Veranstaltungsteam und -leitung

Mag die thematische Vorbereitung und Organisation noch so gelungen sein, für das Gelingen der Veranstaltung haben die persönliche Qualifikation und das reibungslose Zusammenarbeiten aller Mitarbeiter/innen des Veranstaltungsteams einen mindestens genauso großen Einfluss.

Das kleine Vorbereitungsteam qualifiziert sich durch seine Vorbereitung quasi automatisch für bestimmte Leitungsfunktionen während der Veranstaltung. Solche Aufgaben reichen von organisatorischen bis zu inhaltlichen Fragen (Vorbereitung der Veranstaltungsräume, Bedienung der Geräte, Gesprächsleitung, -moderation). Das Team stellt die Ansprechpartner/innen während der Veranstaltung und informiert die Teilnehmer/innen, an wen sie sich wenden können.

Moderation

Im Idealfall bindet die Moderation die unterschiedlichen Teile des Veranstaltungsprogramms zusammen. Wegen ihrer Bedeutung für den Gesamtzusammenhang spricht einiges dafür, die organisatorische Leitungsfunktion von der inhaltlichen Leitung und Moderation zu trennen.

Zusätzliche Kräfte

Bei größeren Veranstaltungen und für besondere Aufgaben werden zusätzliche Kräfte benötigt für

  • die Betreuung der Teilnehmer/innen und zur VIP-Betreuung
  • den Fahrdienst
  • den Auf-, Um- und Abbau, die Technik und handwerkliche Arbeiten
  • die Betreuung von Informationsständen
  • die Gerätewartung, Beleuchtung, Mikrofone
  • den Informationstresen und -service bzw. das Tagungsbü­ro, Sekretariatsarbeiten
  • die Führung bei Stadtrundfahrten, Museumsbesuchen, Be­sichtigungen etc.
  • die Rahmenveranstaltung (Conférence, Künstler etc.)
  • die Reinigungsarbeiten
  • die Bewirtung
  • den Sicherheitsdienst, die Bewachung und Ordnungsauf­gaben
  • die Übersetzung (Dolmetscher/innen)
  • die Dokumentation (Fotografen/innen)
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Suchen Sie sich als Veranstaltungsleiter/in eine(n) Partner/in Ihres Vertrauens, mit dem/der Sie sich die Leitung teilen. Der erhöhte Abstimmungsbedarf wird bei weitem dadurch wettgemacht, dass Sie sich gegenseitig ergänzen, sich Aufgaben (z.B. Moderation) teilen und hoffentlich auch leichter gegenseitig korrigieren und kritisieren können, als dies anderen Mitarbeiter/innen möglich ist.

Subunternehmen

Möglicherweise ist es günstig, wenn Sie bestimmte Aufgaben an Subunternehmen vergeben: z.B. die Reinigung oder Bewachung.