Zeitpunkt, Ort, Dauer und Verlauf

Wenn die inhaltliche Konzeption der Veranstaltung steht und die Arbeitsformen und Veranstaltungselemente bestimmt sind, müssen weitere wichtige Eckpunkte der Plaung festgeklopft werden: Zeitpunkt, Ort und Dauer wie auch die genaue Gliederung des Veranstaltungsverlaufs.

  • Bei der Wahl des geeigneten Veranstaltungszeitpunktes müssen – je nach Veranstaltung – vielfältige Gesichtspunkte berücksichtigt werden: von Ferienterminen und lokalen Festlichkeiten bis hin zu möglichen Terminüberschneidungen mit anderen Veranstaltungen oder jahreszeitlichen Besonderheiten.

  • Der Ort und die Lage des Tagungshauses hängen von der Art der Veranstaltung ab. Klausurtagungen und Mitarbeiterbesprechungen sind in der Regel in einem abgeschiedenen Tagungshaus gut aufgehoben. Für größere Veranstaltungen, die Öffentlichkeitswirkung entfalten sollen, empfiehlt sich eher eine größere Stadt.

  • Die Gesamtdauer einer Veranstaltung richtet sich nach den inhaltlichen Erfordernissen und finanziellen Möglichkeiten. In der Regel wird es sich um ein- bis dreitägige Veranstaltungen handeln, bei großen Veranstaltungen und in begründeten Ausnahmefällen sind eine Woche bis maximal 10 Tage anzusetzen.

  • In der Regel wird man zunächst ein grobes Gerüst der Veranstaltungspunkte entwerfen, die für einen sinnvollen Verlauf unbedingt erforderlich sind. Nehmen Sie Kontakt mit den hierfür erforderlichen Referenten/innen, Moderatoren/innen etc. auf und klopfen Sie diese Fixpunkte fest.