Teilnahmeberechtigt sind Dörfer mit bis zu 3.000 Einwohnenden in räumlich geschlossenen Gemeinden, Ortschaften oder auch Ortsteilen, die überwiegend dörflichen Charakter haben (allgemein als Dörfer bezeichnet). Auch Gemeinschaften von benachbarten Dörfern mit insgesamt bis zu 3.000 Einwohnenden können mitmachen. Bewerben können sich Dorfgemeinschaften, entweder über den Ortsbeirat oder die Kommune.

Im Mittelpunkt des Wettbewerbs steht das bürgerschaftliche Engagement. Gesucht werden Dörfer, die als Gemeinschaft dafür sorgen, dass ihr Ort attraktiv und lebenswert ist und bleibt. Dabei wird in erster Linie die Qualität der Entwicklungsschritte der vergangenen Jahre bewertet und nicht das erreichte Niveau. In einem ersten Schritt melden sich die Dörfer formlos bei der jeweils zuständigen Fach- und Förderbehörde der Landkreise an. Im zweiten Schritt ist ein Online-Fragebogen auszufüllen, welcher der Jury als Grundlage und Information für die Bereisung dient. Hier werden alle wesentlichen Informationen über den Ort zusammengestellt, wie zum Beispiel die Ausgangssituation, die Entwicklungen des Dorfes in den letzten Jahren und die Zukunftspläne. Die Abgabefrist hierfür teilt die zuständige Fach- und Förderbehörde rechtzeitig mit. Bewertet werden alle Aspekte der Dorfentwicklung: soziale Einrichtungen rund um das Dorf, Kulturangebote und ein lebendiges Vereinsleben sowie eine attraktive und verantwortungsvolle Bau- und Grüngestaltung oder wirtschaftliche Aspekte.

Der Wettbewerb findet im ersten Schritt auf regionaler Ebene statt, aus den Siegerdörfern werden anschließend die Gewinnerdörfer auf Landesebene gekürt. Den Abschluss bildet dann der bundesweite Wettbewerb. Die Auszeichnung der Dörfer des Landesentscheides wird im Winter 2025/26 mit einem Festakt gefeiert.