Einberufung der Mitgliederversammlung

Die Formalien hinsichtlich der Mitgliederversammlung müssen in der Satzung geregelt werden. Das BGB sieht im § 58 Nr. 4 vor, dass die Satzung des Vereins eine Regelung enthalten muss, welche »die Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung zu berufen ist« enthält.

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Alles Weitere, die Form der Berufung oder die Beurkundung der Beschlüsse kann wiederum in der Satzung individuell bestimmt werden.

Hinsichtlich der Einberufung sollte in der Satzung geregelt werden, durch wen die Mitgliederversammlung einberufen wird und welche Formalien durch ihn zu beachten sind.

Da die Einberufung der Mitgliederversammlung kein Akt der Außenvertretung des Vereins ist, muss nicht zwingend der Vorstand für zuständig erklärt werden. Dies wird aber in der Regel der Fall sein. Dem Vorstand steht es aber auch frei, jemanden mit der Einberufung zu beauftragen.
Ob für die wirksame Einberufung der Mitgliederversammlung stets ein gültiger Vorstandbeschluss erforderlich ist, hängt davon ab, welche Regelungen in der Satzung vorhanden sind.
Sofern in der Satzung ein Vorstandsbeschluss vorgesehen ist und das einberufene Vorstandsmitglied ohne einen solchen internen Vorstandsbeschluss handelt, kann sich daraus möglicherweise eine Schadensersatzpflicht ergeben.

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Zu der Mitgliederversammlung sind grundsätzlich alle Mitglieder einzuladen. Dies unabhängig davon, ob die Mitglieder ein Stimmrecht haben oder nicht.

Ob nur Mitglieder auf der Versammlung erscheinen dürfen oder auch Gäste (Nichtmitglieder, Pressevertreter u. a.) entscheidet entweder die Satzung oder eine Versammlungsordnung. Wenn keine Regelung vorhanden ist, kann der Versammlungsleiter (ggf. unter Beteiligung der Mitgliederversammlung) eine Entscheidung herbeiführen.

Form der Einberufung

Hinsichtlich der Form der Einladung ist der Verein grundsätzlich frei; es muss jedoch gewährleistet sein, dass jedes Mitglied von der Anberaumung Kenntnis erlangen kann oder ohne besondere Bemühungen Kenntnis erlangen könnte. So wäre es beispielsweise nicht möglich, die Einladung per Email zu versenden, wenn ein Großteil der Mitglieder nicht über die technischen Voraussetzungen zum Empfang solcher E-Mails verfügt.

Mögliche Formen der Einberufung:

  • Mündliche Einladung durch Boten
  • Fernmündliche Einladung
  • Einfacher Brief
  • Eingeschriebener Brief
  • Telefax
  • Abdruck in der Vereinszeitschrift
  • Anzeige in der Lokalzeitung


Nicht möglich ist die Einberufung der Mitglieder durch die folgenden Bekanntmachungen:

  • Tagespresse (dies wird als zu unbestimmt angesehen)
  • Durch einen Anschlag
  • »Ortsübliche Bekanntmachung« (auch dies wird als zu unbestimmt angesehen)

Anzumerken ist, dass eine Einladung durch Inserat in der lokalen Tageszeitung zwar möglich ist, dies jedoch nicht bei außerordentlichen Mitgliederversammlungen. Es kann dem Vereinsmitglied nicht zugemutet werden, die Tagespresse stets unter dem Aspekt  zu lesen, dass eine unerwartete Einladung zu einer außerordentlichen Mitgliederversammlung dort abgedruckt ist.

Einberufungsfrist

Die Einladung muss fristgemäß erfolgen. Eine bestimmte Ladungsfrist ist im BGB nicht vorgesehen. Auch muss die Satzung hier keine Regelung enthalten, jedoch ist es dringend zu empfehlen, eine entsprechende Ladungsfrist vorzusehen.

Da die Ladungsfrist eine ausreichende Vorbereitungszeit hinsichtlich der Beratungs- und Beschlussgegenstände gewährleisten soll, sollte die Ladungsfrist nicht zu kurz bemessen werden. Darüber hinaus sollte den Mitgliedern die Möglichkeit gegeben werden, den Zeitpunkt der Versammlung frühzeitig für sich einzuplanen.

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Sofern schriftlich eingeladen wird, beginnt die Frist nicht mit der Aufgabe zur Post, sondern erst mit dem Zugang des Schreibens, sofern sich aus der Satzung nichts anderes ergibt. Aus diesem Grunde sollten entsprechende Postlaufzeiten  berücksichtigt werden.
Beachten Sie, dass im Streitfall der Verein den rechtzeitigen Zugang der Einladung zu beweisen hat.

Sofern die Satzung keinen besonderen Zeitpunkt (»im ersten Halbjahr«, »am 2. Samstag im November«, o. ä.) für die Durchführung der Mitgliederversammlung vorsieht, liegt es im Ermessen des Vorstandes oder desjenigen, der für die Einberufung zuständig ist, den Termin festzulegen. Hier ist jedoch zu beachten, dass durch die Terminierung der Mitgliederversammlung keine besonderen Erschwernisse für die Mitglieder bestehen, wie beispielsweise durch die zeitgleiche Durchführung einer weiteren Veranstaltung, an der erfahrungsgemäß viele Mitglieder teilnehmen (Zuchtschau, Wettkampf o. ä.).

Ort der Mitgliederversammlung

Grundsätzlich soll die Regelung des Ortes der Mitgliederversammlung in der Satzung des Vereins getroffen werden. Sofern die Satzung zu dem Ort der Mitgliederversammlung nichts sagt, ist es grundsätzlich Angelegenheit der Mitgliederversammlung, den Ort festzulegen. Sofern ein solcher Beschluss nicht gefasst worden ist, so liegt es wiederum in der Zuständigkeit des Vorstandes, den jeweiligen Versammlungsort festzulegen.
Hier ist der Vorstand jedoch in mehrfacher Hinsicht gebunden. Zum einen kann sich der Ort aus der Vereinsübung (»Vereinsobservanz«) [LINK RECHTSQUELLEN] ergeben. Wenn die Mitgliederversammlung immer in einem bestimmten regionalen Umfeld stattfindet, muss sie dort auch weiter stattfinden.
Zum anderen darf die Wahl des Ortes nicht dazu führen, dass einem Teil der Mitglieder die Teilnahme erschwert wird. Teilweise wird die Auffassung vertreten, dass die Mitgliederversammlung grundsätzlich am Sitz des Vereins durchzuführen ist. Hiervon darf nur abgewichen werden, wenn triftige Gründe bestehen.
Auch bei den räumlichen Gegebenheiten sollte darauf geachtet werden, dass jedes Mitglied an der Mitgliederversammlung ungestört teilnehmen kann.