Veranstaltungsplanung

Jugendliche am runden Tisch

Die Konzeption, Durchführung und Auswertung von Seminaren, Tagungen und Kongressen ist längst nicht mehr Professionellen, Spezialisten oder Institutionen vorbehalten. Vielmehr werden heute immer mehr Menschen von sich aus initiativ und führen – aus beruflichen oder privaten Gründen – andere Engagierte und Interessierte zu Arbeitsformen zusammen, die sich im weitesten Sinne unter »Bildungsveranstaltung« fassen lassen. Von den Teilnehmern/innen eines Seminars, einer Tagung oder eines Kongresses wird es dabei als selbstverständlich angesehen, dass die Veranstaltung inhaltlich erfolgreich und organisatorisch reibungslos und ohne Pannen abläuft. Voraussetzung dafür ist eine inhaltlich kenntnisreiche Konzeption und eine weit blickende Organisation.

  • Bei der Konzeption von Seminaren oder öffentlichen Veranstaltungen müssen sich die Veranstalter zunächst über die Ziele, Inhalte und Zielgruppen klar werden. Dies bestimmt die Art der Veranstaltung und deren Elemente.

  • Schon vor Beginn der Organisationsarbeiten muss klar sein, welche finanziellen Mittel zur Verfügung stehen. Vom Budget hängt die gesamte Planung und Ausgestaltung der Veranstaltung ab.

  • Für die Planung und Durchführung aller mit der Organisation einer Veranstaltung zusammenhängenden Arbeiten sollte ein Organisationsteam gebildet werden, das die Arbeit von der Vorbereitung bis zur Auswertung übernimmt.

  • Der Erfolg einer Veranstaltung hängt wesentlich von der Fähigkeit der Referenten/innen ab, die Teilnehmer/innen durch die Art ihres Vortrages und der Wissensvermittlung zu fesseln. Es ist deshalb ratsam, bei der Auswahl der Referenten/innen sehr kritisch zu sein.

  • Wenn die inhaltliche Konzeption der Veranstaltung steht und die Arbeitsformen und Veranstaltungselemente bestimmt sind, müssen weitere wichtige Eckpunkte der Plaung festgeklopft werden: Zeitpunkt, Ort und Dauer wie auch die genaue Gliederung des Veranstaltungsverlaufs.

  • Eine Veranstaltung mag noch so gut vorbereitet sein, wenn sich nicht genügend Teilnehmer/innen anmelden, ist der Erfolg und Nachhall in der angesprochenen Zielgruppe und in der Öffentlichkeit unbefriedigend. Erst ein starker Besuch macht eine Veranstaltung wirklich zum Erfolg.

  • Sind die inhaltlichen und konzeptionellen Vorarbeiten getan, müssen Entscheidungen zur »Veranstaltungshardware« getroffen werden: Welche Räume sind geeignet, welche technische Ausstattung ist für den Lernprozess erforderlich und auf welche Punkte muss ich achten, um den äußeren Rahmen stimmig zu gestalten.

  • Bei der Organisation einer Veranstaltung müssen auch diverse Verträge erarbeitet und unterschrieben werden: mit den Referenten/innen, Künstler/innen, Unternehmen (z.B. Technik-Firmen für Räume und Ausstattung). Zudem müssen – bevor Verträge gemacht werden – mit den Beteiligten Verhandlungen geführt werden.

  • Mag die thematische Vorbereitung und Organisation noch so gelungen sein, für das Gelingen der Veranstaltung haben die persönliche Qualifikation und das reibungslose Zusammenarbeiten aller Mitarbeiter/innen des Veranstaltungsteams einen mindestens genauso großen Einfluss.

  • Der Erfolg einer Veranstaltung und der Nachhall in der angesprochenen Zielgruppe und in der Öffentlichkeit hängt nicht zuletzt von einer gelungenen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ab. Es ist sinnvoll, mit der PR schon weit im Vorfeld der Veranstaltung zu beginnen.

  • Ist eine Veranstaltung durchgeführt und abgeschlossen, folgen Abwicklungsarbeiten. Die Veranstaltungsräume müssen beispielsweise wieder in ihren ursprünglichen Zustand zürückversetzt, der Finanzstatus erhoben und offene Forderungen beglichen werden. Dann wird Bilanz gezogen.

  • Veranstaltungen stehen in Konkurrenz zu vielen medialen Angeboten. Wer einmal frustriert nach Haus geht, kommt so schnell nicht wieder. Darum ist es sinnvoll, sich bei der Planung ein paar Gedanken zu machen. Atmosphärische Kleinigkeiten sind oft genauso wichtig wie die großen Inhalte.

  • Die Texte in dieser Praxishilfe sind einer Printpublikation der Stiftung Mitarbeit entnommen. Hier finden sich die bibliographischen Angaben und ein Link zur Online-Bestellung.