Projektstrukturpläne

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Werkzeug, das dazu dient, sich eine Übersicht über die verschiedenen Tätigkeiten im Rahmen eines Projekts zu verschaffen. Es gibt Menschen, die machen aus der Erstellung eines solchen Plans eine Wissenschaft. Für nicht-kommerzielle Projekte müssen Sie jedoch keinen Projektstrukturplan erstellen, der den Vorgaben der DIN-Norm entspricht. (Ja, die DIN-Norm macht Vorgaben zur Erstellung von Projektstrukturplänen.) Eine vereinfachte Form genügt. Letztendlich ist ein solcher Plan nichts anderes als eine gegliederte To-do-Liste. Er soll die verschiedenen Tätigkeiten eines Projekts möglichst vollständig und übersichtlich erfassen. Wenn es in Ihnen ein wenig hochtrabend erscheint, vor Ihrer Gruppe von einem »Projektstrukturplan« zu reden, dann sprechen Sie doch einfach davon, dass Sie eine Übersicht erstellen wollen.

Eine Stell- oder Pinnwand und Moderationskarten sind übrigens nützlich, um gemeinsam einen solchen Plan zu erstellen. Sie haben den Vorteil, dass Karten neu beschriftet, sortiert oder umgehängt werden können.
Wie erstellen Sie einen solchen Plan?

  • Unterteilen Sie das Projekt in verschiedene, sinnvoll voneinander abgrenzbare Projektphasen oder Aufgabenbereiche.
  • Überlegen Sie, welche Aktivitäten im Rahmen der Teilbereiche erledigt werden müssen, und ordnen Sie sie den einzelnen Projektphasen zu. So entsteht eine Baumstruktur.
  • Es ist empfehlenswert, festzuhalten, wer wofür zuständig ist – entweder als Ansprechpartner/in für einen Aufgabenbereich oder für eine einzelne Aktivität.

Bei dem vorgestellten Beispiel hat das Projektteam die wichtigsten Dinge in den Plan eingetragen.

Bei komplexeren Projekten mit vielen Aktivitäten würde der Plan zu unübersichtlich werden, wenn man einen solchen Detaillierungsgrad wählt. Dann ist es besser, einzelne Teilprojekte zusammenzufassen. So könnte die eben dargestellte Organisation eines Kiezfestes auch als Unterpunkt eines größeren Planes auftauchen, der eine größere Kampagne darstellt (siehe Abbildung).

Bei größeren Projekten spricht man manchmal auch von Arbeitspaketen, wenn Aufgabenbereiche definiert werden. Diese können sich auf einen Zuständigkeitsbereich beziehen (»Projektmanagement und Koordination«) oder auf eine spezifische Aktivität (»Durchführung der Studie«).

Wenn Ihnen andere Gliederungs- oder Darstellungsprinzipien sinnvoller erscheinen, vergessen Sie die DIN-Norm, und stellen Sie den Plan auf den Kopf. Schließlich ist der Plan für Sie da und nicht umgekehrt. Wichtig sind jedoch die oben angesprochenen Prinzipien: die richtige Balance zwischen grober und detaillierter Darstellung (Übersicht schaffen) und ein gutes Verhältnis zwischen Aufwand der Erstellung und Nutzen.

Ein Projektstrukturplan ist weniger für eine genaue zeitliche Planung geeignet. Für diesen Zweck ist der Balkenplan ein nützliches Instrument.