Zeitplanung

Für den reibungslosen Ablauf aller Einzelheiten ist es wichtig, sich von vornherein darüber klar zu werden, wann jede einzelne Vorarbeit einzuleiten ist. Das Datum der Tagung bildet den Ausgangspunkt, von dem aus sämtliche Vorgänge rückgerechnet, in ihrer zeitlichen Dauer festgelegt und schlussendlich auch terminiert werden müssen.

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Die Aufstellung und Kontrolle des Zeitplanes ist von größter Wichtigkeit. Von dieser hängt das Gelingen der Gesamtarbeit ab.

Wenn Sie die notwendige Zeit der einzelnen Vorbereitungsschritte eingeschätzt haben, können Sie einen übersichtlichen und realistischen Zeitplan erstellen, aus dem hervorgeht, wann was gemacht werden muss. Es beruhigt die Nerven, wenn Sie hier, ebenso wie bei der Kostenrechnung gewisse Zeitreserven vorsehen: als »Puffer« für unvorhergesehene Verzögerungen. Denn nichts ist ärgerlicher, als in Termindruck zu geraten oder gar zu erleben, dass die gesamte Veranstaltung ins Rutschen gerät, weil notwendige Vorarbeiten nicht mehr rechtzeitig abgeschlossen werden können.

Gewöhnlich unterschätzt man, wie lange einzelne Arbeitsschritte dauern. Ein markantes Beispiel sind Referate, Flugblätter oder sonstige Drucksachen, die gedruckt und fertig gestellt werden müssen:

  • Zweck, Inhalt und Form müssen formuliert und festgelegt werden
  • der/ die Autor/in der Texte finden
  • mit dem/der Autor/in verhandeln und inhaltliche Absprachen treffen. Das ist besonders zeitaufwändig und kompliziert, wenn sich ganze Initiativgruppen über ein Papier verständigen müssen;
  • das Manuskript anmahnen , wenn der/die Autor/in nicht pünktlich liefert;
  • das Manuskript gegenlesen und korrigieren;
  • oft ist noch ein/e Grafiker/in oder Layouter/in beteiligt, mit dem Entwürfe besprochen werden müssen;
  • den Text layouten und gestalten;
  • bei Druckereien Angebote eingeholen (sehr wichtig, hier lässt sich viel Geld sparen);
  • den Auftrag vergeben
  • die Druckfahnen Korrektur lesen
  • die Druckerrei muss die Korrekturen ausführen
  • Gegenlesen des korrigierten Satzes
  • Druck und Buchbindearbeiten ausführen lassen.

Bei der Aufstellung einer Zeitübersicht müssen auch die Einzelheiten berücksichtigt werden. Die Details sind es, die aufhalten und immer unterschätzt werden. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Was muss gemacht werden?
  • Wann muss damit begonnen werden?
  • Wann ist der späteste Termin der Fertigstellung?
  • Wer kann die Arbeit übernehmen?
  • Mit welcher anderen Arbeitsaufgabe muss dieser Punkt koordiniert werden?

Wenn ein Zeitplan übersichtlich gestaltet ist, kann man auf den ersten Blick erkennen, wo Terminüberschneidungen entstehen oder ob beispielsweise ein Teammitglied zwei Mal verplant ist.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Zur eigenen Kontrolle ist es sinnvoll, einen Zeitpunkt festzulegen, an dem die Vorbereitungen so weit fortgeschritten sind, dass Sie die Veranstaltung auf jeden Fall durchziehen müssen: Wann ist der letzte Zeitpunkt für einen von dieser Vorarbeit sinnvollen und vor allem nicht zu teuren Abbruch der Veranstaltungsplanung gekommen?

Setzen Sie sich selbst einen festen Zeitpunkt: wenn bis zu einem festgelegten Termin nicht eine bestimmte Anzahl Anmeldungen vorliegen, sagen Sie die Veranstaltung ab.