Die Verankerung der virtuellen Mitgliederversammlung in der Organisation
Die Verankerung der virtuellen Mitgliederversammlung in der Organisation
Die Gestaltung virtueller Versammlungen, wie der Virtualisierung des Vereinslebens ist ein (noch neuer) beständiger Lernprozess, der über die Satzung hinaus entwickelt, d.h. von Beginn dokumentiert und mit den Erfahrungen fortgeschrieben werden sollte. Die Virtualisierung der Vereinsarbeit erfordert Anpassung auf der Ebene von Regeln und Verfahren (Ordnungen) und die praktische Organisation virtueller Versammlungen und Beschlussfassungen erfordert darüber hinaus eine gute und aufwändige Vorbereitung und einen vergleichsweise hohen Personalaufwand. Auf die wichtigsten Punkte sei hier zum Abschluss stichwortartig hingewiesen.
Regeln und Verfahren
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Zustimmung der Mitglieder zu digitaler Kommunikation und der Nutzung entsprechender Instrumente |
Mit Aufnahmeanträgen oder nachträglicher schriftlicher Zustimmung |
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Geschäftsordnung/ Wahlordnung in (Anlehnung an die Satzung) |
Einberufung der MV Anlass, Ankündigungsfristen, Tagesordnung, Anträge und Antragsfristen Teilnahme Öffentlichkeit, Mitglieder ohne Stimmberechtigung (neben stimmberechtigten Mitgliedern Leitung (Vorstand?) spez. Ergänzung Moderation, Anwesenheit, Stimmberechtigung (Delegation) Eröffnungsfeststellung Ordnungsgemäße Einberufung, Beschlussfähigkeit Änderung der Tagesordnung Auf Antrag und Beschluss der MV Eröffnung Aussprache/Diskussion Beratungspunkte Tagesordnung Organisation/Moderation der Redebeiträge Insbesondere bei Abstimmungen; Redezeitbegrenzungen, Sanktionen bei Überschreitungen, Störungen, Kenntnisnahme schriftlicher Voten und Begründungen Abstimmungen Einzeln |
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Abstimmungen |
Einzeln in Reihenfolge nach Tagesordnung, Ergänzungsanträge (Formulierungen), Abstimmungsfragen müssen mit einfacher Zustimmung (Ja) oder Ablehnung (Nein) beantwortet werden können Abstimmungsarten - öffentlich: Handzeichen, mündliches Votum (namentlich?) - schriftlich (geheim): Stimmzettel (Briefwahlverfahren, anonyme elektronische Wahlsysteme) Feststellung der Mehrheitsverhältnisse (Satzungsbestimmung einfache Mehrheit?) Ja/ Nein Stimmen (Stimmrechtsübertragungen), Enthaltungen, ungültige Stimmen Feststellung des Ergebnisses (Überprüfung), Bekanntgabe, Protokollierung Wahlen Nur nach Ankündigung und Aufnahme in Tagesordnung, Bildung eines Wahl-Ausschusses (vor der MV?), Vorbereitung Briefwahl oder digitale Abstimmung, einfache Mehrheit, Stichwahl bei mehreren Kandidaten, Blockwahl ?, Annahme der Wahl, Bestätigung Wahlergebnis (Protokoll) Protokoll Datum, Zeit, Form (Ort) der MV, Leitung, Protokollführer, Ergebnisse (Verlauf?) |
Praktische Vorbereitung
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Sicherstellung der Rechtsgrundlagen und Vermeidung von Formfehlern |
Einladung, Zugang Mitglieder, Satzungs-/ Ordnungskonformität |
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Ablaufplanung |
Trennung Diskussions- und Abstimmungs-/ Wahlphasen (sequentiell) |
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Technische Infrastruktur |
Bereitstellung und Handhabung durch die MV-Leitung |
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Umfassende Vorinformation der Mitglieder |
Tagesordnung; Beschlussvorlagen, Vorstellung Kandidat*innen für zu besetzende Ämter, Zugangsdaten, technische Anleitungen (individuelle Technikanforderungen ,Besonderheiten des Einlasses in den virtuellen Raum), Prüfung der Stimmberechtigung (Stimmrechtsübertragung), Diskussionsregeln (z.B. Redezeitbegrenzungen |
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Personal |
Moderation (Agenda/Tagesordnung, Diskussion/ Integration Wort-/Chat-Beiträge, Handzeichen, Redezeit, Disziplin), Technische Unterstützung (Zugang, Audio, Video), Stimmrechtsüberprüfung, Abstimmung, Wahl, Protokoll |
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Zeitplanung |
Erfahrungswerte deuten auf eine Verdoppelung der Zeit im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen (Ablaufplanung!?) |
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Formale Risiken/ Besonderheiten |
Stimmrechtsüberprüfungen mit zeitlichem Vorlauf (Wartezeiten)Abstimmungen/Wahlen Sicherheit der Systeme, Ergebnisse Erfahrungsberichte |
Erfahrungsberichte zur virtuellen Mitgliederversammlung
Abschließend sei auf zwei Erfahrungsberichte verwiesen, die online nachgelesen werden können. Die beiden Organisationen haben mit unterschiedlichen Ansätzen und Ressourcen den Einstieg in die digitale und virtuelle Vereinsorganisation gefunden
