Alle wissen Bescheid: Interne Kommunikation

Erscheint Ihnen der Hinweis, den Projektantrag aufmerksam zu lesen, selbstverständlich? Ich habe schon an vielen sogenannten »Kick-off-Meetings« teilgenommen. Auf diesen Treffen kommen die Organisationen zusammen, die an einem Projekt beteiligt sind, um gemeinsam die Umsetzung des Projekts zu besprechen. Was glauben Sie, wie hoch der Anteil der anwesenden Projektmanager/innen ist, die den Antrag vor dem Treffen gelesen haben? – Sie wären überrascht!
An einem Projekt sind in der Regel verschiedene Gruppen beteiligt, die unterschiedliche Rollen haben. Es ist Ihre Aufgabe als Projektmanager/in, diese zu informieren und einzubeziehen. Das ist besonders am Beginn eines Projekts wichtig!

Das eigene Team informieren

Sie müssen die Personen in Ihrem Projektteam darüber informieren, was ihnen bevorsteht. Werden Projektmitarbeiter/innen eng in die Umsetzung des Projekts eingebunden sein, geben Sie ihnen den Auftrag, den Projektantrag zu lesen. Laden Sie die beteiligten Projektmitarbeiter/innen zu einem Vorbereitungstreffen ein. Stellen Sie die wichtigsten Projektziele und -inhalte vor.

Wenn Freiwillige oder Ihre Freund/innen in Ihrem Projekt mitarbeiten, dann ist es Ihre Aufgabe, diesen einen Überblick über das Projekt zu verschaffen. Nur wenige Freiwillige sind davon begeistert, stundenlang komplizierte Anträge lesen zu müssen. Fassen Sie deswegen die wichtigsten Dinge zusammen. Erstellen Sie (wenn nötig) eine Liste, die die Kontaktdaten von allen Personen beinhaltet, die an der Projektumsetzung beteiligt sind. Sorgen Sie dafür, dass alle diese Liste erhalten.

Die Geschäftsführung einbeziehen

In welchem Verhältnis steht das Projekt zur Organisation? Sind Ihre Vorgesetzten über das Projekt informiert? Geschäftsführer/innen können sich nicht mit allen Details der Projektarbeit beschäftigen. Und selbst wenn Ihre Vorgesetzten Bescheid wissen, stellt sich die Frage, in welchem Verhältnis das Projekt zur Gesamtstrategie der Organisation steht (wenn es eine gibt). Erfahrene Projektmanager/innen kommunizieren deswegen nicht nur »zur Seite«, sondern auch nach »oben«. Vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrer Leitung bzw. Ihrer Geschäftsführung. Stellen Sie das Projekt kurz vor, falls es notwendig sein sollte. Konzentrieren Sie sich bei der Erläuterung auf Punkte, die aus der Perspektive der Geschäftsführung besonders wichtig sind (wie Einnahmen oder Kooperationen). Besprechen Sie, was Ihre Organisation mit dem Projekt erreichen will – und was keinesfalls passieren darf. Machen Sie deutlich: Es geht Ihnen darum, dass die geleistete Projektarbeit nachhaltig der Organisation zugutekommt.

Abstimmung mit der Verwaltung

Größere Organisationen haben eine eigene Verwaltung, zu deren Aufgabe auch die Buchhaltung gehört. Aber selbst ein kleiner Verein hat einen Kassenwart oder eine Kassiererin. Auch mit diesen Menschen müssen Sie sich im Vorfeld abstimmen. Warum? – Wenn Sie im Projekt Ausgaben tätigen oder etwas abrechnen, dann müssen Sie einerseits die internen Vorgaben Ihrer Organisation berücksichtigen. Ein Beispiel: Wenn Sie eine Dienstreise abrechnen, müssen Sie dafür ein bestimmtes Formular benutzen und es bei Ihrer Buchhaltung einreichen. Auch bei einem kleinen Verein müssen Sie wissen, wie Sie an Geld aus der Barkasse kommen. Erfahrungsgemäß ist die Klärung der folgenden Fragen besonders wichtig:

  • Wer darf auf welche Art und Weise Ausgaben tätigen?
  • Wie müssen Rechnungen gestaltet sein?
  • Wer sammelt Belege und bewahrt sie auf?

Andererseits gibt es administrative Vorschriften, die die fördernden Einrichtungen Ihrer Organisation machen. Diese Vorgaben können minimal sein, aber auch unglaublich kompliziert. Sie müssen als Projektmanager/in dafür sorgen, dass die Verwaltung Ihrer Organisation diese Vorschriften ebenfalls berücksichtigt. Bei komplizierten Projekten kann dies sogar dazu führen, dass Sie Ihre Verwaltung »trainieren« müssen, was manchmal ein wenig Fingerspitzengefühl erfordert.

Kooperationspartner informieren

Wenn Sie im Rahmen des Projekts mit anderen Organisationen zusammenarbeiten, dann gilt dasselbe: Es ist wichtig, dass zuerst alle Beteiligten durch ein Treffen ein gemeinsames Verständnis vom Projekt gewinnen. Vielleicht haben die Mitarbeiter/innen der Partnereinrichtungen erst kurzfristig von ihrer Zuständigkeit für das Projekt erfahren. Bei größeren Projekten ist das häufig der Fall. Wenn Ihre Organisation die koordinierende Einrichtung ist, dann ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle wissen, worum es geht.

Auftakttreffen

Insbesondere für den Fall, dass mehrere Personen aus unterschiedlichen Abteilungen oder Organisationen an einem Projekt beteiligt sind, sollten Sie ein Auftakttreffen organisieren. Gerade das erste Treffen entscheidet häufig über die Stimmung innerhalb des Teams und schafft die Grundlage für eine erfolgreiche Projektumsetzung.

Erstens können alle Beteiligten einen Überblick über das Projekt und ein Verständnis der eigenen Rolle darin gewinnen. Diese Prozesse entstehen eher im Rahmen eines Treffens als durch das einsame Studium von Unterlagen am heimischen Schreibtisch. Zweitens beginnen Projekte durch den persönlichen Kontakt während eines Treffens zu leben. Selbst wenn Sie mit einer Person im Vorfeld einer Projektplanung schon 100 E-Mails ausgetauscht haben. Das erste persönliche Treffen wird ihre Beziehung zueinander tiefgreifend verändern. Viele Projektmitarbeiter/innen kehren vom ersten Projekttreffen voller Motivation und Tatendrang zurück! Wenn Sie ein solches Treffen planen, achten Sie darauf, dass die Teilnehmer/innen schöne Dinge miteinander erleben können. Besuchen Sie ein Restaurant, oder kochen Sie etwas gemeinsam. Unternehmen Sie etwas.

Bei einem internationalen Projekt kann die Organisation eines solchen Auftakttreffens aufwendig sein und Geld kosten (z. B. für Reise- oder Unterkunftskosten). Diese Ausgaben sind jedoch eine gute Investition.

Interessen von Partnerorganisationen klären

Warum nehmen Organisationen an Projekten teil? – Vielleicht erhalten sie im Rahmen des Projekts eine finanzielle Förderung. Sie haben Interesse an der Zielsetzung des Projekts und der Zusammenarbeit bekundet. Darüber hinaus gibt es jedoch Dinge, die nicht im Projektantrag stehen: Organisationen haben Interessen. Das bedeutet, dass die Organisationen an den unterschiedlichen Aspekten eines Projekts in unterschiedlichem Ausmaß interessiert sein können. Diese Motive sind vielleicht in die Konzeption des Projekts eingeflossen, aber nicht explizit formuliert worden.

Vielleicht hat eine Organisation ein besonderes Interesse daran, sich langfristig als Anbieter von pädagogischen Fortbildungskursen zu positionieren, die im Rahmen eines Projekts entwickelt werden sollen. Sie ist deswegen bereit, in das Projekt zu investieren. Eine andere Organisation hingegen will mit den Projektmitteln eine Finanzierungslücke schließen, hat aber kein großes Interesse am Inhalt des Projekts. Diese Organisation wird möglichst wenig Arbeit in das Projekt investieren. Dasselbe gilt für die persönlichen Motive der beteiligten Personen. Nicht jede Person wird sich gleichermaßen für alles interessieren, was im Rahmen des Projekts passiert.

Planen Sie während des Auftakttreffens etwas Zeit dafür ein, diese Interessen sichtbar zu machen. Dies kann sehr erhellend sein. Darüber hinaus wirkt ein solches Vorgehen auf viele Menschen sehr motivierend! Ein Vorschlag dazu: Bitten Sie alle anwesenden Personen, für einen Moment die Projektunterlagen zur Seite zu legen. Geben Sie die folgenden Instruktionen:

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Stellen Sie sich vor, das Projekt ist vorbei. Es war für Ihre Organisation ein voller Erfolg. Bitte notieren Sie kurz die Antworten auf die folgenden Fragen:

  1. Was ist während des Projekts passiert?
  2. Was hat Ihre Organisation erreicht?
  3. Welche negativen Erfahrungen konnten Sie vermeiden?

Danach werden die Ergebnisse reihum vorgestellt und diskutiert. Es kann die Mitteilungsfreudigkeit der Teilnehmer/innen befördern, wenn die Inhalte der Diskussion nicht Bestandteil der offiziellen Projektdokumentation werden. Eine solche frühzeitige Klärung von Interessen ist sehr konstruktiv. Sie setzt allerdings ein gewisses Vertrauensverhältnis zwischen den beteiligten Personen voraus. Selbst wenn Sie keine vollständige Offenheit erwarten können, werden Sie wertvolle Hinweise erhalten. Ach, übrigens: Wie beantworten Sie diese Fragen?

Wenn nun alle Bescheid wissen – das Projektteam, Ihre Vorgesetzten, die Verwaltung und Ihre Kooperationspartner –, dann haben Sie eine solide Grundlage für die Projektumsetzung geschaffen. Während des Projektmanagements müssen diese Abstimmungsprozesse kontinuierlich wiederholt werden. Sie merken: Als Projektmanager/in sollten Sie Freude daran haben, mit anderen Menschen zu kommunizieren.