Abschluss

Nach dem Ende der Veranstaltung muss für eine ordnungsgemäße Auflösung aller nur für die Tagung getroffenen Einrichtungen gesorgt werden. Obwohl alle Beteiligten zu diesem Zeitpunkt in der Regel ziemlich »bedient« sind, sollten Sie die Abwicklungsarbeiten, schon um Schäden und Verluste zu vermeiden, genauso gründlich durchführen wie die Vorbereitung der Veranstaltung.

Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Räumung der gemieteten Räumlichkeiten. Die notwendigen Arbeiten (Abbau der Sondereinrichtungen, Rückgabe von Mobiliar, Beseitigung von Dekorationen etc.) sollten so geplant werden, dass kein allgemeines Chaos entsteht, in dem keiner mehr weiß, was der andere tut.

Symbol: »Wichtig« (ein Ausrufezeichen in einem blauen Kreis)

Klären Sie Beschädigungen und Verluste noch vor Ort!

Abrechnung

Verschaffen Sie sich unmittelbar nach Beendigung der Veranstaltung einen Überblick über den finanziellen Status. Wenn die Buchhaltung oder die zuständigen Mitarbeiter/innen sorgfältig gearbeitet haben, lassen sich die Einnahmen und Ausgaben sowie deren Saldo bei Beendigung der Tagung feststellen. Die noch verbleibenden Außenstände sind dann ebenso erkennbar wie noch zu begleichende Ausgaben. Hierzu gehören Honorare, Gehälter, Mieten, Aufwand für Schäden, Ersatz von Verlusten und sonstige Aufwendungen bis zur vollständigen Abwicklung der Arbeiten.

Überprüfen Sie die Einzelrechnungen mit den Belegen und vergleichen Sie sie mit dem Voranschlag. Gleichen Sie die Barkasse ab. Mahnen Sie gegebenenfalls noch offene Rechnungen an und sorgen Sie dafür, dass alle anfallenden Rechnungen überwiesen werden.

Stellen Sie zum Ende der Abwicklungszeit eine Gesamtabrechnung der Einnahmen und Ausgaben auf und lassen Sie diese Abrechnung von einem kundigen Menschen prüfen.

Sorgen Sie dafür, dass klar ist, an wen sich Interessierte im Anschluss an die Tagung wenden können, wenn Auskünfte und Rückfragen entstehen.