Erste Hilfe für Team- und Arbeitstreffen

Regelmäßige Teamtreffen sind eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Zusammenarbeit. Daran haben auch soziale Medien nichts geändert, obwohl sie ermöglichen, dass Teams dezentraler und flexibler zusammenarbeiten als noch vor zehn oder zwanzig Jahren.

  • Wenn Sie Schwierigkeiten haben, einen Termin zu vereinbaren, hilft die kostenlose Webanwendung Doodle (Stand: 2015). Dort kann man in Form einer Abstimmung ein Datum ermitteln, das allen passt.
  • Wählen Sie für Teamsitzungen einen ruhigen und schönen Ort.
  • Leiden Sie unter ausufernden Arbeitstreffen? Legen Sie zu Beginn des Treffens eine Endzeit fest.
  • Während der Teamsitzung wird gearbeitet. Sie können danach bewusst eine Zeit für informellen Austausch schaffen, z. B. durch ein gemeinsames Mittagessen.
  • Bei Treffen von informellen Gruppen oder mit Freiwilligen ist es besonders wichtig, dass nicht nur gearbeitet wird: Schaffen Sie vorher und nachher Zeit für ein schönes Miteinander.
  • Während der Teamsitzung sollten Handys und Telefone ausgeschaltet werden. Starren Teilnehmer/innen trotzdem ständig auf ihre Mobiltelefone? Sammeln Sie zu Beginn der Teamsitzung alle Telefone ein und bauen Sie einen kleinen Turm daraus. Wenn ein Handy einen Ton von sich gibt, dann muss der/die Besitzerin beim nächsten Mal den Abwasch machen, einen Kuchen backen o. Ä.

Sie können Rollen für Teamsitzungen verteilen. Je nachdem, wie groß das Team ist und wie formal Treffen organisiert werden (müssen), sind eine oder mehrere Rollen möglich. In kleinen Teams können mehrere Rollen von einer Person übernommen werden.

Moderatorin eröffnet und beendet ein Treffen, erstellt eine Tagesordnung, und achtet darauf, dass alle Beiträge berücksichtigt werden. Sie darf das Wort erteilen und entziehen.
Zeitwächterin achtet darauf, dass alles in der zur Verfügung stehenden Zeit besprochen wird. Sie achtet besonders darauf, dass es keine ausufernden oder abschweifenden Beiträge gibt.
Protokollantin ist dafür zuständig, dass das Gesprochene in Form eines Protokolls festgehalten wird und alle dieses Protokoll erhalten.
Gastgeberin ist dafür zuständig, dass Kaffee und Getränke bereitstehen und die Räumlichkeiten vorbereitet sind.

Falls Ihre Teamsitzungen darunter leiden, dass zu viel geredet wird, probieren Sie doch einmal folgendes aus: Es gibt einen Gegenstand, der das Rederecht verleiht. Dies kann ein Stock, ein Ball oder ein sonstiger Gegenstand sein. Der Gegenstand kann entweder herumgegeben werden, oder Personen, die das Wort ergreifen möchten, müssen sich den Gegenstand geben lassen. Wer den Gegenstand nicht in der Hand hält, muss schweigen und zuhören. Die Kommunikation wird dadurch verlangsamt, da es aufwendiger ist, den Gegenstand und damit das Wort zu ergreifen. Dadurch wählen viele Teilnehmer/innen ihre Worte sorgfältiger und hören besser zu. Allerdings gewinnen Teamsitzungen dadurch eine leicht folkloristische Note.