Veranstaltungsplanung
- Ziele, Inhalte und Arbeitsformen Finanzierung, Budget, Kosten Vorbereitungsteam und Zeitplanung Referentinnen und Referenten Zeitpunkt, Ort, Dauer und Verlauf Teilnehmer/innen gewinnen Räumlichkeiten, Arbeitsmittel und äußerer Rahmen Verhandlungen und Verträge Veranstaltungsdurchführung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Abschluss und Auswertung Kleines ABC für lebendige Veranstaltungen Quellen & Copyright

Verhandlungen und Verträge

Bei der Organisation einer Veranstaltung müssen auch diverse Verträge erarbeitet und unterschrieben werden: mit den Referenten/innen, Künstler/innen, Subunternehmen (z.B. Technik-Firmen für Räume und Ausstattung). Zudem müssen – bevor Vereinbarungen in Verträge gegossen werden – Verhandlungen geführt werden.

Schriftliche Vereinbarungen

Haben Sie sich nach einem Ortstermin für ein Angebot entschieden, schließen Sie mit dem Vermieter der Veranstaltungsräume eine schriftliche Vereinbarung . Schenken Sie dem Mietvertrag besondere Aufmerksamkeit, denn das Problem steckt oft im Detail.

Versicherungen / GEMA

Machen Sie sich Gedanken über mögliche Notfälle. Wenn die Risiken nicht anderweitig abgedeckt sind, sollten Sie darüber nachdenken, eine Haftpflicht- und Unfallversicherung für die Teilnehmer/innen und Mitarbeiter/innen abzuschließen.

Verhandlungen mit dem Tagungshaus

Bei den Verhandlungen mit dem Vermieter der Veranstaltungsräume müssen einige wichtige Punkte bedacht werden. Sinnvoll ist es, das mündlich Vereinbarte schriftlich zu formulieren, um sich Ärger und unter Umständen auch Kosten zu ersparen.