Kofinanzierung

Seite 2: Management, Fazit

Managen Sie die Kofinanzierung!

Wenn Sie eine Kofinanzierung für ein Projekt erbringen müssen, hat dies häufig schwerwiegende Auswirkungen. Und zwar weniger auf die inhaltliche Arbeit im Rahmen eines Projekts als vielmehr auf die Antragstellung, die Verwaltung der Finanzen und die Abrechnung. Aus diesem Grund müssen Projektmanager/innen darauf achten, hier keine Fehler zu machen. Fehler oder Versäumnisse können dazu führen, dass ihre Organisation keine Geldmittel bekommt, Geldmittel gekürzt werden oder sogar die gesamte Förderung zurückgezahlt werden muss. Dies ist für ihre Organisation eine Katastrophe!
Aufgrund der Vielzahl der Regeln der unterschiedlichen fördernden Einrichtungen gibt es keinen Königsweg beim Management der Kofinanzierung. Teilweise sind kreative Lösungen gefragt. Sie können jedoch viele Probleme vermeiden, indem Sie sich mit den folgenden Fragen beschäftigen. Stellen Sie sich diese Fragen besonders bei der Antragstellung und in der frühen Phase des Projekts.

  • Wenn Kofinanzierung eine Voraussetzung für eine Antragstellung ist: Muss bereits bei der Antragstellung angegeben werden, dass eine Kofinanzierung eingeworben wurde?
  • Wenn ja, in welcher Form muss dies nachgewiesen werden (z. B. in Form der Absichtserklärung einer anderen Einrichtung)?
  • Oder genügt es für die Antragstellung, dass Sie beschreiben, wie Sie beabsichtigen, die Kofinanzierung aufzubringen?
  • Wenn Sie starke Zweifel haben, die Kofinanzierung erbringen zu können, sollten Sie dann einen Antrag stellen?
  • Welche Kostenarten werden als Kofinanzierung akzeptiert (z. B. Sachmittel, Arbeitsstunden von Mitarbeiter/innen oder Sachspenden)?
  • Gibt es Vorgaben darüber, welche Art von Geldmitteln als Kofinanzierung verwendet werden kann (Spenden, Stiftungsgelder, Sponsoring, Eigenmittel, EU-Gelder ...)?
  • In welcher Form wird die Kofinanzierung bei der Abrechnung nachgewiesen? Wie sieht der Abschlussbericht aus? (Denken Sie an das obige Beispiel. Eine Einrichtung gibt 75.000 Euro, will aber eine Abrechnung über 100.000 Euro.)
  • Welche Belege müssen Sie sammeln, und wem müssen Sie sie vorlegen? (Wer erhält die Originalbelege? Wie weisen Sie z. B. den Wert einer Sachspende nach?)
  • Was passiert, wenn sich Änderungen im Finanzplan ergeben, eine Kofinanzierung nicht oder nicht in voller Höhe eingebracht werden kann?
  • Was passiert, wenn innerhalb des Projekts mehr Mittel eingeworben werden konnten als ursprünglich geplant waren. Wie wirkt sich dies auf die Fördersumme auf? Sinkt sie dadurch?

Tauschen Sie sich mit den Ansprechpartner/innen der fördernden Einrichtungen und mit Ihrer Geschäftsführung intensiv über diese Punkte aus. Je nachdem, wie die Antworten auf diese Fragen ausfallen, müssen Sie als Projektmanager/in innerhalb des Projekts unterschiedliche Schlussfolgerungen ziehen. Und diese Schlussfolgerungen haben gravierende Auswirkungen auf das Management des Projekts. Was kann beispielsweise passieren?

  • Sie müssen im Projektverlauf Zeit für zusätzliche Mittelakquise und Fundraising einplanen.
  • Sie müssen bei der Dokumentation des Projekts und der Ausgaben an zwei oder mehr Fronten arbeiten, da die beteiligten fördernden Einrichtungen unterschiedliche administrative Vorgaben machen.
  • Sie müssen im Projektverlauf mit den fördernden Einrichtungen über Änderungen im Finanzplan verhandeln, weil die Kofinanzierung nicht in voller Höhe nachgewiesen werden kann.

Kofinanzierung – die bittere Pille

Vielleicht haben Sie gemerkt, dass ich zu diesem Thema eine ausgeprägte Meinung habe. Kofinanzierungsvorgaben sind realitätsfern, bereiten den Projektträgern gravierende administrative Probleme und sind in hohem Maße kontraproduktiv. Die Organisation Ashoka hat den schönen Satz formuliert: »Es gibt nicht zu wenig Geld, aber zu viele Probleme damit«. Der Zwang zur Kofinanzierung ist meiner Meinung nach eines der größten dieser Probleme. Besser wäre es, wenn die fördernden Einrichtungen diese Anforderung einfach streichen würden – ersatzlos. Wenn 100.000 Euro für ein Projekt bereitgestellt werden, dann sollten es auch 100.000 Euro sein. Ohne Wenn und Aber. Sollte der Projektträger weitere Finanzmittel einwerben, dann ist das seine Sache. Mehr Geld für wichtige soziale Arbeit – was könnte besser sein?

Diese Überlegungen betreffen allerdings förderpolitische Fragen. Im Projektmanagementalltag haben sie nichts zu suchen. Arbeiten Sie als Projektmanager/in mit einer fördernden Einrichtung zusammen, bringt es nichts, Kofinanzierungsauflagen infrage zu stellen. Im Gegenteil: Es kann sogar dazu führen, dass ihre Organisation keine Förderung erhält. Insofern bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als diese Anforderungen professionell und geduldig zu bewältigen. Aus diesem Grund ist die Auseinandersetzung mit der Kofinanzierung eine bittere Pille, die Projektmanager/innen schlucken müssen.