Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten während der Vor­bereitung und Durchführung der Veranstaltung müssen verteilt werden. Es ist eine Hilfe, wenn Sie eine Liste der auszu­führenden Tätigkeiten aufstellen, die Termine für die Einzel aufgaben festlegen und die Verantwortlichkeiten für alle Ein­zelpunkte festlegen.

Besprechen Sie mit den einzelnen Mitarbeitern/ innen re­gelmäßig den aktuellen Stand. Wenn der Beginn der Ver­anstaltung unmittelbar bevorsteht, sollten Sie täglich eine »Lagebesprechung« machen, bei der Sie alle wichtigen Fra­gen und das reibungslose Zusammenspiel aller Mitarbei­terinnen behandeln und gemeinsam notwendige Entschei­dungen treffen. Während der Tagung empfiehlt es sich, täglich nach Ende der Veranstaltungen das gesamte Team zusammenzurufen: hier ist die Gelegenheit, sämtliche aufgetretenen Mängel zur Sprache zu bringen, die Gründe zu klären und gemeinsam Entscheidungen zu ihrer Behebung zu treffen.

Unter Umständen sollten Sie eine Gesamtübersicht erstellen. Bei größeren Veranstaltungen mit komplexeren Ab­läufen, die ineinander greifen, ist das unbedingt zu emp­fehlen.

Betreuung von Prominenten und Ehrengästen

»Wichtige« Veranstaltungsteilnehmer/innen erwarten in der Regel eine besondere Betreuung. Einige Mitarbeiter/innen müssen für diese Aufgabe abgestellt werden:

  • Abholen vom Flugplatz, Bahnhof etc.
  • Begleitung durch Dolmetschern/ innen
  • Sonstige Wünsche.

Veranstaltungssprachen

Bei internationalen Veranstaltungen sollten die vereinbarten Veranstaltungssprachen einem möglichst großen Teil der Mitarbeiterinnen geläufig sein.

Auf-, Um- und Abbauarbeiten

Die genauen Termine für Auf-, Um- und Abbauarbeiten müs­sen mit den betroffenen Mitarbeiter/ innen abgesprochen wer­den. Die erforderlichen Transportkapazitäten müssen organisiert und die Zeiten koordiniert werden. Bedenken Sie, dass die Auf- und Umbauarbeiten zwischen den Veranstaltungen nicht den Veranstaltungsablauf stören dürfen.