Finanzplanung

In einem nächsten Schritt erstellen Sie das Projektbudget. Umgangssprachlich wird der Begriff »Budget« häufig auf eine Geldsumme bezogen, die für ein Vorhaben zur Verfügung steht. Etwas genauer formuliert, ist ein Projektbudget ein Plan von Einnahmen und Ausgaben. Deswegen spricht man auch vom Finanzplan eines Projekts.

Ausgaben

Erstellen Sie zuerst eine Liste, die Ihnen eine Übersicht darüber verschafft, welche Kosten im Verlauf des Projekts entstehen. Möchten Sie am Projektende einen Blumenstrauß kaufen, sollte in Ihrer Liste der Punkt »Blumenstrauß: 20 Euro« auftauchen. Vielleicht haben Sie für die Planung des Projekts bereits einen Projektstrukturplan, einen Balkenplan oder eine gemeinsame To-do-Liste erstellt. Diese Dokumente sind eine gute Grundlage für die Auflistung und Abschätzung der Kosten.

Den Preis für einen Blumenstrauß kennen Sie vielleicht. Manchmal lässt sich die Höhe einer Ausgabe aber nicht ohne Weiteres abschätzen. Sie möchten beispielsweise einen Veranstaltungsort mieten, und wissen nicht, wie viel das kosten wird. In diesem Fall müssen Sie zusätzliche Zeit für Recherche einplanen, um z. B. Kostenvoranschläge und Angebote einzuholen.

Es kann bei der Finanzplanung lohnend sein, zu überlegen, ob Ausgaben vermieden werden können, indem Sie Menschen überzeugen, die benötigten Dienstleistungen oder Dinge kostenlos anzubieten, z. B. durch unentgeltliche Bereitstellung von Ressourcen, Pro-bono-Engagement oder Sachspenden.

Einnahmen

Zu einem möglichst frühen Zeitpunkt sollten Sie sich damit beschäftigen, über welche Finanzmittel Sie verfügen. »Einnahmen« bedeutet nicht unbedingt, dass Sie im Rahmen des Projekts tatsächlich Einnahmen erzielen müssen, sondern ganz einfach: Wo kommt das Geld her, dass Sie ausgeben? Welche Summe können Sie ausgeben? – Bei einem selbstorganisierten Projekt ohne externe Finanzierung kann dieses Geld beispielsweise aus den folgenden Quellen finanziert werden:

• Sie finanzieren das Projekt aus eigener Tasche.
• Sie beantragen, dass Ihnen Geldmittel aus der Vereinskasse zur Verfügung gestellt werden.
• Sie erhalten von Ihrer Geschäftsführung einen Geldbetrag.
• Sie erzielen während des Projekts Einnahmen, z. B. durch Eintrittsgelder, Sponsoren oder Spenden.

Bei der Finanzplanung geht es häufig darum, einen Kompromiss zwischen dem Gewünschten und dem Möglichen zu finden. Die finanziellen Mittel kleiner Organisationen sind in der Regel knapp, da sie keine regelmäßigen Einnahmen erzielen. Aus diesem Grund ist das Projektmanagement im gemeinnützigen Bereich eng mit Fundraising verbunden, also mit der Beschaffung der erforderlichen Mittel.

Einen einfachen Finanzplan können Sie mit Papier und Bleistift, aber auch mit einem Tabellenkalkulationsprogramm erstellen, wie Microsoft Excel oder Open Office Calc. Stellen Sie die einzelnen Kostenpositionen in einer Spalte untereinander und lassen Sie sie von dem Programm zusammenrechnen (Summenfunktion). Den Kosten können Sie das tatsächliche Budget und die erwarteten Einnahmen gegenüberstellen. Das ist keine höhere Mathematik.

Für die meisten kleinen bürgerschaftlichen Projekte genügt ein solcher schlanker Finanzplan völlig. Er dient in erster Linie dazu, dass Sie als Projektmanager/in die Übersicht über die zur Verfügung stehenden Mittel und die Ausgaben behalten. Ein Vorteil der Benutzung von Tabellenkalkulationsprogrammen ist, dass Sie Finanzpläne einfach ändern und aktualisieren können und das Programm die Rechenarbeit für Sie erledigt.

Kompliziertere Finanzpläne (z. B. solche, die Ausgaben und Einnahmen über die Zeit darstellen) sollten Sie nur dann erstellen, wenn es gute Gründe dafür gibt, also die Planung von Zeitpunkten von Einnahmen und Ausgaben tatsächlich von Bedeutung ist.

Wenn Sie ein bereits bewilligtes, gefördertes Projekt umsetzen, dann zählt der Zuschuss der fördernden Einrichtung zu den Einnahmen. Im Rahmen der Antragstellung mussten Sie bereits einen ausführlichen Finanzplan aufstellen, in dem Sie darstellen, wofür Sie die erhaltenen Mittel ausgeben werden. Dieser bewilligte Finanzplan bildet die Grundlage für die Umsetzung des Projekts. Während des Projektmanagements müssen Sie diesen Finanzplan einhalten. Änderungen der Ausgaben sind häufig nicht oder nur in begrenztem Umfang möglich, und die fördernden Einrichtungen kontrollieren die Mittelverwendung sehr genau, z. B. anhand von eingereichten Belegen.

Möglicherweise versuchen Sie, wenn das Projekt schon läuft, zusätzliche Finanzmittel durch eine Antragstellung zu akquirieren, z. B. durch die Beantragung eines Zuschusses bei einer Stiftung. Die Vorgaben für die Beantragung der Mittel und die erforderlichen Finanzpläne unterscheiden sich sehr stark, je nachdem, an welche Einrichtung Sie sich wenden. Im Rahmen der Antragstellung müssen Sie häufig einen Finanzplan auf der Basis von bereitgestellten Dokumenten oder Tabellen erstellen. Bei größeren Projekten sind häufig auch die Finanzpläne umfangreicher und komplizierter. Letztendlich basieren sie aber auf dem oben dargestellten Prinzip.

Wenn Sie eine Förderung erhalten, dann hat das einerseits den Vorteil, dass Ihnen Finanzmittel für Ihre Projektaktivitäten zur Verfügung stehen. Andererseits wird das Projektmanagement in administrativer Hinsicht komplizierter, weil Sie die Vorgaben der fördernden Einrichtungen einhalten müssen (Förderzeiträume und -bedingungen, Berichterstattung, Abrechnung, Vorgaben zur Kofinanzierung).