Ausgaben im Blick behalten

Selbst in einem kleinen Projekt passiert es schnell, dass Projektmanager/innen die Übersicht darüber verlieren, welche Ausgaben getätigt worden sind und wie viel Geld sich noch in der virtuellen Projektkasse befindet. Was wird Ihre Geschäftsführerin dazu sagen, wenn Sie herausfinden, dass Sie am Ende 5.000 Euro mehr ausgegeben haben, als Ihnen eigentlich zur Verfügung standen?

Eine Möglichkeit, um dies zu vermeiden, ist die Einrichtung eines Unterkontos, das nur den Einnahmen und Ausgaben des Projekts gewidmet ist. Dieses Konto kontrollieren Sie regelmäßig. In der Praxis ist dies häufig nicht möglich. In der Regel haben Projektmanager/innen keinen direkten Zugriff auf das Konto ihrer Organisation. In vielen sozialen Einrichtungen gibt es überhaupt keinen direkten Informationsfluss von der Buchhaltung zum Projektmanagement.

Eine andere sehr hilfreiche Methode ist es deswegen, wenn Projektmanager/innen stattdessen das Projektbudget selber im Auge behalten – zusätzlich zur »offiziellen« Buchhaltung, die innerhalb der Verwaltung stattfindet. Dazu benötigen Sie lediglich Grundkenntnisse im Umgang mit einem Tabellenkalkulationsprogramm. Kopieren Sie den bewilligten Finanzplan in ein Tabellenblatt. Stellen Sie diesem die Ausgaben gegenüber, die Sie im Rahmen des Projekts tätigen. Wann immer Sie eine Ausgabe tätigen (z. B. ein Arbeitsgerät kaufen, ein Honorar vergeben oder ein Ticket buchen), dann nehmen Sie sich eine Minute Zeit und tragen diese in das Tabellenblatt ein. Wenn Sie wissen, wie man mit einfachen Formeln arbeitet, können Sie sich mithilfe des Programms anzeigen lassen, wie viel Geld sich noch im Projekttopf oder in verschiedenen Teilen des Budgets befindet. Eine solche Arbeitshilfe ist darüber hinaus sehr nützlich, um zukünftige Ausgaben zu planen. Sie können deren Höhe schätzen, in das Tabellenblatt eintragen und laufend aktualisieren.

Falls Ihnen die dafür notwendigen Fähigkeiten im Umgang mit Tabellenkalkulationsprogrammen fehlen, sollten Sie diese schleunigst erwerben. Sollte Ihnen dies aus irgendeinem Grund nicht möglich sein, dann können Sie Ihre Ausgaben auch auf Papier festhalten und mit einem Taschenrechner zusammenrechnen. Dies ist immer noch besser, als eine unangenehme Überraschung am Ende des Projekts zu erleben. Sie sollten in jedem Fall Ihre Ausgaben auf diese pragmatische Art und Weise im Blick behalten – und zwar selbst dann, wenn es nicht zu Ihren offiziellen Aufgaben gehört.