oder eine Versammlungsordnung. Wenn keine Regelung vorhanden ist, kann der Versammlungsleiter (ggf. unter Beteiligung der Mitgliederversammlung) eine Entscheidung herbeiführen.
Form der Einberufung
Hinsichtlich der Form der Einladung ist der Verein grundsätzlich frei; es muss jedoch gewährleistet sein, dass jedes Mitglied von der Anberaumung Kenntnis erlangen kann oder ohne besondere Bemühungen Kenntnis erlangen könnte. So wäre es beispielsweise nicht möglich, die Einladung per Email zu versenden, wenn ein Großteil der Mitglieder nicht über die technischen Voraussetzungen zum Empfang solcher E-Mails verfügt.
Mögliche Formen der Einberufung:
- Mündliche Einladung durch Boten
- Fernmündliche Einladung
- Einfacher Brief
- Eingeschriebener Brief
- Telefax
- Abdruck in der Vereinszeitschrift
- Anzeige in der Lokalzeitung
Nicht möglich ist die Einberufung der Mitglieder durch die folgenden Bekanntmachungen:
- Tagespresse (dies wird als zu unbestimmt angesehen)
- Durch einen Anschlag
- »Ortsübliche Bekanntmachung« (auch dies wird als zu unbestimmt angesehen)
Anzumerken ist, dass eine Einladung durch Inserat in der lokalen Tageszeitung zwar möglich ist, dies jedoch nicht bei außerordentlichen Mitgliederversammlungen. Es kann dem Vereinsmitglied nicht zugemutet werden, die Tagespresse stets unter dem Aspekt zu lesen, dass eine unerwartete Einladung zu einer außerordentlichen Mitgliederversammlung dort abgedruckt ist.