Verhandlungen mit dem Tagungshaus
Haben Sie sich nach einem Ortstermin für ein Angebot entschieden, vereinbaren Sie mit dem Tagungshaus:
in welchen Räumen welche Veranstaltungen stattfinden
die genauen Zeitabläufe an jedem Veranstaltungstag
zu welchen Zeiten die Pausen sind, wann gegessen wird
die Zahl der Teilnehmer/innen
wann und wie Getränke eingenommen werden sollen
welche Getränke und kleine Imbiss· Unterbrechungen vorgesehen sind
welche technische Hilfsmittel in welchen Räumen vorhanden sein müssen
welche Form der Sitzanordnung in welchem Seminarraum vorgesehen ist.
Lassen Sie sich eine(n) Ansprechpartner/in innerhalb des Tagungshauses nennen, an den/die Sie sich wenden können. Sie sollten sich genau aufschlüsseln lassen, was in der Verpflegungspauschale enthalten ist und was extra bezahlt werden muss (Nachmittagskaffee, Pausengetränke, Snacks etc.).
Schriftliche Bestätigung
Die schriftliche Bestätigung des Tagungshauses sollte folgende Punkte enthalten:
- Terminbestätigung
- Anzahl der reservierten Zimmer (Einzel-, Doppelzimmer, Vollpension, Halbpension)
- Anzahl der reservierten Seminarräume
- Vereinbarungen über technische Hilfsmittel, die zur Verfügung gestellt werden, über vereinbarte Kostenpauschalen (es ist inzwischen weit gehend üblich, eine Tagespauschale pro Teilnehmer/in zu vereinbaren, in der die Kosten für technische Hilfsmittel, die Raummiete, Unterkunft, Verpflegung, evtl. Pausengetränke enthalten sind) und Vorgaben für die Verpflegung.
- Vereinbarungen über sonstige Leistungen, eventuelle Abendveranstaltungen mit künstlerischen Darbietungen etc.
- Optionsrecht auf weitere Arbeitsräume
- Vereinbarungen darüber wie abgerechnet wird (mit den Teilnehmer/innen, mit dem Veranstalter)
Lassen Sie sich das mündlich Vereinbarte schriftlich geben bzw. formulieren Sie es selbst und lassen es sich vom Tagungshaus bestätigen. Das erspart Ärger und vor allen Dingen Kosten. Denn es kann teuer und zeitaufwändig werden, wenn Sie mühsam nachverhandeln müssen.
Es hilft, Pannen zu vermeiden, wenn Sie Kontakt mit dem Tagungshaus halten. Beispielsweise sollten Sie die Teilnahmeliste weitergeben, sobald diese feststeht und die Buchung nicht direkt über das Tagungshaus oder Hotel läuft. Informieren Sie das Tagungshaus, an welchen Tagen welche Teilnehmer/innen an- und abreisen.
Wenn Sie während der Tagung täglich mit den Verantwortlichen des Tagungshauses sprechen, können Sie auftretende Ungereimtheiten sofort ansprechen und Mängel abstellen. Es erspart u.U. einigen Ärger, wenn die Verantwortlichkeiten genau festgelegt sind. Sie sollten eine/n verantwortliche/n Mitarbeiter/in benennen, der/die als verantwortliche(r) Koordinator/in für Wünsche, Bitten und Beschwerden zur Verfügung steht. Lassen Sie sich umgekehrt auch vom Tagungs-Haus verantwortliche Ansprechpartner/innen nennen, auf die Sie zukommen können.
Diese Online-Praxishilfe basiert auf der Publikation
Eine Veranstaltung planen – Tipps und Anregungen
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