Zeitpunkt

Verkehrsstaus und -zusammenbrüche, überfüllte Züge und ausgebuchte Flugzeuge haben sich zum Dauerphänomen entwickelt. Deshalb ist die Verkehrssituation und -anbindung schon bei der Wahl des Tagungszeitpunktes zu berücksichtigen. Tagungen an verlängerten Wochenenden beispielsweise sollten Sie möglichst vermeiden. Beachten Sie die Ferientermine der Bundesländer, Werksferien von Großunternehmen, regionale und nationale Feiertage, lokale Festlichkeiten.

Der Zeitpunkt anderer Veranstaltungen sowohl im eigenen Lande als auch in anderen Ländern spielt eine große Rolle. Versuchen Sie, Terminüberschneidungen zu vermeiden. Vermeiden Sie beispielsweise einen Termin, der durch andere Großveranstaltungen (Sportfeste, Festspiele, Messen und Ausstellungen, allgemein interessierendes Sportereignis, politische Großveranstaltungen) in der gleichen Region oder im gleichen Land die Verkehrsmittel, Unterkunftsmöglichkeiten etc. ohnehin bis aufs Äußerste in Anspruch nimmt. Bei einem Zusammentreffen mit Veranstaltungen auf verwandtem inhaltlichen Gebiet (Kongresse, Tagungen, Wettbewerbe, Seminare, Gremiensitzungen etc.) sind u.U. Referenten/innen und Teilnehmer/innen, die man gerne gewinnen würde, anderweitig gebunden.

Sind während der Veranstaltung Besichtigungen, Ausstellungen, Ausflüge, Studienreisen und dgl. geplant, so muss sich die Wahl des Tagungszeitpunktes hieran ausrichten (Künstler verfügbar, Räume).

Jahreszeit und Klima: Bei einem abgelegenen Tagungshaus kann die Anreise im Winter u.U. zum Abenteuer werden.

Unter Umständen gibt es besondere Verhältnisse im je­weiligen Fachgebiet: beispielsweise die Hochschulferien oder besondere saisonabhängige Überlastungen.

Handelt es sich um eine Veranstaltung mit internationaler Beteiligung, sollten Sie sich über die länderspezifischen Verhältnisse informieren, um den Veranstaltungszeitpunkt möglichst auch hieran auszurichten. Unter Umständen kann es nützlich sein, auch mit den jeweiligen amtlichen Stellen (diplomatische Vertretungen, Fremdenverkehrsbüros etc.) Fühlung aufzunehmen.

Überprüfen Sie Ihren Terminvorschlag bei Kollegen/innen oder potenziellen Teilnehmern/innen der Veranstaltung. Fragen Sie nach Gesichtspunkten, die Sie übersehen haben und die gegen den vorgesehenen Termin sprechen.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Lassen Sie sich den Terminvorschlag von den Schlüsselpersonen Ihrer Veranstaltung, den Hauptreferenten/innen, den Moderatoren/innen, den Gremienmitgliedern, den Ehrengästen bestätigen.