Kofinanzierung

Viele Projekte geraten aufgrund des Themas »Kofinanzierung« in Schwierigkeiten. In der Regel führt die Pflicht zur Erbringung einer Kofinanzierung eines Projekts dazu, dass Projektmanager/innen viel Zeit damit zubringen, diese Kofinanzierung zu konstruieren. Kurz: Kofinanzierung nervt. Und zwar gewaltig. Im schlimmsten Fall führen Fehler bei der Abrechnung der Kofinanzierung dazu, dass eine Organisation sehr viel Geld verliert und Menschen arbeitslos werden.

EU-Fördermittel müssen häufig kofinanziert werden. Aber auch manche Stiftungen verlangen eine Kofinanzierung. Wer die Kofinanzierung nicht erbringen kann, erhält auch keine Projektförderung. Was bedeutet Kofinanzierung?

Stellen Sie sich den Finanzplan eines Projekts vor. Die fördernde Einrichtung gibt Ihnen 100.000 Euro. Das sind die Einnahmen. Bei der Umsetzung des Projekts geben Sie Geld aus für Personal, Verbrauchsmaterialien und andere Dinge. Dies sind die Ausgaben. Nach dem Projekt müssen Sie in Form einer Abrechnung nachweisen, dass Sie diese 100.000 Euro tatsächlich ausgegeben haben. Manche Einrichtungen verwenden dafür hübsche Begriffe, wie »Verwendungsnachweis« oder »Mittelverwendungsberichterstattung«. Bei einem sozialen Projekt müssen die Einnahmen den Ausgaben entsprechen.

Wenn alle Einrichtungen auf diese Art und Weise Projekte fördern würden, dann wäre die Welt einfach. Aber jetzt kommt die Kofinanzierung ins Spiel, und damit wird die Sache kompliziert. Eine fördernde Einrichtung sagt zu einer Organisation: »Wenn Du bei uns eine Förderung von 100.000 Euro beantragen möchtest, dann geben wir Dir 75 % (75.000 Euro) davon. Die restlichen 25 % (25.000 Euro) sollen aus einer anderen Quelle kommen. Diese andere Quelle können Fördermittel von anderen Stiftungen oder Sponsoren sein, die das Projekt unterstützen. Oder, liebe Organisation, Du nimmst einfach das Geld, das Du auf Deinem Konto hast (Eigenmittel). Und bitte daran denken: Wenn Du diese 25 % Kofinanzierung nicht aufbringen kannst, dann kriegst Du die Förderung nicht. Und falls Du bei der Abrechnung eine zu geringe Summe an Kofinanzierung nachweist, werden wir Geld von Dir zurückverlangen.«

Die gemeinnützige Organisation bemerkt: »Aber wir haben keine 25.000 Euro auf dem Konto, die wir zusätzlich in das Projekt investieren können!« Daraufhin antwortet die fördernde Einrichtung: »Liebe Organisation, das ist nicht mein Problem. Vorschriften sind Vorschriften. So gehe denn in die Welt hinaus und treibe dieses Geld auf. Wenn Du es hast, dann komm wieder.« Dies ist ein Beispiel für eine Kofinanzierungsregel. Es gibt noch andere, kompliziertere Vorgaben für Kofinanzierung. Warum stellen die fördernden Einrichtungen so seltsame Forderungen?

Bei EU-Förderprogrammen steckt wohl der Wunsch dahinter, dass sich die Länder an der Projektförderung beteiligen. Dies ändert allerdings nichts an der Tatsache, dass in den meisten Fällen dieses »andere Geld« (in unserem Beispiel die fehlenden 25.000 Euro) einfach nicht da ist. Der Punkt der Erbringung von Kofinanzierung in Höhe eines bestimmten Prozentsatzes ist übrigens in den Förderrichtlinien der Einrichtungen festgeschrieben und somit nicht verhandelbar.

Engagierte Projektmanager/innen ziehen tatsächlich los und versuchen, andere Einrichtungen zu überzeugen, Geld für das Projekt bereitzustellen. Manchmal haben sie dabei Erfolg, manchmal nicht. Andere Projektmanager/innen setzen sich mit ihrer Geschäftsführung zusammen und versuchen, die Kofinanzierung »auf dem Papier« zu erbringen. Sie rechnen bereits eingeworbene Projektmittel der Organisation in das neue Projekt »hinein«. Das klingt etwas ungewöhnlich, ist aber in vielen Fällen möglich und üblich. Die Organisationen greifen nach jedem Strohhalm, um die Kofinanzierung aufzubringen. Denn wer das nicht schafft, erhält auch keine Förderung. Es steht also einiges auf dem Spiel.

Das in den Abbildungen dargestellte Projektbudget hat es übrigens in sich. Stellen Sie sich vor, Sie finden tatsächlich eine Stiftung, die die fehlenden 25.000 Euro bereitstellt. Dann gratuliere ich Ihnen! Es war sicherlich gar nicht leicht, das zu erreichen. Das bedeutet allerdings für Sie als Projektmanager/in, dass Sie mit zwei fördernden Einrichtungen kommunizieren müssen. Sie müssen zwei Projektanträge stellen. Und Sie müssen das Projekt gegenüber zwei Einrichtungen abrechnen. Die erste Einrichtung gibt 75.000 Euro, möchte aber eine genaue Abrechnung der gesamten Projektausgaben (sprich: 100.000 Euro). Die zweite Einrichtung gibt 25.000 Euro und verlangt ebenfalls einen genauen Nachweis der Verwendung ihrer Fördermittel. Was nehmen Sie nun in den Antrag für die zweite Einrichtung auf? Die 25.000 Euro oder ebenfalls das gesamte Projekt? Und wie rechnen Sie das ab? An welche der beiden Einrichtungen schicken Sie die Originalbelege, wenn beide nach diesen verlangen? Hinzu kommt, dass die beiden fördernden Einrichtungen unterschiedliche Regeln für die Antragstellung und die Abrechnung haben. Zum Beispiel will die eine Einrichtung ein Projekt über einen Zeitraum von zwei Jahren fördern, die andere verlangt von Ihnen, das Projekt bis zum Ende des Jahres abgerechnet zu haben. Wenn Sie jetzt merken, dass sich Ihr Gehirn verknotet, dann kann ich Ihnen mitteilen: Dies ist leider erst der Anfang.

Falls Ihr Projekt lediglich von einer Einrichtung gefördert wird, die keine Kofinanzierung verlangt, dann freuen Sie sich. Bedanken Sie sich bei der Einrichtung dafür, dass sie Ihnen das Leben leicht macht. Sie können den Rest dieses Kapitels überspringen. Alle »von Kofinanzierung betroffenen« Projektmanager/innen müssen weiterlesen.

Managen Sie die Kofinanzierung!

Wenn Sie eine Kofinanzierung für ein Projekt erbringen müssen, hat dies häufig schwerwiegende Auswirkungen. Und zwar weniger auf die inhaltliche Arbeit im Rahmen eines Projekts als vielmehr auf die Antragstellung, die Verwaltung der Finanzen und die Abrechnung. Aus diesem Grund müssen Projektmanager/innen darauf achten, hier keine Fehler zu machen. Fehler oder Versäumnisse können dazu führen, dass ihre Organisation keine Geldmittel bekommt, Geldmittel gekürzt werden oder sogar die gesamte Förderung zurückgezahlt werden muss. Dies ist für ihre Organisation eine Katastrophe!
Aufgrund der Vielzahl der Regeln der unterschiedlichen fördernden Einrichtungen gibt es keinen Königsweg beim Management der Kofinanzierung. Teilweise sind kreative Lösungen gefragt. Sie können jedoch viele Probleme vermeiden, indem Sie sich mit den folgenden Fragen beschäftigen. Stellen Sie sich diese Fragen besonders bei der Antragstellung und in der frühen Phase des Projekts.

  • Wenn Kofinanzierung eine Voraussetzung für eine Antragstellung ist: Muss bereits bei der Antragstellung angegeben werden, dass eine Kofinanzierung eingeworben wurde?
  • Wenn ja, in welcher Form muss dies nachgewiesen werden (z. B. in Form der Absichtserklärung einer anderen Einrichtung)?
  • Oder genügt es für die Antragstellung, dass Sie beschreiben, wie Sie beabsichtigen, die Kofinanzierung aufzubringen?
  • Wenn Sie starke Zweifel haben, die Kofinanzierung erbringen zu können, sollten Sie dann einen Antrag stellen?
  • Welche Kostenarten werden als Kofinanzierung akzeptiert (z. B. Sachmittel, Arbeitsstunden von Mitarbeiter/innen oder Sachspenden)?
  • Gibt es Vorgaben darüber, welche Art von Geldmitteln als Kofinanzierung verwendet werden kann (Spenden, Stiftungsgelder, Sponsoring, Eigenmittel, EU-Gelder ...)?
  • In welcher Form wird die Kofinanzierung bei der Abrechnung nachgewiesen? Wie sieht der Abschlussbericht aus? (Denken Sie an das obige Beispiel. Eine Einrichtung gibt 75.000 Euro, will aber eine Abrechnung über 100.000 Euro.)
  • Welche Belege müssen Sie sammeln, und wem müssen Sie sie vorlegen? (Wer erhält die Originalbelege? Wie weisen Sie z. B. den Wert einer Sachspende nach?)
  • Was passiert, wenn sich Änderungen im Finanzplan ergeben, eine Kofinanzierung nicht oder nicht in voller Höhe eingebracht werden kann?
  • Was passiert, wenn innerhalb des Projekts mehr Mittel eingeworben werden konnten als ursprünglich geplant waren. Wie wirkt sich dies auf die Fördersumme auf? Sinkt sie dadurch?

Tauschen Sie sich mit den Ansprechpartner/innen der fördernden Einrichtungen und mit Ihrer Geschäftsführung intensiv über diese Punkte aus. Je nachdem, wie die Antworten auf diese Fragen ausfallen, müssen Sie als Projektmanager/in innerhalb des Projekts unterschiedliche Schlussfolgerungen ziehen. Und diese Schlussfolgerungen haben gravierende Auswirkungen auf das Management des Projekts. Was kann beispielsweise passieren?

  • Sie müssen im Projektverlauf Zeit für zusätzliche Mittelakquise und Fundraising einplanen.
  • Sie müssen bei der Dokumentation des Projekts und der Ausgaben an zwei oder mehr Fronten arbeiten, da die beteiligten fördernden Einrichtungen unterschiedliche administrative Vorgaben machen.
  • Sie müssen im Projektverlauf mit den fördernden Einrichtungen über Änderungen im Finanzplan verhandeln, weil die Kofinanzierung nicht in voller Höhe nachgewiesen werden kann.

Kofinanzierung – die bittere Pille

Vielleicht haben Sie gemerkt, dass ich zu diesem Thema eine ausgeprägte Meinung habe. Kofinanzierungsvorgaben sind realitätsfern, bereiten den Projektträgern gravierende administrative Probleme und sind in hohem Maße kontraproduktiv. Die Organisation Ashoka hat den schönen Satz formuliert: »Es gibt nicht zu wenig Geld, aber zu viele Probleme damit«. Der Zwang zur Kofinanzierung ist meiner Meinung nach eines der größten dieser Probleme. Besser wäre es, wenn die fördernden Einrichtungen diese Anforderung einfach streichen würden – ersatzlos. Wenn 100.000 Euro für ein Projekt bereitgestellt werden, dann sollten es auch 100.000 Euro sein. Ohne Wenn und Aber. Sollte der Projektträger weitere Finanzmittel einwerben, dann ist das seine Sache. Mehr Geld für wichtige soziale Arbeit – was könnte besser sein?

Diese Überlegungen betreffen allerdings förderpolitische Fragen. Im Projektmanagementalltag haben sie nichts zu suchen. Arbeiten Sie als Projektmanager/in mit einer fördernden Einrichtung zusammen, bringt es nichts, Kofinanzierungsauflagen infrage zu stellen. Im Gegenteil: Es kann sogar dazu führen, dass ihre Organisation keine Förderung erhält. Insofern bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als diese Anforderungen professionell und geduldig zu bewältigen. Aus diesem Grund ist die Auseinandersetzung mit der Kofinanzierung eine bittere Pille, die Projektmanager/innen schlucken müssen.