Virtuelle Mitgliederversammlung

Seite 1: Temporäre Gesetzesgrundlagen

Temporäre Gesetzesgrundlagen

Die Einschränkungen der Versammlungsfreiheit im Zeichen der Pandemie seit dem Frühjahr 2020 trafen den Lebensnerv vieler Vereine unmittelbar und vielleicht härter, als die noch nicht übersehbaren finanziellen Folgen der Krise. Der Ausfall routinemäßiger Mitglieder- bzw. Jahreshauptversammlungen traditionell sowohl im Frühjahr, als auch im letzten Quartal des Jahres brachte Vereine ohne entsprechende Satzungsregelungen und ohne Erfahrungen mit virtueller Versammlungs- und Beschlussfassungsorganisation an den Rand der Handlungs- und Geschäftsfähigkeit. Sei es, dass erforderliche Neuwahlen des Vorstands nicht realisierbar waren, sei es, dass gerade zur Bewältigung der Pandemie-Krise erforderliche Entscheidungen nicht, bzw. nicht mit der notwendigen Rechtssicherheit getroffen werden konnten.

Covid-19-Folgen-Gesetze

Unmittelbar im Anschluss an die Grundrechts-Einschränkungen des „Lockdown“ verabschiedeten mit Wirkung ab 27. März 2020 Bundestag und Bundesrat auf der Basis einer (weitsichtigen) Vorlage des Bundesregierung (Bundesjustizministeriums) das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ (Bundesgesetzblatt Nr. 14 v. 27.03.2020, www.bgbl.de). Mit Verordnung des Bundesjustizministeriums vom 20. Oktober 2020 wurde die Geltungsdauer dieses Gesetzes dann bis zum 31.12.2021 verlängert (Bundesgesetzblatt Nr. 48 v. 28.10.2020). Zum Jahresende (22.12.2020) erfolgten ergänzende Gesetzesänderungen durch Bundestag und Bundesrat ("Gesetz zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht", Bundesgesetzblatt Nr. 67 v. 30.12.2020).

Artikel 2 enthält das „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ und § 5 schafft (vorübergehend) rechtliche Ausnahmeregelungen, insbesondere zu virtuellen Mitgliederversammlungen bzw.- Beschlussfassungen für Vereine und Stiftungen, deren Satzungen keine entsprechenden eigenständigen Regelungen enthalten.

  • Die Amtszeit von Vorständen verlängert sich, bis Beschlüsse zu Neuwahl (oder Abberufung) gefasst werden können:
    „(1) Ein Vorstandsmitglied eines Vereins oder einer Stiftung bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt.“
  • Virtuelle Mitgliederversammlungen werden in allen verfügbaren technischen Kommunikationsformen zugelassen, ebenso die schriftliche Stimmabgabe der Mitglieder vor einer (auch virtuellen) Mitgliederversammlung
    „ (2) Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung vorsehen, dass Vereinsmitglieder
    1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen, und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können oder müssen,
    2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abgeben können.“
  • Die Möglichkeit zur Verschiebung der Mitgliederversammlung wird gesetzlich abgesichert
    "(2a) Abweichend von § 36 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist der Vorstand nicht verpflichtet, die in der Satzung vorgesehene ordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, solange die Mitglieder sich nicht an einem Ort versammeln dürfen und die Durchführung der Mitgliederversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation für den Verein oder die Vereinsmitglieder nicht zumutbar ist.“
  • Bei Abstimmungen und Beschlussfassungen in schriftlicher Form müssen alle Mitglieder beteiligt (adressiert) werden und ein Mindestquorum von 50% Stimmabgaben der Mitglieder erreicht werden.
    „(3) Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform ab-gegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.“

Beachtung weiterer Bestimmungen

Zu einer rechtssicheren Organisation virtueller Versammlungen oder Entscheidungsverfahren im Verein auf dieser vorübergehenden gesetzlichen Grundlage müssen aber auch die weiteren spezifischen Regelungen der eigenen Satzung beachtet werden. Das betrifft insbesondere Bestimmungen zu

  • Einberufung der Mitgliederversammlung: Frequenzen und Häufigkeit, Quoren für außerordentliche Mitgliederversammlungen, Einladungsfristen und Einladungsverfahren, Geschäftsordnungen für die Mitgliederversammlung -
  • Beschlussvorlagen: Jahresbericht, Entlastung des Vorstands, Wahl des Vorstands und anderer Vereinsorgane, Wahlordnung, Satzungsänderungen
  • Beschlussquoren: Anwesenheits-/Beteiligungsquoren, Quoren einfache Beschlüsse, Quoren Satzungsänderung oder Auflösung des Vereins, Klärung und Kontrolle der Stimmrechte
  • Protokollierung und Beurkundung der Beschlüsse

Neben den vereinsrechtlichen Voraussetzungen im engeren Sinne hängt die Rechtssicherheit der Entscheidungen virtueller Mitgliederversammlungen schließlich auch von weiteren rechtlichen und technischen Kriterien ab. Allem voran steht die Einhaltung der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) insbesondere in Hinsicht auf Auswahl und Nutzung der technischen Instrumentarien. Mit ihr verbunden ist die weitgefasstere und noch wenig präzisierte Frage der Datensicherheit technischer Plattformen zur virtuellen Kommunikation und Entscheidungsfindung. In diesem Zusammenhang ist schließlich auch die Gewährleistung technischer Barrierefreiheit, d.h. offener Zugang und Teilhabe für alle Mitglieder gefordert.

Seite 2: Rechtsgrundlagen zur dauerhaften Verankerung in der Satzung

Rechtsgrundlagen zur dauerhaften Verankerung in der Satzung

Spätestens mit dem Eintritt in das 21 Jahrhundert entwickelte sich ein Wechselspiel von Veränderungen des Vereinswesens im Rahmen umfassender Wandlungsprozesse und allmählicher Anpassungen der Interpretation des Rechtsrahmens. 

Wandel der Vereinswelt

Praktische Initiativen einzelner Vereine zur virtuellen Gestaltung ihrer Arbeit und ihrer Entscheidungsprozesse, gelegentlich bereits im Gründungsprozess trafen anfänglich noch auf große Skepsis bzw. Ablehnung der zuständigen Rechtsinstanzen (Registergerichte). Vereins- und Verbandsaktivitäten wiesen dabei zusehends einen deutlich ansteigenden Grad an Internationalisierung insbesondere im Zusammenhang des europäischen Integrationsprozesses auf. So erhöhte sich die Beteiligung ausländischer Mitbürger an Vereins-Initiativen in großem Maße. Viel stärker noch nahm die Ausweitung oder gar Verlagerung der Betätigung deutscher Vereine und Verbände und ihre Kooperation mit Mitgliedern und Partnerorganisationen über Grenzen hinweg in andere Länder zu. In vielen bürgergesellschaftlichen Handlungsfeldern wuchs und wächst die Zahl gemeinnütziger Organisationen, die sich institutionell zwar auf dem Boden des deutschen bzw. nationalen Vereinsrechts bewegen, deren Ausrichtung und Wirkungshorizont europäischen oder gar globalen Charakter besitzen. Eine supra- oder transnationale Rechtsgrundlage dafür fehlt bis heute weitgehend. In diesem Feld stieg zusehends der Bedarf nach neuen und schnellen Abstimmungs- und Entscheidungsmethoden auf der Basis moderner Kommunikationstechnologien. Vorreiter waren vor allem Berufsverbände (z.B. Verband Deutscher Kapitäne und Seeoffiziere, Auslandsautoren im deutschen PEN, Verband der europäischen Assistenzärzte, European Society of Clinical Microbiology and Infectious Diseases e.V), technikaffine Initiativen der Commons (Gemeinschaftsressourcen) und Open Source (Wikimedia, Wikivoyage). Verbunden war damit aber auch die wachsende Bedeutung neuer Handlungsfelder, per se globaler Ausrichtung zu Fragen des Umwelt- und Klimaschutzes, der Nachhaltigkeit, der Menschenrechte usw). Immer mehr Organisationen erschließen Handlungsfelder des direkten bürgergesellschaftlichen Engagements mit dem Versuch der unmittelbaren Einflussnahme und Beteiligung in politischen Regelungsfragen von der lokalen Ebene bis hin zur europäischen (Bürgerbeteiligung). In diesen Bereichen sind schnelle Informationsverbreitung und Abstimmung mit den Mitgliedern ebenso gefragt, wie die unvermittelte, akzeptierte und durch den Mitgliederwillen legitimierte Beteiligung an den Regelungsprozessen.
Deutlich erkennbar vollzieht sich im deutschen Vereinssektor auch ein Generationenwandel. Angehörige technikaffiner Generationengruppen drängen in immer stärkerem Maße in die Gestaltungs- und Führungsebenen von Vereinen auch in traditionellen Handlungsfeldern vor. Durch ihre Vertrautheit mit digitaler Technik wachsen Interesse und Motivation für den Auf- und Umbau von Internet-basierten Kommunikationsstrukturen sowohl für die Außenwirkung als auch für die Verbesserung und Beschleunigung der Abstimmung im Innenverhältnis der Organisationen.
Diese Entwicklungen korrespondieren mit dem allgemeinen technischen Wandel durch interaktive Internet-Anwendungen, die Handlungsprozesse, Beziehungsmuster und Kommunikationsformen in Wirtschaft, Gesellschaft und Politik (e-government) nachhaltig verändern. So wachsen die Anforderungen an Vereine und gemeinnützige Organisationen von außen auch durch die Behörden und Institutionen, etwa durch elektronische Beantragungs- und Registrierungsverfahren mit Gerichten, Steuerbehörden oder Sozialversicherungsträgern eingebunden in relativ strikte elektronische Regelungs- und Abstimmungsverfahren. Für viele Strategien der Finanzierung der Vereinsarbeit, vor allem aber der Beantragung öffentlicher Mittel zumal auf europäischer Ebene sind ebenso Online-Verfahren von der Recherche über die Registrierung bis hin zur eigentlichen Antragstellung notwendig. Nicht zuletzt damit entsteht auch ein erheblicher Druck zu Qualifizierung und Professionalisierung.

Wandel des Vereinsrechts

Mit diesen Veränderungen im Vereinswesen selbst, aber auch bei zivilrechtlichen Organisationsformen der Privatwirtschaft, die sich noch dynamischer wandelten, ergab sich eine allmähliche Öffnung des rechtlichen Rahmens für virtuelle Organisations- und Versammlungsformen. Am Anfang standen Interpretationen bzw. wissenschaftliche Kommentare zu den einschlägigen Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches zur Rechtsgültigkeit von Online-Versammlungen. Bahnbrechend war eine entsprechende Erstinterpretation im Jahr 2000 (Ulrich Erdmann, Die Online-Versammlung im Vereins- und GmbH-Recht, MMR 2000, S. 526), die inzwischen den Grundstandard aller aktuellen Kommentare in dieser Frage prägt. Rechtspraxis und Rechtsprechung vor allem der Register-(Amts-)gerichte erwiesen sich in den frühen 2000 Jahren noch sehr skeptisch bis überwiegend ablehnend gegenüber virtueller Mitgliederversammlung und Beschlussfassung. Solche Versammlungsformen und ihre Beschlüsse wurden – wenn erkennbar virtuell gestaltet oder gefasst – nicht anerkannt, ihre Rechtsgültigkeit bestritten und gegebenenfalls die Eintragung in das Vereinsregister versagt. Erste, frühe Versuche einzelner Initiativen, von Beginn an und auf der Grundlage der in den Rechtskommentaren angeregten Satzungsbestimmungen zu Online-Verfahren mit einer virtuellen Gründungsversammlung eine Form des überwiegend online organisierten Vereins zu konstituieren, waren besonders von diesen Barrieren betroffen (Wikivoyage). Erst mit der Beschreitung des Klageweges über die unteren Gerichtsinstanzen hinaus, gelang es einzelnen Vereinen, die Anerkennung durchzusetzen. Im Jahr 2011 schuf das Oberlandesgericht Hamm mit einem Präzedenzurteil eine rechtlich verbindliche Basis für die Zulassung virtueller Versammlungen einschließlich Gründungsversammlungen und die Anerkennung der Entscheidungen und Beschlüsse solcher Versammlungen, insofern ihnen einschlägige Satzungsbestimmungen des jeweiligen Vereins zu Grunde liegen.

Grundlagen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB)

Die vereinsrechtlichen Bestimmungen des BGB (§§ 21 -79) gewähren den angemessenen Gestaltungsspielraum um virtuelle Versammlungen und Beschlussfassungen und weitere Aspekte virtueller Vereinsarbeit, z.B. des Vorstands in der Satzung von Vereinen im Grundsatz zu ermöglichen. § 32 BGB („Mitgliederversammlung, Beschlussfassung“) schreibt zunächst eigentlich die physische Präsenz der Mitglieder in einer Versammlung vor: „(1) Die Angelegenheiten des Vereins werden, soweit sie nicht von dem Vorstand oder einem anderen Vereinsorgan zu besorgen sind, durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Mitglieder geordnet“. Er gewährt für Sonderfälle und mit hohen Hürden auch die Möglichkeit einer schriftlichen Beschlussfassung ohne Versammlung : „(2) Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären.“ Die wesentlichen Gestaltungsmöglichkeiten unter anderem für die Virtualisierung von Vereinsorganisation räumt § 40 BGB („Nachgiebige Vorschriften“) ein, insofern als einzelne Bestimmungen, eben auch die zur Mitgliederversammlung (§ 32 BGB) zur relativ freien Disposition der Satzung eines Vereins gestellt werden. „Die Vorschriften des § 26 Absatz 2 Satz 1 (Vorstand), des § 27 Absatz 1 und 3,(Vorstandsberufung) der §§ 28 (Vorstandsbeschlüsse), 31a Abs. 1 Satz 2 sowie der §§ 32 (s.o), 33 (Satzungsänderungen) und 38 (Mitgliedschaft) finden insoweit keine Anwendung als die Satzung ein anderes bestimmt“ Mit angemessenen Bestimmungen in der Satzung der Vereine eröffnet sich der Freiraum für eine virtuelle Gestaltung der Entscheidungsfindung durch die Mitglieder aber auch auf der Ebene der Vorstandsarbeit. Ob bereits im Gründungsprozess oder in der laufenden Arbeit verfasster Vereine können virtuelle Versammlungen und Verfahren der Beschlussfassung die Vereinsorganisation durch physische Präsenz bei Bedarf und nicht nur in Krisenzeiten ergänzen oder in vielen Fällen und bei großer räumlicher Distanz gar ersetzen. Lediglich bei Verfahren zur Verschmelzung von Vereinen (oder anderer Körperschaften) nach dem Umwandlungsgesetz (UmwG) sind nach gegenwärtigem Stand Beschlüsse in physischen Präsenz-Versammlungen erforderlich.

Angemessene Satzungsformulierungen

Satzungen, gleichsam als konstituierendes Grundgesetz von Vereinen sollten (neben Zwecksetzung usw.) auch die Grundlagen der Organisationsverfassung nur auf der Ebene von Prinzipen und Normen festschreiben. Für eine rechtssichere Verankerung virtueller Versammlungen und Entscheidungsprozesse reichen wenige Ergänzungen oder Veränderungen in den Bestimmungen (Paragraphen) zu Mitgliederversammlung und Vorstand. Konkrete Vorschläge, die sich auch in der kommentierten Mustersatzung wiederfinden sind veränderbar und können spezifischen Erfordernissen angepasst werden

Ergänzung zu "§ 7 Mitgliederversammlung"

Virtuelle MV
„(4) Die Mitgliederversammlung kann als Präsenzversammlung oder als virtuelle Mitgliederversammlung (Online-Verfahren in gesichertem Kommunikationsraum) abgehalten werden. Auch eine Kombination von Präsenzversammlung und virtueller Versammlung ist möglich. Die erforderlichen Zugangsdaten für die Teilnahme an virtuellen Versammlungen werden dem Mitglied spätestens X (z.B. drei) Stunden vor Beginn der Veranstaltung mitgeteilt“
Schriftliche Beschlussfassung
„(5) Beschlüsse können auch schriftlich gefasst werden. Dazu wird die Beschlussvorlage allen Mitgliedern per Post oder per E-Mail (oder auf anderem elektronischen Weg) mit einer Frist von ……. Wochen zur Stimmabgabe vorgelegt. Stimmabgaben, die nicht bis zum Ende der Frist beim Verein eingehen, gelten als Enthaltungen.“ Anders als die gegenwärtig geltenden temporären gesetzlichen Ausnahmeregelungen für Vereine ohne eigene Satzungsrundlagen mit einem 50 % Quorum aller Mitglieder , müssen auch bei schriftlichen Beschlüssen nur die in der Satzung vorgesehenen Beteiligungs- und Mehrheitsverhältnisse (und nicht ein 50 % Quorum aller Mitglieder) erfüllt werden.

Ergänzung zu "§ 8 Der Vorstand"

Virtuelle Vorstandsarbeit
„(6) Beschlüsse des Vorstands können bei Eilbedürftigkeit auch schriftlich (per E-Mail oder online) oder fernmündlich gefasst werden, wenn alle Vorstandsmitglieder ihre Zustimmung zu diesem Verfahren schriftlich oder fernmündlich erklären. Schriftlich oder fernmündlich gefasste Vorstandsbeschlüsse sind ebenso schriftlich niederzulegen und von .... zu unterzeichnen wie solche regulärer Sitzungen“

Rechtliche Anforderungen zur praktischen Umsetzung virtueller Versammlungen

Für die Realisierung von Online-Versammlungs- und Beschlussfassungsverfahren hat die Rechtsprechung in den bereits erwähnten Verfahren eine Reihe weiter Anforderungskriterien festgeschrieben.

  • Beschränkung des Zugangs zum virtuellen Vereinsraum auf Mitglieder
  • Sicherstellung der Beteiligungsmöglichkeit aller Mitglieder (keine technischen Ausschlussbarrieren)
  • Bereitstellung individueller Zugangs-, Benutzer- oder Passwortdaten und (!) Aufklärung über sichere Verwahrung der Zugangsdaten
  • Technisch-Organisatorische Ressourcen der Authentifizierung bzw. Registrierung der Mitglieder und ihrer Stimmrechte
  • Bereitstellung von Abstimmungsmöglichkeiten namentlicher (öffentlicher) ebenso wie anonymer (geheimer) Form
  • Dokumentation/Speicherung der Teilnahme und der Abstimmung
  • Dialog und Interaktionsfähigkeit der verwendeten technischen Systeme
  • Beachtung aller weiteren Satzungsbestimmungen
Seite 3: Technisch-Organisatorische Lösungen zur Realisierung virtueller Mitgliederversammlungen

Technisch-Organisatorische Lösungen zur Realisierung virtueller Mitgliederversammlungen

Nach Ausbruch der Covid-19-Pandemie konnten nur wenige Vereine und andere gemeinnützige Organisationen auf entsprechende Infrastruktur und Erfahrung zurückgreifen, wie etwa o.a. Organisationen mit internationalem oder stark technisch-orientiertem Wirkungsfeld. Während sie zumeist über Intranet-Lösungen verfügten, die in längeren Zeiträumen aufgebaut wurden, musste die Mehrzahl der von Pandemie und Lockdown in Deutschland überraschten Vereine entweder längere Zeiten der Schockstarre hinnehmen oder ganz pragmatisch vorhandene, zumeist kommerzielle Angebote zu Krisenbewältigung und Wiederaufnahme eines Minimums an Kommunikation und Handlungsfähigkeit nutzen. So verbreiteten sich ad hoc Kommunikationsformen überwiegend amerikanischer Provenienz, die im privaten wie im beruflichen Umfeld genutzt wurden. Selbst gerichtliche Überprüfungen der irgendwie mit Zoom, Skype, E-Mail oder WhatsApp organisierten Kommunikations- und Entscheidungsprozesse werden in absehbarer Zeit die rechtliche Problematik mancher technischer Verfahren in den Protokollen kaum wahrnehmen und gegebenenfalls auch die Krise mildernd in Rechnung stellen.

An dieser Stelle lässt sich nur eine Art Orientierung zur Schärfung des Bewusstseins in Hinsicht auf Rechtssicherheit und zum aktuellen Stand technischer Lösungen unter diesem und anderen Gesichtspunkten geben. Die wichtigsten Kriterien sind dabei

  • Eignung nach Größe bzw. Mitgliederzahl eines Vereins
  • Der Grad technischer Komplexität
  • Offenheit und Verfügbarkeit des Zugangs
  • Technischer, organisatorischer, personeller und finanzieller Aufwand
  • Datenschutzkonformität
  • Ein (nur grob schätzbarer) Grad der Datensicherheit.

Für die Gestaltung virtueller Mitgliederversammlungen und Entscheidungsverfahren sind grundsätzlich denkbar

  • Telefonkonferenzen zur Kommunikation und Diskussion und für öffentliche, nicht geheime Abstimmungen
  • Videokonferenzen zur Kommunikation und Diskussion und für öffentliche, nicht geheime Abstimmungen
  • Ergänzende Möglichkeiten per Brief, E-Mail oder Messenger-Dienste bei überwiegend schriftlichen und zeitversetzten, bzw. auch sequentiellen Beschlussverfahren in öffentlicher Abstimmung
  • Für ergänzende geheime Abstimmungen (.z.b. Wahlen usw.) Brief oder spezielle digitale Wahl-Systeme
  • Integrierte Gesamtlösungen (spezifische Intranet- oder auch externe Konferenz-Systeme mit sicheren anonymen Abstimmungsinstrumenten)

Telefonkonferenz zur Kommunikation und Diskussion der Mitglieder und der öffentlichen Abstimmung

  • Eignung: nur für kleine Vereine und eine auf 5 bis 10 begrenzte Mitgliederzahl der MV
  • Komplexität: erscheint allgemein gering insbesondere hinsichtlich der Authentifizierung der Mitglieder und ihrer Stimmrechte. Moderation und Einhaltung von Verfahrensregeln stellen höhere Anforderungen
  • Zugang und Verfügbarkeit: sind weitgehend unbeschränkt
  • Aufwand: ist technisch, organisatorisch und finanziell gering
  • Datenschutz: birgt geringe Risiken, die einer Präsenzversammlung vergleichbar DSGVO-konform sind
  • Datensicherheit: ist über die Endgeräte der teilnehmenden Mitglieder mittelstark bis hoch
  • Technische Plattformen: beschränken sich auf Festnetz-, Mobil-, Voice over IP -Telefonie
  • Einschränkungen: ergeben sich durch die geringe Teilnehmer*innenzahl, es sind nur öffentliche Beschlussfassung möglich und bei geheimen Abstimmungen sind Ergänzungen per Brief, oder Online-Abstimmungs-/Wahl-Systeme erforderlich

Videokonferenz zur Kommunikation und Diskussion der Mitglieder und der öffentlichen Abstimmung

  • Eignung: für weitgehend alle Größenordnungen von Vereinen und Teilnehmer*innenzahlen -Zahlen in MV (50 – 100+ TN, bei Bedarf auch mehrere virtuelle Konferenz- und Gruppenräume)
  • Komplexität: ist relativ hoch v.a. in Bezug auf Moderation, Verfahrensregeln, für die Handhabung durch Teilnehmer*innen eher gering. Hier besteht die stärkste Analogie zu realen Treffen
  • Zugang und Verfügbarkeit: sind angesichts der Verbreitung digitaler Kommunikationsmöglichkeiten grundsätzlich gering eingeschränkt. Beschränkungen durch Mangel an entsprechender Ausstattung können im Einzelfall z.B. generationenspezifisch bestehen aber etwa durch Tandem- oder Kleingruppenlösungen selbst unter Pandemiebedingungen ausgeglichen werden
  • Aufwand: ist unter Gesichtspunkten technischer Handhabbarkeit, organisatorischer (auch personeller) Voraussetzung und Kosten mittel bis hoch
  • Datenschutz: wird nach Auskunft der Anbieter nahezu für alle Plattformen als konform der DSGVO versprochen. Hier besteht aber große Unsicherheit! Nach Meinung vieler Datenschutzexperten, nicht zuletzt mancher Datenschutzbeauftragter der Bundesländer existiert diese DSGVO-Konformität für Anbieter deren Anwendungen auf Serverstandorten außerhalb der EU (v.a. USA) laufen keineswegs. Hintergrund sind unzureichende Datenschutzabkommen und Zugriffsrechte für Dritte, die von EU-Normen abweichen
  • Datensicherheit: erscheint nach dem jetzigen Stand der Debatte für amerikanische Anbieter hinsichtlich der Serverstandorte, nationaler Zugriffsrechte, Standards der Verschlüsselung, der Datenlöschung und der Datenexporte (z.B. auch zu kommerzieller Nutzung) kaum gewährleistet.

Technische Plattformen und Videokonferenzsysteme in der Übersicht

Mit nachfolgender (Kurz-)Übersicht wird kein Anspruch auf eine umfassende oder gar vollständige Listung aller Systeme erhoben. Es handelt sich um eine Auswahl solcher Angebote, für die gesicherte Praxiserfahrungen vorliegen und die zum Ende des Jahres 2020 für den Einsatz im Rahmen virtueller Mitgliederversammlungen denkbar sind.
Wichtig: Für alle vorgestellten Systeme gilt, dass bisher nur öffentliche (nicht-geheime) Beschlussfassungen bzw. Abstimmungen rechtssicher möglich sind. Somit sind Ergänzungen für geheime Abstimmungen erforderlich (Brief, E-Mail, Online-Abstimmungs-/Wahl-Systeme). Manche Angebote wie beispielsweise Zoom beinhalten anonyme Abstimmungstools, die aber zum Stand der gegenwärtigen Diskussion weder den vereins-, noch den datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht werden

System

Beschreibung

alfaview

Anbieter mit Sitz in Deutschland, DSGVO-Konfomität und hohe Datensicherheit (Serverstandort, Verschlüsselung, Datenlöschung, keine Datenexporte). Es gibt ein kostenloses und ein kostenpflichtiges Angebot, kompatibel mit gängiger mobiler und stationärer EDV- und Kommunikationstechnik (https://alfaview.com/de/)

edudip

Anbieter (ursprünglich für Webinare) mit Sitz in Deutschland, DSGVO-Konfomität und hohe Datensicherheit (Serverstandort, Verschlüsselung, Datenlöschung, keine Datenexporte). Kostenpflichtiges Angebot für max 25 Teilnehmende, kompatibel mit gängiger mobiler und stationärer EDV- und Kommunikationstechnik (https://www.edudip.com/de)).

Zoom

US-amerikanischer Dienst mit Zusicherung der DSGVO-Konformität, aber umstrittener Datensicherheit (Serverstandorte, Verschlüsselung, Datenlöschung, Datenexporte). Es gibt ein kostenloses und ein kostenpflichtiges Angebot, kompatibel mit gängiger mobiler und stationärer EDV- und Kommunikationstechnik (https://zoom.us/de-de/meetings.html)

Skype (Microsoft)

US-amerikanischer Dienst mit Zusicherung der DSGVO-Konformität, aber umstrittener Datensicherheit (Serverstandorte, Verschlüsselung, Datenlöschung, Datenexporte). Kostenfreie Version bis 50 Teilnehmer/innen ohne Zeitlimits, kompatibel mit gängiger mobiler und stationärer EDV- und Kommunikationstechnik (https://www.skype.com/de/)

Microsoft Teams

US-amerikanischer Dienst mit Zusicherung der DSGVO-Konformität, aber umstrittener Datensicherheit (Serverstandorte, Verschlüsselung, Datenlöschung, Datenexporte). Kostenfreie Version bis 300 Teilnehmer/innen bis zu einer Stunde, kompatibel mit gängiger mobiler und stationärer EDV- und Kommunikationstechnik (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options?market=de)).

Wire

Europäischer Dienst mit hoher Datensicherheit (Serverstandorte, Verschlüsselung, Datenlöschung, keine Datenexporte) und zusätzlichen Teamwork- und Authentifizierungstools, kostenpflichtig (https://wire.com/de/)

BigBlueButton

Frei zugängliche Open Source-Software für Web-Konferenzen. Hohe Standards von Datenschutz, Datensicherheit und eindeutiger Authentifizierung. Ist nur bei Installation auf eigenem Server oder über spezielle kostenpflichtige deutsche Dienste nutzbar (https://bigbluebutton.org)

Jitsi Meet

ähnliche Funktionalität und begrenzte Nutzbarkeit wie BigBlueButton (https://jitsi.org)

Ergänzende Möglichkeiten bei zeitversetzten (öffentlichen) Abstimmungen und Beschlussfassungen: Brief / E-Mail / Messenger

  • Im Einzelfall kann vor oder innerhalb der Zeitfristen der realen wie virtuellen MV oder nur schriftlich auf der Grundlage versendeter Beschlussvorlagen die Zulassung der Stimmabgabe auf schriftlichem oder elektronischem Wege sinnvoll sein.
  • Ein rechtssicherer Weg ist immer noch ein schriftliches Votum z. B. per Brief auf dem Postweg (nach Möglichkeit mit standardisiertem Rückantwortformular zu den Beschlussvorlagen).
  • In ähnlicher Weise kann E-Mail-Kommunikation genutzt werden. Hierbei ist Voraussetzung, dass Mitglieder einem solchen Verfahren zustimmen (z.B. bei Eintritt oder auch nachträglich) und die ausschließlich persönliche Nutzung und Verfügbarkeit der E-Mail-Adresse (z.B. über den Aufnahme-Antrag oder auch nachträglich) bestätigen.
  • Für Datenschutz und Datensicherheit in der E-Mail-Kommunikation sind im Regelfall die Mitglieder verantwortlich. Ausnahmen könnten Vereinsdomains mit entsprechenden Mailservern und Postfächern für die Mitglieder sein; ebenso die Nutzung sicherer E-Mail-Provider (z.B. Posteo), die teilweise wie De-Mail auch die rechtssichere Kommunikation mit Behörden anbieten.
  • Weitere Instrumente solcher versetzter oder sequentieller Abstimmungsverfahren können Messengersysteme darstellen, die auch dauerhaft Möglichkeiten begleitender Kommunikation (für den Verein als Gruppe) bieten. Signal und Telegram gelten als sicherste in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit. Bei WhatsApp werden aus Expertensicht in diesem Punkt große Vorbehalte geltend gemacht.

Ergänzende Möglichkeiten zu geheimen Abstimmungen und Beschlussfassungen: Brief und Online-Abstimmungs-/Wahl-Systeme

Im Regelfall der Abstimmungs- und Entscheidungspraxis der MV von Vereinen überwiegt die öffentliche, nicht anonyme bzw. nicht geheime Stimmabgabe. Sie kann auch bei Telefon- oder Videokonferenzen in Analogie zur realen MV umgesetzt werden. In Fällen, in denen Mitglieder oder auch die Satzung (wie mindestens bei Wahlen oder anderen Entscheidungen über Ämter und Personen z.B. zu Recht) geheime Abstimmungen fordern, sind ergänzende technisch-organisatorische Verfahren erforderlich. Sie lassen sich analog zu den o.a. temporären Rechtsgrundlagen auch zu außerordentlichen schriftlichen Entscheidungen des Vereins oder zu sequentiellen, d.h. zeitversetzten Beschlussverfahren zur eigentlichen MV (per Telefon- oder Videokonferenz) nutzen.

  • (Post-)Brief: Eine sehr rechtssichere, je nach Mitgliederzahl eventuell kostenaufwendige Möglichkeit ist die geheime Brief-Wahl-Abstimmungs-Entscheidung mit neutralem Rückantwortkuvert und anonymem Wahl-Abstimmungsformular, die im Vorlauf zu MV und innerhalb der satzungsgemäßen Fristen erfolgen muss.
  • Online-Abstimmungs-/Wahl-Systeme: In Ergänzung synchroner, virtueller MV (z.B. per Videokonferenz) bietet sich die Nutzung von rechtssicheren Instrumenten der Online- Abstimmung oder -Wahl an. Als sicher bewertete Beispiele seien POLYAS (https://www.polyas.de), und AuthVote (https://voxr.org/de/authvote/) genannt, die Rechtssicherheit, Geheimniswahrung und korrekte, transparente Ergebnissicherung versprechen. 

Integrierte Gesamtlösungen

Inzwischen werden auch komplexe und dennoch sehr gut handhabbare Systeme angeboten, mit denen synchrone Mitgliederversammlungen (inkl. Wahlen und Abstimmungen) rechtssicher durchgeführt werden können.

  • Ein Beispiel ist die Anwendung VOXR Smart Conferencing. Das System enthält alle Module, die für eine virtuelle, synchrone Mitgliederversammlung (in starker Anlehnung zu realer MV oder Jahreshauptversammlungen) einschließlich Wahl- oder Abstimmungsmöglichkeiten erforderlich sind. Rechtsschutz-, Datenschutz- und Datensicherheitsstandards sind hoch, ebenso der anfallende Kostenaufwand (https://voxr.org/de/)

Pragmatische Wege und Mischformen zur virtuellen Ergänzung der Vereinsorganisation

Vereine unterscheiden sich stark im Hinblick auf ihre Größe, Mitgliederzahl, Zweckausrichtung und Ressourcen. Nicht alle hier dargestellten Tools und Angebote sind für alle Vereine geeignet; zudem verändern sich die Angebote und Anbieter fortwährend. Es bietet sich an, mit der Kombination einfacher Lösungen zu beginnen und pragmatische Wege zu beschreiten. Das kann etwa die zeitversetzte Kommunikation per E-Mail oder per Messengerdienst sein. Das kann punktuell auch eine synchrone Videokonferenz sein, die – wenn nötig – durch einfache Abstimmungs- oder Wahlverfahren (per Brief oder Online-Systeme) ergänzt wird. Erinnert sei an die wichtigsten Kriterien: Rechtssicherheit, Zugang und Transparenz für Mitglieder, Datenschutz und Datensicherheit.

Seite 4: Die Verankerung der virtuellen Mitgliederversammlung in der Organisation

Die Verankerung der virtuellen Mitgliederversammlung in der Organisation

Die Gestaltung virtueller Versammlungen, wie der Virtualisierung des Vereinslebens ist ein (noch neuer) beständiger Lernprozess, der über die Satzung hinaus entwickelt, d.h. von Beginn dokumentiert und mit den Erfahrungen fortgeschrieben werden sollte. Die Virtualisierung der Vereinsarbeit erfordert Anpassung auf der Ebene von Regeln und Verfahren (Ordnungen) und die praktische Organisation virtueller Versammlungen und Beschlussfassungen erfordert darüber hinaus eine gute und aufwändige Vorbereitung und einen vergleichsweise hohen Personalaufwand. Auf die wichtigsten Punkte sei hier zum Abschluss stichwortartig hingewiesen.

Regeln und Verfahren

   

Zustimmung der Mitglieder zu digitaler Kommunikation und der Nutzung entsprechender Instrumente

Mit Aufnahmeanträgen oder nachträglicher schriftlicher Zustimmung

Geschäftsordnung/ Wahlordnung in (Anlehnung an die Satzung)

Einberufung der MV

Anlass, Ankündigungsfristen, Tagesordnung, Anträge und Antragsfristen

Teilnahme

Öffentlichkeit, Mitglieder ohne Stimmberechtigung (neben stimmberechtigten Mitgliedern

Leitung (Vorstand?)

spez. Ergänzung Moderation, Anwesenheit, Stimmberechtigung (Delegation)

Eröffnungsfeststellung

Ordnungsgemäße Einberufung, Beschlussfähigkeit

Änderung der Tagesordnung

Auf Antrag und Beschluss der MV

Eröffnung Aussprache/Diskussion

Beratungspunkte Tagesordnung

Organisation/Moderation der Redebeiträge

Insbesondere bei Abstimmungen; Redezeitbegrenzungen, Sanktionen bei Überschreitungen, Störungen, Kenntnisnahme schriftlicher Voten und Begründungen Abstimmungen Einzeln

Abstimmungen

Einzeln in Reihenfolge nach Tagesordnung, Ergänzungsanträge (Formulierungen), Abstimmungsfragen müssen mit einfacher Zustimmung (Ja) oder Ablehnung (Nein) beantwortet werden können

Abstimmungsarten

- öffentlich: Handzeichen, mündliches Votum (namentlich?)

- schriftlich (geheim): Stimmzettel (Briefwahlverfahren, anonyme elektronische Wahlsysteme)

Feststellung der Mehrheitsverhältnisse

(Satzungsbestimmung einfache Mehrheit?)

Ja/ Nein Stimmen (Stimmrechtsübertragungen), Enthaltungen, ungültige Stimmen Feststellung des Ergebnisses (Überprüfung), Bekanntgabe, Protokollierung

Wahlen

Nur nach Ankündigung und Aufnahme in Tagesordnung, Bildung eines Wahl-Ausschusses (vor der MV?), Vorbereitung Briefwahl oder digitale Abstimmung, einfache Mehrheit, Stichwahl bei mehreren Kandidaten, Blockwahl ?, Annahme der Wahl, Bestätigung Wahlergebnis (Protokoll)

Protokoll

Datum, Zeit, Form (Ort) der MV,

Leitung, Protokollführer,

Ergebnisse (Verlauf?)

Praktische Vorbereitung

Sicherstellung der Rechtsgrundlagen und Vermeidung von Formfehlern

Einladung, Zugang Mitglieder, Satzungs-/ Ordnungskonformität

Ablaufplanung

Trennung Diskussions- und Abstimmungs-/ Wahlphasen (sequentiell)

Technische Infrastruktur

Bereitstellung und Handhabung durch die MV-Leitung

Umfassende Vorinformation der Mitglieder

Tagesordnung; Beschlussvorlagen, Vorstellung Kandidat*innen für zu besetzende Ämter, Zugangsdaten, technische Anleitungen (individuelle Technikanforderungen ,Besonderheiten des Einlasses in den virtuellen Raum), Prüfung der Stimmberechtigung (Stimmrechtsübertragung), Diskussionsregeln (z.B. Redezeitbegrenzungen

Personal

Moderation (Agenda/Tagesordnung, Diskussion/ Integration Wort-/Chat-Beiträge, Handzeichen, Redezeit, Disziplin), Technische Unterstützung (Zugang, Audio, Video), Stimmrechtsüberprüfung, Abstimmung, Wahl, Protokoll

Zeitplanung

Erfahrungswerte deuten auf eine Verdoppelung der Zeit im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen (Ablaufplanung!?)

Formale Risiken/ Besonderheiten

Stimmrechtsüberprüfungen mit zeitlichem Vorlauf (Wartezeiten)Abstimmungen/Wahlen Sicherheit der Systeme, Ergebnisse Erfahrungsberichte

Erfahrungsberichte zur virtuellen Mitgliederversammlung

Abschließend sei auf zwei Erfahrungsberichte verwiesen, die online nachgelesen werden können. Die beiden Organisationen haben mit unterschiedlichen Ansätzen und Ressourcen den Einstieg in die digitale und virtuelle Vereinsorganisation gefunden