Veranstaltungsort

Ein Vorlauf von einem halben Jahr ist das Mindeste für die Suche nach einem Veranstaltungsort und Räumlichkeiten. Wenn sie kommunale Räume (z.B. den Sitzungssaal des Rathauses, einen Theatersaal) oder Kongresshäuser benötigen, sind ein Jahr und mehr üblich. Ein Anhaltspunkt für die Festlegung des Tagungsortes können Empfehlungen von Institutionen sein, die in der Bildungsarbeit engagiert sind. Es lohnt sich, ein bisschen herumzuhören.

Der Ort und die Lage des Tagungshauses hängen von der Art der Veranstaltung ab. Klausurtagungen und Mitarbeiterbesprechungen sind in der Regel in einem abgeschiedenen Tagungshaus gut aufgehoben. Für größere Veranstaltungen, die auch eine gewisse Öffentlichkeitswirkung entfalten sollen, empfiehlt sich eher eine größere Stadt mit einem entsprechenden Angebot für ein Rahmenprogramm.

Je nach Inhalt und Zielsetzung der Veranstaltung kann es sinnvoll sein, Besichtigungen mit inhaltlichen Bezügen in den Programmablauf zu integrieren. Geht es thematisch beispielsweise um Archive und Dokumentationszentren, überlegen Sie, ob Sie nicht mit einem Archiv kooperieren können, um eine Besichtigung und Präsentation in den Tagungsablauf einzubauen.

Der Tagungsort sollte mühelos und mit möglichst geringem Zeitaufwand zu erreichen sein (Bahn, Auto, Flugzeug).

Der Tagungsort selbst sollte über eine hinreichende Verkehrsinfrastruktur verfügen. Es ist sehr aufwändig, wenn ein eigener Hol- und Bringdienst auf die Beine gestellt werden muss. Manchmal bieten auch die Tagungshäuser einen solchen Abholdienst vom Bahnhof an.

Wollen Sie eine möglichst breite Öffentlichkeitswirkung erzielen, sollten Sie die lokale und regionale Medienlandschaft berücksichtigen.

Im Tagungshaus oder am Veranstaltungsort müssen zur anvisierten Tagungszeit genügend Unterbringungsmöglichkeiten vorhanden sein.Unter Umständen ist es sinnvoll, sich von der Art der Unterbringung selbst ein Bild zu machen.

Prüfen Sie auch, ob es für Begleitpersonen während des offiziellen Programms Möglichkeiten für kulturelle Aktivitäten gibt.

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