Schriftliche Vereinbarungen

Bei der Organisation einer Veranstaltung müssen auch diverse Verträge erarbeitet und unterschrieben werden: mit den Referenten/innen, Künstler/innen, Subunternehmen (z.B. Firmen für die technische Ausstattung der Räume). Für viele Fälle ausreichend sind Musterverträge, die im Schreibwarenhandel erhältlich sind. Ansonsten sollten Sie – eventuell mit einem Rechtsbeistand – einen Mustervertrag ausarbeiten, den Sie mit den Referenten/innen, Künstler/innen dann routinemäßig abschließen.

Sie sollten auf jeden Fall mit allen beteiligten Referenten/innen, Künstler/innen und Unternehmen einen schriftlichen Vertrag abschließen, auch wenn Ihnen zugesichert wird, dass es keine Probleme gibt. Die schriftliche Vereinbarung sollte die abgesprochenen Details der Leistung und gegebenen Zusicherungen enthalten.

Bei Verträgen, die Sie nicht selbst abfassen, sollten Sie sich Zeit nehmen, das klein Gedruckte zu lesen. Befragen Sie im Zweifelsfall einen Rechtsanwalt. Bei der Vertragsunterzeichnung ist wichtig, dass die Vertragspartner/innen auch tatsächlich zeichnungsberechtigt sind.

Mietvertrag

Schenken Sie dem Mietvertrag der Veranstaltungsräume besondere Aufmerksamkeit. Sofern Sie einen Pauschalbetrag für die Miete und sämtliche Leistungen des Vermieters vereinbaren, sollte dieser Betrag enthalten:

  • die Anzahl der Räume und die Dauer der Nutzung
  • Heizung und Lüftung, Beleuchtung
  • Bereitstellung des Mobiliars
  • Reinigung
  • sonstige Leistungen des Vermieters wie Bewachung oder Versicherung

Ein Passus im Mietvertrag sollte sicherstellen, dass weder der Vermieter noch sonstige Interessengruppen Plakate anbringen oder Waren anbieten dürfen.

Rücktritt vom Vertrag

Der Mietvertrag sollte einen Termin festlegen, bis zu dem Sie von dem Vertrag zurücktreten können. Üblicherweise ist ein Vertragsrücktritt mit Rücktrittsgebühren verbunden, die vertraglich festgelegt werden. Der Betrag sollte umso geringer sein, je früher Sie als Mieter zurücktreten.