Veranstaltungsunterlagen

Sparen Sie Papier!

Größere Veranstaltungen sind in der Regel mit einer Flut von Papier und Broschüren aller Art verbunden: Tagungsmap­pen, Teilnehmer/innenlisten, Stadtpläne, Beschlussvorlagen, schriftlich ausgearbeitete Referate, Anträge, Antragsunterla­gen etc.

Auch wenn vieles für den reibungslosen Ablauf der Veran­staltung sicher notwendig ist, prüfen Sie im Vorfeld, was jede/r Teilnehmer/ in wirklich erhalten muss, welches Material je nach Situation verteilt werden kann und was die Teilnehmer/innen nach eigenen Bedürfnissen selbst auswählen. Sparen Sie Papier und schonen Sie Ihr Budget. Begrenzen Sie die Papierflut auf das unbedingt Notwendige. Erfahrungsgemäß wird viel von dem Papier, das vor Beginn der Veranstal­tung verteilt wird, unmittelbar in den Papierkorb entsorgt.

Tagungsmappe

Tagungsmappen werden in der Regel bei der Ankunft am Veranstaltungsort übergeben. Nur in Ausnahmefällen – wenn inhaltliche Vorarbeiten geleistet werden müssen – sollten die Unterlagen vorab zugesandt werden: Sie können sicher sein, dass ein gewichtiger Teil der Teilnehmer/innen ihre Unterla­gen entweder komplett oder zumindest in Teilen vergessen wird.

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)

Die Tagungsmappe könnte beispielsweise enthalten:

  • Kurze Begrüßungsworte der Veranstaltungsleitung
  • Veranstaltungsprogramm (auch wenn es schon mit der Anmeldebestätigung zugesandt wurde)
  • Erläuterungen zu den Tagungsthemen, Arbeitsgruppen
  • Organisatorisches
  • Lagepläne, Orientierungshilfen
  • Veranstaltungskalender der Stadt, Stadtplan, Fremdenverkehrshinweise
  • Namensschilder für die Teilnehmer/innen und ggf. auch für die Tische.
  • Teilnahmeliste: ein Verzeichnis sämtlicher Teilnehmer/innen in alphabetischerReihenfolge ist bei allen größeren Veranstaltungen unentbehrlich. Es sollte neben Namen und Heimatanschrift die Initiativgruppe oder Organisation enthalten, die der/die Teilnehmer/in vertritt und besondere Funktionen innerhalb des Veranstaltungsablaufs aufführen. Die Teilnahmeliste sollte zum Veranstaltungsbeginn ausgedruckt vorliegen.
  • Notizblätter und Bleistifte/Kugelschreiber: Hier ist eine mögliche Spielwiese für Sponsoren, falls Sie dagegen keine Einwände haben. Je nach Thema und Zielgruppe lassen sich unter Umständen Banken und Unternehmen gewinnen.

Übersetzung der Veranstaltungsunterlagen

Bei internationalen Veranstaltungen sollten alle Veröffentlichungen, angefangen von der Einladung bis hin zu den schriftlichen Referaten in den zugelassenen Sprachen abgefasst werden und entweder in einer mehrsprachigen Auflage oder jede Sprache in einer gesonderten Auflage gedrückt werden. Wenn es möglich ist, sollte die Schlussredaktion der Texte ein versierter ausländischer Fachmensch übernehmen.