E-Mails effizient bearbeiten

  • Befinden sich 2.000 Nachrichten in Ihrem Posteingang?
  • Verbringen Sie viel Zeit damit, Ihre E-Mails zu lesen?
  • Überprüfen Sie mehrmals täglich Ihren Posteingang?
  • Haben Sie das Gefühl, bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails nicht mehr »hinterherzukommen«?
  • Haben Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit »Ja« beantwortet, sollten Sie den folgenden Abschnitt lesen.

E-Mail ist für viele Projektmanager/innen das am meisten benutzte Kommunikationsmedium. Interessanterweise können viele Menschen überhaupt nicht damit umgehen. Sie finden im Internet noch viele ausführlichere Hilfestellungen für das Arbeiten mit E-Mail. Hier nur einige der wichtigsten Tipps.

Ordner anlegen und E-Mails sortieren

Stellen Sie sich vor, Sie würden statt einer E-Mail einen Brief erhalten. Am Tag erhalten Sie 20 oder 50 Briefe. Diese Briefe legen Sie in chronologischer Reihenfolge auf Ihren Schreibtisch. Nach einigen Monaten haben Sie einen ansehnlichen Stapel. Würden Sie sich darin zurechtfinden? – Wahrscheinlich nicht. Alle E-Mail-Programme ermöglichen das Anlegen von Ordnern, die Sie benennen können.

Entwickeln Sie eine Systematik

Eine Möglichkeit sind projektbezogene Ordner: Legen Sie Ordner für verschiedene Projekte oder für Aktivitäten innerhalb eines Projekts an. Wenn Sie eine E-Mail bearbeitet haben, dann löschen Sie sie oder archivieren Sie sie, indem Sie sie in den entsprechenden Ordner schieben. Manche Menschen arbeiten nach der Devise: Abends muss der Posteingang leer sein.

Eine weitere Möglichkeit: Legen Sie Ordner an und benennen Sie sie nach dem Eisenhower-Prinzip. Das Eisenhower-Prinzip klassifiziert zu erledigende Dinge anhand von zwei Dimensionen: Wichtigkeit und Dringlichkeit. So entstehen vier Arten von Aufgaben.

wichtig unwichtig
dringend Wichtig, sofort erledigen Delegieren
nicht dringend Wichtig, später erledigen Irgendwann mal anschauen

Überfliegen Sie Ihre E-Mails morgens bei einer Tasse Kaffee und verschieben Sie sie in die entsprechenden Ordner.

  • Erledigen Sie dann zuerst alle wichtigen und dringenden Anfragen. (Tun Sie nichts anderes, bis Sie das erledigt haben!)
  • Versuchen Sie, unwichtige und dringende Dinge zu delegieren, wenn es möglich ist.
  • Wenden Sie sich später, wenn Sie Zeit haben, wichtigen, nicht dringenden Dingen zu.
  • Unwichtige und nicht dringende E-Mails können Sie entweder sofort löschen oder in den entsprechenden Ordner legen, um sie irgendwann später zu lesen (oder auch nicht).

E-Mails nicht lesen, sondern bearbeiten

 Planen Sie einen festen Zeitraum ein, in dem Sie sich Ihren E-Mails zuwenden. Das kann übrigens auch am Nachmittag sein. Lesen Sie Ihre E-Mails nicht. Bearbeiten Sie sie! Beantworten Sie die Anfragen, löschen Sie E-Mails oder archivieren Sie sie.

Löschen Sie viele E-Mails

Nur weil E-Mails keinen Platz auf Ihrem Schreibtisch wegnehmen, neigen viele Menschen dazu, jede E-Mail aufzubewahren. Besser ist es, viele E-Mails zu löschen und nur die wirklich wichtigen aufzubewahren. Erstens wird Ihnen Ihr Systemadministrator dankbar sein, wenn sich in Ihrem Posteingang nicht drei Gigabyte E-Mails befinden. Einzelnen Notebook-Arbeiter/innen erleichtern kleinere Datenmengen das Anfertigen von Sicherungskopien. Weiterhin wird es einfacher, die Übersicht zu bewahren. Und, falls Sie sich für Feng Shui interessieren: Es gibt Menschen, die behaupten, dass die regelmäßige Entmüllung von Wohnungen oder Posteingängen dazu führt, dass geistige Energien wieder frei fließen können.

Phasen der Nichterreichbarkeit schaffen

Die Arbeitspsychologie lehrt, dass die meisten Menschen, wenn Sie abgelenkt werden, einige Zeit benötigen, um sich wieder der ursprünglichen Aufgabe zuzuwenden. Nehmen wir an, Sie benötigen jeweils zwei Minuten dafür (und das ist sehr optimistisch geschätzt). Wenn Sie jedes Mal in Ihren Posteingang schauen, wenn ein »Bling!« ertönt, dann verlieren Sie bei 10 »Blings« pro Tag insgesamt 20 Minuten. Das sind bei einer fünftägigen Arbeitswoche 100 Minuten, Telefonanrufe und SMS haben wir noch gar nicht mitgezählt. Deaktivieren Sie deswegen die Eingangssignale Ihres E-Mail-Programms. Noch besser ist es, wenn Sie Ihren Posteingang nur einmal am Tag überprüfen und die restliche Zeit zum Arbeiten verwenden. Dies gilt insbesondere, wenn Sie mit Tätigkeiten zu tun haben, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern, wie das Schreiben eines Textes. Ach ja, Sie können übrigens auch Ihr Handy ausstellen!