Planung von Projektaktivitäten

Wenn die Projektziele feststehen, dann sollten Sie damit beginnen, die einzelnen Schritte zur Umsetzung des Projekts zu planen. Das ist gar nicht so schwer. Wenn Sie dazu in der Lage sind, ein hochkomplexes Projekt wie einen Umzug zu planen, dann können Sie auch ein Projekt planen. Entscheidend ist die Frage: Wer macht wann was? Zwei Werkzeuge werden häufig genutzt, um Projektaktivitäten zu planen und zu visualisieren: Projektstrukturpläne und Balkenpläne. Bei allen Werkzeugen, die zur Planung von Projektaktivitäten dienen, ist Folgendes wichtig:

Balance zwischen grob und fein

Ein Plan soll dazu dienen, Übersicht für alle Beteiligten zu schaffen. Insofern darf er nicht zu detailliert sein. Sie müssen Dinge zusammenfassen. Der Plan darf andererseits nicht zu grob sein. Sollten Sie in einem Projektstrukturplan zwei Aufgaben auflisten oder Ihr Balkenplan beinhaltet zwei Balken, benutzen Sie diese Instrumente entweder falsch oder Sie benötigen sie nicht. Vielleicht ist es besser, das Projekt mit einer einfachen To-do-Liste zu planen.

Aufwand und Nutzen abwägen

Sollte man für jedes Projekt einen Balkenplan oder einen Projektstrukturplan erstellen? – Die Antwort lautet: Nein. Sie können ein Projekt auch auf einem Bierdeckel planen. Die Frage, die Sie sich als Projektmanager/in stellen sollten, lautet: Ist die Erstellung eines Plans für mein Projekt nützlich? – In kleineren, wenig komplexen Projekten ist das manchmal nicht der Fall, weil der Aufwand für die Erstellung des Plans nicht den Nutzen rechtfertigt. Dies gilt auch für Projekte, in denen sich viele Dinge schnell ändern können. Dann besteht die Gefahr, dass Ihr liebevoll gestalteter Plan nach einigen Tagen schon wieder Schnee von gestern ist.

Kurz: Eine gute Planung ist eine Erfolgsvoraussetzung für gutes Projektmanagement. Gleichzeitig ist Zeit aber gerade im gemeinnützigen Bereich eine knappe Ressource. Schießen Sie also nicht mit Kanonen auf Spatzen.