a) Initiative, Zusammenschluss, Motiv- und Zweckfindung

Am Anfang eines Vereins steht zumeist der Wunsch nach Engagement. Bürgerinnen und Bürger finden sich zusammen, um sich gemeinsam und gemeinschaftlich zu engagieren: im Sport, für Ökologie und Umweltschutz, in der Kultur, im sozialen Bereich oder in anderen gesellschaftlichen Handlungsfeldern. Zu Beginn sind die Gemeinschaftsaktivitäten noch locker organisiert und wenig regelbesetzt, doch schon bald stellt sich für die Aktiven die Frage nach einem institutionellen Rahmen.

Vor allem dann, wenn

• Motive, Ziele und Zwecke bindend nach innen und nach außen öffentlichkeitswirksam in bestimmten regionalen Räumen verfolgt und realisiert,
• Unterstützung durch neue Mitglieder und Interessenten mobilisiert und
• finanzielle Ressourcen über den Kreis der Mitglieder hinaus erschlossen werden sollen.

Wenn dem so ist, dann ist es bereits an dieser Stelle sinnvoll, im Sinne einer Selbstvergewisserung und Stärkung der Bindung von Mitgliedern und Unterstützern, die Motive und die Ziele des gemeinschaftlichen Engagements in eine klare und verständlich formulierte Zweckbindung zu fassen. Darüber hinaus haben sich zu diesem Zeitpunkt meist schon erste Verfahrensregeln der Kommunikation, der Entscheidung und Beschlussfassung innerhalb des Kreises der Aktiven entwickelt, die ebenfalls verschriftlicht werden können. Doch selbst wenn diese institutionellen Grundlagen dokumentiert werden, scheuen viele Zusammenschlüsse die weiteren Schritte zur Eintragung des Vereins und zur vollen Rechtsfähigkeit.

Begründet wird dies unter anderem mit

• Scheu vor übertriebenem bürokratischen Aufwand und »typisch deutscher Vereinsmeierei«
• Befürchtungen gegenüber zu starker staatlicher Kontrolle (durch Registergerichte und Finanzbehörden) oder der Anpassung und Umdeutung der eigenen Ziele und Zwecke durch die staatliche Gemeinnützigkeitsdefinition
• der fehlenden materiellen oder organisatorischen Notwendigkeit zu weiteren institutionellen Ausbaustufen.

Tatsächlich sind die Risiken von Bürokratisierung und institutioneller Verselbstständigung nicht bestreitbar; gleichwohl ist die Diskussion um die formalen Anforderungen der Vereinsgründung geprägt von vielen unbegründeten Vorurteilen und einen Mangel an ausreichender Information. Trotz aller Vorbehalte: viele der schätzungsweise über 400.000 nicht eingetragenen Vereine entschließen sich über kurz oder lang dazu, den »offiziellen« Weg der Eintragung in das Vereinsregister zu gehen und die Anerkennung der Gemeinnützigkeit zu beantragen.

b) Satzung, Geschäfts- und Verfahrensordnungen

Der wichtigste Schritt bei der Gründung eines Vereins ist das Erstellen einer Satzung. Die Satzung ist der Kern der Verfassung bzw. das Grundgesetz eines Vereins. Die Formulierung einer Satzung kann sich an verschiedenen Grundsätzen orientieren. (Vgl. die kommentierte Mustersatzung)

Es empfiehlt sich, die Satzung nicht mit Regeldetails zu überfrachten. Für solche Regelungsrahmen eignen sich spezielle Geschäfts- und Verfahrensordnungen, die bei der Satzungsformulierung bedacht, aber teilweise auch erst nach der Gründung und Eintragung ausgearbeitet werden müssen. Eine Satzung sollte, analog eines Grundgesetzes »schlank« gehalten werden und mit und neben den rechtlichen Anforderungen die Grundprinzipien der Vereinsarbeit definieren. Enthält sie zu viele Regelungsdetails (zum Beispiel die Höhe des Mitgliedsbeitrags), muss jede Änderung als Satzungsänderung erfolgen; mit einem entsprechenden Mehrheitsbeschluss der Mitgliederversammlung, mit erneutem Prüfungs- und Eintragungsverfahren bei dem Registergericht und mit entsprechendem Kostenaufwand.