Ablauf
Ablauf
Ort und Dauer
21st Century Town Meetings® werden meist in Veranstaltungshallen mit bis zu 300 Tischen in einem Raum abgehalten und dauern in der Regel einen ganzen Tag. Häufig finden mehrere Versammlungen gleichzeitig an verschiedenen Orten statt und werden über Video und Großbildschirme verbunden.
Sitzarrangement und Infrastruktur
In der Halle selbst sitzen in der Regel zehn Teilnehmer/innen an einem Tisch. Jeder Tisch wird von einem Moderator oder einer Moderatorin begleitet. Die Tischzuteilung erfolgt nach dem Zufallsprinzip, um eine größtmögliche Durchmischung sicher zu stellen. Während der Veranstaltung ist kein Tischwechsel vorgesehen.
Jede/r Teilnehmer/in verfügt über eine elektronische Tastatur für Abstimmungen und die Ergebnisse werden in Echtzeit auf großen Leinwänden dargestellt.
Genauer Zeitplan
Aufgrund der Gruppengröße ist der Ablauf sehr genau getaktet und wird tunlichst eingehalten. Der Tagesablauf besteht – je nach Thema und verfügbarer Zeit – aus abwechselnden Inputs, Kleingruppendiskussionen und gemeinsamen Abstimmungen.
Der Start
Zu Beginn werden die Teilnehmer/innen dazu eingeladen, sich über die Beweggründe ihrer Teilnahme auszutauschen. Zudem wird transparent gemacht, ob die Zusammensetzung der Tischrunden tatsächlich die Bevölkerung widerspiegelt. Stellt sich heraus, dass an einem Tisch eine Gruppe unterrepräsentiert ist, wird darum gebeten, darauf zu achten, dass die vorhandenen Mitglieder dieser Gruppe sich gut einbringen können.
Moderierte Kleingruppendiskussion
Die Moderator/innen der Kleingruppen sorgen dafür, dass alle Teilnehmer/innen zu Wort kommen und niemand die Diskussion dominiert.
Ausgewogene Informationsgrundlagen
Als Grundlage für die Kleingruppendiskussionen dienen Gesprächsleitfäden, die Basisinformationen und mögliche Handlungsalternativen zum jeweiligen Thema darstellen. Diese werden bereits Wochen zuvor mit allen betroffenen Stakeholdern so lange abgestimmt, bis diese befinden, dass das Thema fair und unparteiisch dargestellt wird.
Zusammenführung der Rückmeldungen aus den Kleingruppendiskussionen
Die wesentlichen, abgestimmten Aussagen der Gruppendiskussionen werden durch die Moderator/innen an ein sogenanntes Themen-Team übermittelt. Die Übermittlung erfolgt entweder über einfache Post-its oder elektronisch über ein WLAN verbundenes Laptop oder iPad.
Die Aufgabe des Themen-Teams ist es dann, die Rückmeldungen zu Themen zu ordnen, Gemeinsamkeiten zu identifizieren und diese zusammenzufassen. Die Gruppe muss darauf vertrauen, dass die Mitglieder des Themen-Tisches diese »Ordnungsleistung« unabhängig und sorgsam erbringen. In der Praxis haben sich für diese Aufgabe Journalistinnen und Journalisten als vertrauenswürdig und gewissenhaft erwiesen. Sie sind geübt, aus einer Vielzahl von Informationen gemeinsame Themen zu identifizieren und diese ausgewogen zusammenzufassen.
Identifikation gemeinsamer Anliegen mit Hilfe elektronischer Abstimmungssysteme
Das Themen-Team ordnet die Ergebnisse der Kleingruppendiskussionen und fasst sie zusammen. Die häufigsten Aussagen werden über die Großleinwände an die Teilnehmer/innen weitergegeben. Mit Hilfe der Abstimmungstastatur stimmt jede Teilnehmerin/jeder Teilnehmer ab, die Zustimmung der Gesamtgruppe zu den einzelnen Aussagen kann so ermittelt werden. Zur Abstimmung gelangen sowohl vorbereitete Optionen, wie auch neue Punkte, welche sich durch die Diskussion in den Kleingruppen ergeben haben.
Dokumentation
Während des gesamten Tages ist eine Person damit beschäftigt, die Ergebnisse zu »ernten« und in einem prägnanten, vorläufigen Bericht zusammenzufassen. Dieser wird am Ende der Veranstaltung an alle Teilnehmer/innen verteilt. Er umfasst die Kernthemen, alle Abstimmungsergebnisse und Informationen über die nächsten Schritte. Zusätzlich werden ausführliche Dokumentationen für die Öffentlichkeit erstellt. Vielfach haben auch anerkannte Universitäten den Prozess begleitend evaluiert.
