Wie funktioniert Projektförderung?

Fördermittel werden häufig vergeben, damit Organisationen Projekte durchführen. Aus diesem Grund nennt man das Ganze auch Projektförderung.

Der Begriff »Projekt« kommt aus dem Lateinischen und bedeutet, dass man etwas nach vorne wirft. Nach einer allgemeinen Definition ist ein Projekt ein einmaliger Vorgang, der dazu dient, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Das bedeutet auch: ein Projekt ist irgendwann vorbei.

Bei einem Projekt handelt es sich sowohl für die Durchführenden als auch für die Geber um ein zeitlich befristetes Engagement. Die Fördermittelgeber können sich nach der Erreichung des Projektziels zurückziehen, und genau das wollen sie in vielen Fällen auch. Insbesondere Stiftungen verstehen sich oft als »Impulsgeber«. Sie wollen staatliche Angebote (wie die staatliche Jugendhilfe, die Versorgung arbeitsloser Menschen oder das Schulsystem) nicht ersetzen, sondern in diesen Bereichen kreative Anregungen bewirken. Aus diesem Grund fördern Stiftungen gerne Projekte.

Ähnlich sieht es aus, wenn Organisationen Fördermittel von der Europäischen Union beziehen möchten. Diese vergibt ihre Mittel grundsätzlich an Projekte. Aber auch bei staatlichen Fördermechanismen kommt immer mehr die Förderung von Projekten zum Einsatz.

Viele Non-Profit-Organisationen streben danach, Geld für die Aktivitäten zu erhalten, denen Sie sowieso nachgehen: »Wir leisten hier großartige Arbeit – das muss doch mal jemand erkennen und uns fördern«. Mit anderen Worten: Sie wünschen sich eine institutionelle Förderung oder zumindest eine, die Sie nach Gutdünken verwenden dürfen. Leider denken die meisten Geber anders. Sie wollen innovative, kreative Projekte fördern, und stellen genaue Regeln darüber auf, wie sie diese Projekte auswählen und unterstützen.

Für Organisationen heißt das (leider): Sie müssen sich an die Regeln halten und den Gebern Projekte vorschlagen. Diese Projekte können und sollen natürlich in den Aktivitätsbereich der Organisation fallen. Aber sie müssen als zeitlich begrenzte Einheit mit bestimmten Aktivitäten erkennbar sein, die zum Erreichen eines klar definierten Projektzieles dienen. Gleichzeitig müssen die Antragssteller den Gebern das Gefühl vermitteln, dass die Realisierung der Projektinhalte nur mit der Hilfe der Förderung möglich wird. Dies ist bei jeder Antragstellung eine zentrale Herausforderung.

Organisationen können ihre Aktivitäten auch in die Form eines oder mehrere Projekte gießen. Erfahrungsgemäß fällt dies manchen Initiativen schwer, die stark auf ehrenamtlichem Engagement basieren. Fragt man diese Organisationen, warum sie sich auf ein Fördermittel bewerben, dann lautet die Antwort: »Wir haben soviel zu tun, aber kein Geld. Wir brauchen einfach Geld, um die Miete für unsere Räumlichkeiten zu bezahlen. Und wir brauchen dringend eine feste Stelle zur Koordinierung unserer Aktivitäten«. Nicht ausgesprochen, aber damit gemeint ist auch: Wir wollen uns gar kein »Projekt ausdenken«. Manche Organisationen bewerben sich übrigens mit einer solchen Argumentation auf Fördermittel. Und natürlich wird diese Anfrage abgelehnt – denn der Geber möchte ein Projekt.

»Denken in Projekten« ist im Fördermittel-Geschäft eine wichtige Grundhaltung. Ob Sie den »Trend zum Projekt« positiv oder negativ beurteilen, ist eine andere Frage. Fakt ist: Organisationen müssen in der Lage sein, überzeugende Projektvorschläge zu konzipieren und sich mit diesen zu bewerben. Ansonsten bekommen sie auch keine Fördermittel.

Wie machen die Geber potentielle Interessenten darauf aufmerksam, dass Sie Gelder zu vergeben haben? Ein übliches Verfahren ist es, einen Aufruf zu publizieren. Andere Begriffe dafür sind eine Ausschreibung oder – international – ein call. In dem Aufruf finden sich mehr oder weniger genaue Angaben darüber, was gefördert werden soll. Die Bandbreite reicht von einer kurzen Mitteilung bis zu hundertseitigen Dokumenten mit Informationen, Verfahrensregeln und Vorschriften (z. B. in EU-Programmen). Der Aufruf ist eine Aufforderung, sich mit einem Projektantrag um bereitgestellte Fördermittel zu bewerben.

Zentrales Element eines Aufrufes ist die Bewerbungsfrist (die Deadline). Alles was bis zu diesem Zeitpunkt beim Geber eingegangen ist, wird berücksichtigt. In der Regel gilt das Datum des Poststempels. Was später eintrifft oder abgestempelt wird, landet im Papierkorb.

Andere Geber veröffentlichen keine Aufrufe, sondern vergeben ihre Fördermittel kontinuierlich. Oft gibt es aber auch hier einen Termin oder mehrere Termine im Jahr, die Organisationen bei der Bewerbung einhalten müssen, um für die jeweilige »Förderrunde« berücksichtigt zu werden. In einigen Fällen nehmen Geber auch laufend Projektvorschläge entgegen, ohne dass Beantragungsfristen berücksichtigt werden müssen.

Wenn Sie sich an einen Geber wenden, der Aufrufe veröffentlicht oder eine Einreichung zu einem bestimmten Zeitpunkt erwartet, wirkt sich das entscheidend auf Ihre Arbeit aus. Viele Non-Profit-Organisationen haben Schwierigkeiten, ihre Arbeit mittel- oder langfristig zu planen, und stolpern über diesen Aspekt des Fördermittelgeschäfts.

Fördermittelprofis verschaffen sich durch aktive Recherche einen Überblick über Antragsfristen, die innerhalb der nächsten zwei oder drei Jahren auf sie zu kommen, und planen ihre Arbeit entsprechend. Da die Informationsangebote von vielen institutionellen Gebern – gelinde ausgedrückt – nicht besonders übersichtlich sind, kann es eine Kunst sein, diese Aufrufe mitzubekommen. Neben der aktiven Recherche und Planung ist es besonders hilfreich, wenn Sie in Ihrer Branche über ein gut ausgebautes persönliches Netzwerk verfügen. So werden Informationen über eine Ausschreibung zu einem bestimmten Thema oft über branchenspezifische E-Mail-Verteiler ausgetauscht.

Bei sehr arbeitsintensiven Anträgen kann das Insider-Wissen, dass voraussichtlich zu diesem und jenen Zeitpunkt eine Ausschreibung erfolgt, einen entscheidenden Vorteil verschaffen. Bei manchen Antragsverfahren liegt zwischen dem Zeitpunkt der Ausschreibung und der Deadline nur ein kurzer Zeitraum. Praktisch heißt das: Sie haben nur eine Chance, einen guten Projektantrag einzureichen, wenn Sie vorher von der Angelegenheit Wind bekommen haben.

Gehen wir davon aus, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt Fördermittel zur Verfügung stehen. Der nächste Schritt ist, dass sich Ihre Organisation um diese Fördermittel bewirbt. In der Regel müssen sich Organisationen schriftlich bewerben. Das heißt, Sie müssen einen Antrag schreiben, in dem Sie einen Vorschlag machen, was Sie mit dem bereitgestellten Geld Nutzbringendes anstellen wollen. Genauer: Sie müssen das Projekt beschreiben, dass Sie durchführen würden, wenn Sie das Geld bekämen.

Man bezeichnet diesen Prozess bewusst als Bewerbung. Wenn Sie dies verstanden haben, dann sind Sie schon einen großen Schritt weiter. Wenn institutionelle Geber Fördermittel vergeben wollen, dann ist dies nicht das Ergebnis von Gnade oder Willkür. Organisationen haben auch keinen Anspruch auf Fördermittel – ganz gleich, wie wichtig die Aktivitäten sind, denen Sie nachgehen. Eine Organisation bittet auch nicht um ein Almosen, wenn sie sich um Fördermittel bewirbt. Dies alles sind Vorstellungen, die Ihnen nicht weiterhelfen, wenn Sie mit institutionellen Gebern kommunizieren.

Richtig ist vielmehr: Geber suchen geeignete Partner, die für sie operativ tätig werden. Um zu überprüfen, ob Ihre Organisation für eine Zusammenarbeit infrage kommt, haben Geber in vielen Fällen nur die schriftliche Bewerbung (den Projektantrag) zur Verfügung. Wenn diese Bewerbung den Adressaten überzeugt, dann sind die Chancen hoch, dass der Geldgeber Ihre Organisation auswählt und fördert.

Ein Fördermittelantrag hat eine gewisse Ähnlichkeit mit einer individuellen Bewerbung um einen Arbeitsplatz. Den meisten Menschen in Deutschland wird spätestens ab dem Jugendalter eingebleut, wie wichtig es ist, eine gute Bewerbung verfassen zu können. Es gibt Bewerbungsratgeber und Bewerbungstrainings. Denn eine solche Bewerbung muss bestimmten Standards entsprechen. Weiterhin muss sich eine Person in einer Bewerbung kompetent und selbstbewusst darstellen. Die Inhalte der Bewerbung müssen auf die Stellenausschreibung abgestimmt sein. Kurz: Es geht darum, sich als geeigneten Kandidaten für einen Job zu präsentieren.

Auch in anderen gesellschaftlichen Bereichen ist es wichtig, eine gute Bewerbung verfassen zu können. Wenn sich Unternehmen um Aufträge bewerben, so ist dies in der Regel »Chefsache«. In manchen Firmen arbeitet eine ganze Abteilung daran, dafür zu sorgen, dass diese Bewerbungen und Präsentationen von guter Qualität sind. Denn wenn ein Unternehmen keine Aufträge erhält, geht es pleite. Auch angehende Unternehmensgründer/innen lernen, wie wichtig es ist, einen überzeugenden Business-Plan vorlegen zu können, wenn sie sich mit ihrer Idee um Gründungskapital bewerben.

Im Gegensatz dazu sind die Bewerbungen von Non-Profit-Organisationen um Fördermittel oft von minderer Qualität. Gründe dafür sind Desinteresse an einer »Vermarktung« der eigenen Aktivitäten oder die Ablehnung von formalen oder bürokratischen Prozeduren. Auch die bereits erwähnte Fehlwahrnehmung, dass gemeinnützige Aktivitäten und deren Finanzierung nichts miteinander zu tun hätten, trägt ihren Teil dazu bei.

Ein Unterschied liegt darin, dass Sie bei einer Fördermittelbewerbung die Aufgabe haben, ein Projektkonzept vorzustellen. In diesem Punkt ähnelt eine Bewerbung auf Fördermittel eher der Bewerbung eines Unternehmens, das sich mit einem Konzept um einen Auftrag bewirbt.

Das Prozedere der Bewerbung auf Fördermittel kann sehr unterschiedlich sein. Bei manchen Gebern beginnt der Prozess mit der Einreichung einer einfachen Ideenskizze oder vielleicht sogar einem Gespräch. Das andere Extrem bilden formal durchorganisierte, komplizierte Verfahren, die in mehreren Schritten abgewickelt werden und einem bürokratischen Kraftakt gleichkommen. Manchmal können Sie Dokumente frei gestalten, manchmal müssen Sie vorgefertigte Formulare nutzen. Manchmal muss das Ganze in Papierform verschickt werden, in anderen Fällen darf es nur elektronisch eingereicht werden. Wichtig ist, dass Sie das Verfahren des Gebers verstehen, an den Sie sich wenden. Auch dafür sollten Sie Zeit einplanen.

Die Grundstruktur von Anträgen ist in vielen Fällen ähnlich. Sie stellen das Projekt vor, das Sie durchführen wollen. Der inhaltliche Teil des Antrags gliedert sich meistens in Punkte wie z. B. die Beschreibung des Hintergrunds des Projekts, die Darstellung Ihrer Organisation, die Beschreibung der Projektziele und -aktivitäten. Im dritten Teil dieses Ratgebers finden Sie zu jedem Teil, der in einem typischen Fördermittelanträgen ausgefüllt werden muss, ein eigenes Kapitel mit vielen Hinweisen.

Abgesehen von dem inhaltlichen Teil, der recht umfangreich sein kann, müssen dann in mehr oder weniger detaillierter Form Angaben zum Budget des Projekts gemacht werden. Umgangssprachlich bezeichnen viele Antragsteller/innen dies als den »Zahlenteil« oder den »Finanzteil«. Manchmal genügt eine grobe Aufstellung von verschiedenen Posten auf einer DINA4-Seite; in anderen Projektanträgen müssen seitenlange komplizierte Tabellen ausgefüllt werden. Letztendlich geht es um eine sehr einfach Sache: Sie berechnen, was Ihre Projektaktivitäten kosten. Denn dies sind die Finanzmittel, die Ihnen der Geber zur Verfügung stellen soll. Wie bereits erwähnt, können solche Finanzpläne sehr unterschiedlich sein. In einem späteren Teil dieser Arbeitshilfe finden Sie einen Exkurs, in dem einige allgemeine Grundprinzipien erläutert werden.

Wenn Sie einen schriftlichen Antrag auf Fördermittel stellen, dann wird dieser nach der Einreichung von Menschen gelesen, die darüber entscheiden, ob Sie eine Förderung bekommen oder nicht. Im Folgenden spreche ich von der »Begutachtung« Ihres Antrags. Die Menschen, die diese Aufgabe haben, nennt man Gutachter/innen. Nicht immer tragen Entscheider/innen offiziell diese Bezeichnung. Ich verwende diesen formalen Begriff jedoch, um deutlich zu machen, dass sich Ihr Projektantrag an Adressaten richtet, die ihn lesen, bewerten und darüber entscheiden.

Der Prozess der Begutachtung ist bei den fördernden Einrichtungen sehr unterschiedlich organisiert. Bei manchen Gebern entscheidet ein Gremium, ein Kuratorium oder eine Jury gemeinsam darüber, welcher Antrag bewilligt wird. In anderen Fällen gibt es offizielle Begutachtungsverfahren: Externe Gutachter/innen werden dafür bezahlt, Anträge anhand von vorgegebenen Rastern zu bewerten und Punkte zu vergeben. Die Anträge mit der besten Bewertung werden gefördert.

Die Begutachtung wird in der Regel so organisiert, dass die Antragsteller/innen keinen Einfluss darauf nehmen können. Aber letztendlich sollte Sie das nicht darüber hinwegtäuschen, dass es Menschen sind, die über Ihr Projekt entscheiden, und wo Menschen Entscheidungen treffen, kann viel passieren.

Beispiele sind:

Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden Sie von dem Prozess der Begutachtung und Entscheidungsfindung nicht viel mitbekommen, es sei denn, Sie sind sehr gut vernetzt. Der Prozess der Begutachtung ist eine »Black Box«, und Sie können nur abwarten, welche Antwort Sie erhalten.

Auf jeden Fall ist der Zufall mit im Spiel. Was können Sie tun,um Ihre Chancen auf eine Bewilligung zu maximieren, abgesehen von Gebeten oder anderen Ritualen, die das Schicksal gnädig stimmen sollen?

Sie sollten sich klar machen, dass Ihr Antrag von Menschen gelesen wird, die darüber entscheiden. Das heißt, Sie sollten den Antrag so schreiben, dass es diesen Menschen Spaß macht, ihn zu lesen. Sie müssen diese Menschen überzeugen. Je mehr Sie den Prozess der Begutachtung verstanden haben, desto besser wird Ihnen das gelingen.

Was können Sie ansonsten tun? Natürlich die Vorschläge berücksichtigen, die Ihnen in den folgenden Kapiteln unterbreitet werden.

Übrigens: In vielen Fördermittelprogrammen werden Anträge zuerst formal geprüft, bevor sie inhaltlich begutachtet werden: Ist der Antrag vollständig? Ist er richtig ausgefüllt? Erfüllen Anträge die formalen Kriterien nicht, werden sie erst gar nicht bearbeitet. Sie landen direkt im Papierkorb. Die formalen Anforderungen werden häufig unterschätzt. Aus diesem Grund wurde dem Thema ein eigenes Kapitel gewidmet.

Der Prozess der Prüfung Ihres Projektantrags benötigt bei den meisten institutionellen Gebern etwas Zeit. Irgendwann ist jedoch die Entscheidung gefallen, und Ihnen wird das Ergebnis mitgeteilt, meistens in schriftlicher Form. Briefe, die mit dem Satz beginnen »Leider müssen wir Ihnen mitteilen...«, nennt man Ablehnung. Das heißt: Sie erhalten keine Fördermittel.

Manche Geber informieren Sie darüber, wie ihr Projektantrag bewertet worden ist. Sie erfahren beispielsweise, wie viele Punkte ihr Antrag bei einer formaleren Bewertungsprozedur erhalten hat. Oder Ihnen wird mitgeteilt, dass das entscheidende Gremium den Antrag zwar grundsätzlich gut fand, dass aber ein wichtiges Argument gegen eine Förderung sprach und das Projekt aus diesem Grund nicht berücksichtigt werden konnte. Andere Geber machen gar keine Angaben zu den Gründen der Ablehnung.

Wie dem auch sei: Die Würfel sind gefallen. Sie können eine Absage nicht anfechten, denn Sie hatten zu keinem Zeitpunkt Anspruch auf die Förderung. Es bleibt Ihnen nur, sich in Ihr Schicksal zu fügen. Die Investition an Zeit und Mühe, die Sie für die Antragstellung aufgebracht haben, hat sich diesmal nicht ausgezahlt. Vielleicht klappt es beim nächsten Mal.

Ablehnungen gehören dazu. Sie sind ein Teil des Fördermittel-Geschäfts und auch ein wichtiger Teil Ihres individuellen Lernprozesses. Der Unterscheid zwischen erfolgreichen Fundraisern bzw. Fundraiserinnen und Anfängern besteht darin, dass erstere weniger Ablehnungen erhalten als letztere und sich die investierte Arbeitszeit irgendwann auszahlt.

In seltenen Fällen erhalten Sie zwar keine Zusagen, aber Ihr Projektvorschlag landet auf einer Warteliste. Das bedeutet, dass Sie die Chance auf eine Förderung haben, wenn andere bewilligte Projekte wieder abspringen. Letzeres kommt vor, allerdings selten.

Selbst wenn Ihr Projektvorschlag unwiderruflich abgelehnt wurde, muss dies nicht heißen, dass er schlecht war. Im Gegenteil: In manchen Fördermittelprogrammen sind die Anforderungen und die Bewerberzahlen so hoch, dass nur wenige Bewerber/innen gefördert werden können. Es kann nie schaden, wenn Sie Informationen einholen, wie Ihr Antrag bewertet wurde – außer, der Geber wünscht sich ausdrücklich, dass Sie von Rückfragen absehen. Andernfalls greifen Sie zum Telefon und rufen Sie Ihre Ansprechpartner an. »Leider wurde unser Projektantrag nicht bewilligt. Wir möchten aber gerne aus unseren Fehlern lernen und unser Konzept verbessern. Können Sie uns Informationen darüber geben, was bei unserem Antrag verbesserungswürdig war? Sie würden uns damit wirklich sehr helfen.«

Diese Informationen können sehr hilfreich sein, wenn Sie Ihre Bewerbung zu einem späteren Zeitpunkt erneut in verbesserter Form einreichen wollen. Dies ist in vielen Fördermittel­programmen üblich. Erkundigen Sie sich, ob eine solche Neueinreichung möglich ist, und wenn ja, zu welchem Zeitpunkt. Ein erneuter Versuch hat viele Vorteile: Erstens wird die Erstellung des Antrags viel weniger Zeit in Anspruch nehmen, da Sie bereits eine Vorlage haben (nämlich den alten Antrag). Zweitens können Sie die Rückmeldungen nutzen, um den Antrag zu verbessern. Es kann sehr vorteilhaft sein, wenn Sie wissen, an welchen Stellen ein Antrag verbessert werden muss.

Wenn Sie eine Bewilligung oder auch Förderzusage erhalten, ist dies natürlich ein wesentlich schöneres Erlebnis als eine Ablehnung. Holen Sie den Champagner aus dem Kühlschrank oder feiern Sie auf eine andere Art und Weise. Eine solche Zusage bedeutet, dass der Geber mit Ihnen eine Partnerschaft eingehen will und Ihr Projekt fördert.

Denken Sie aber daran, dass sich aus diesem Bescheid keine Rechtsansprüche ableiten lassen. Insbesondere bei größeren Fördersummen folgt nach der Bewilligung der Abschluss eines Vertrages, der die jeweiligen Rechte und Pflichten von Fördermittelgeber und Zuwendungsempfänger fixiert. In solchen Verträgen ist oft formuliert, dass eine Förderung nur »unter Vorbehalt« erfolgt. Sollte sich die Haushaltssituation des Gebers ändern, so kann er die Förderung aussetzen, unterbrechen oder beenden, ohne dass Sie etwas dagegen tun können. Beruhigt können Sie also erst sein, wenn das Geld auf Ihrem Konto gelandet ist. Seien Sie aber nicht zu pessimistisch. In der Regel haben Sie es geschafft, wenn Sie die Zusage in den Händen halten. Herzlichen Glückwunsch! Jetzt müssen Sie das Projekt nur noch durchführen.

Es kommt durchaus vor, dass die angeforderte Summe nicht in voller Höhe bewilligt wird. Dann müssen Sie mit dem Fördermittelgeber in Verhandlungen treten. Einigen Sie sich darauf, in welcher Form Ihr Projekt durchgeführt werden soll. Denn eine Kürzung des Budgets wirkt sich selbstverständlich auf Ihre Projektaktivitäten aus.

Weiterhin rate ich Ihnen davon ab, nach einer erfolgten Zusage einen Rückzieher zu machen, es sei denn, es liegen gewichtige Gründe dafür vor. Zum einen wirft eine Absage ein schlechtes Licht auf Ihre Verlässlichkeit. Zum anderen bedeutet eine Umverteilung der Fördermittel für den Geber in der Regel einen großen administrativen Aufwand. Der Geber hat Sie als Partner ausgewählt und möchte das Geld loswerden. Ziehen Sie die Sache jetzt durch.

Warum muten Ihnen institutionelle Geber zu, Stapel von Antragsunterlagen auszufüllen, sich durch komplizierte Bewerbungsprozeduren durchzuquälen und monatelang auf eine Antwort zu warten?

Versetzen Sie sich in die Lage des Fördermittelgebers. In der Regel bewerben sich mehr Organisationen um eine Förderung als Gelder zur Verfügung stehen. Stellen Sie sich ein Vogelnest vor; die Vogel-Mutter kommt mit einem Wurm nach Hause und es recken sich ihr die aufgesperrten Schnäbel der Jungen entgegen. So ähnlich muss man sich als fördernde Einrichtung fühlen.

Der Geber muss also eine Auswahl treffen. Er benötigt ein Verfahren, nach dem er sein Geld verteilt.

Die fördernden Einrichtungen legen ihre Förderbedingungen fest und veröffentlichen sie. Auf dieser Grundlage können sich Organisationen schriftlich mit Projektvorschlägen bewerben, die dann bewertet werden.

Für den Geber hat dieses Verfahren den Vorteil, dass er anhand der vorgegebenen Kriterien überprüfen kann, ob eine Einrichtung ein förderungswürdiges Konzept eingereicht hat. Die Fördererentscheidungen sind zudem dokumentiert und nachvollziehbar. Sie können gerechtfertigt werden – sowohl intern als auch gegenüber der Öffentlichkeit.

Natürlich neigen diese Prozeduren dazu, ein wenig bürokratisch zu werden. Eine mögliche Alternative zu bürokratischen Verfahren wäre, Fördermittel nach Verwandtschaftsgrad oder innerhalb von undurchsichtigen Verflechtungen zu vergeben. In manchen Gegenden der Welt ist dies der Normalfall, es kommt allerdings auch in Deutschland vor.

Wenn Sie etwas genervt sind über die umständlichen Prozeduren, dann machen Sie sich klar, dass die bürokratische Organisation der Fördermittelvergabe auch positive Auswirkungen hat. So haben junge Organisationen eine realistische Chance, Fördermittel zu erhalten, wenn sie eine gute Bewerbung einreichen (auch wenn sie nicht mit dem Leiter der fördernden Einrichtung verschwägert sind).