Einladung

Die Einladung ist die Visitenkarte des Veranstalters. Sie ist der erste Eindruck, der von der Veranstaltung vermittelt wird. Achten Sie deshalb besonders auf die Gestaltung und Kontrolle des Einladungsverfahrens. Fehler, die hier gemacht werden, lassen sich kaum mehr korrigieren.

Versenden Sie die Einladungsschreiben zum frühestmöglichen Zeitpunkt. 6 bis 8 Wochen vor der Veranstaltung ist üblich, allerdings können die Fristen je nach Größe und Veranstaltungsform stark nach oben und unten variieren. In der Regel gilt: je früher Ihre Einladung versandt wird, desto höher ist die Zusagequote.

Der Einladungsbrief sollte eine eindeutige Botschaft enthalten, warum es interessant sein könnte, an der Tagung teilzunehmen. Achten Sie auf folgende Bestandteile:

  • Programmankündigung
  • Kurze inhaltliche Einordnung der Thematik
  • Zeitplanung (Angabe der Referate in der geplanten Reihenfolge, Referenten/innen, Moderatoren/innen, Arbeitsgruppen)
  • Organisatorisches (Kontaktperson beim Veranstalter, Adresse des Tagungshauses inkl. Telefon und Telefax, Teilnahmebeitrag, Unterbringung etc.)
  • Hinweis auf den Teilnahmebeitrag (Bankverbindung)
  • Anmeldeformular: hier sollte auch Alter und Anzahl der eventuell zu betreuenden Kinder ermittelt werden.
  • Angaben über Zimmerbestellung, Rahmenprogramm etc.
  • Kurze Wegbeschreibung: Von den Möglichkeiten der Anreise hängt manchmal die Entscheidung für eine Teilnahme ab.
Symbol: »Wichtig« (ein Ausrufezeichen in einem blauen Kreis)

Es zahlt sich nicht aus, wenn das Veranstaltungsprogramm mehr verspricht als Sie halten können. Der nachhaltigen Wirkung der Veranstaltung schadet es, wenn Sie mit prominenten Referenten/innen und Redner/innen werben, von denen Ihnen von vorneherein klar ist, dass sie nicht kommen werden.

E-Mail und Internet

Je nach Zielgruppe und Veranstaltungsform kann es sinnvoll sein, auch per E-Mail auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen. Dabei empfiehlt es sich, im Text lediglich kurz auf die veranstaltungs- »Highlights« hinzuweisen. Der eigentliche Programmverlauf und die übrigen Informationen einer layouteten PDF-Version (lässt sich aus allen allen gängigen Textverarbeitungs- und DTP-Programmen leicht erzeugen) als Anlage beigefügt werden. Die Empfänger können sich dann mit Hilfe des Adobe Acrobat Reader ihre Einladung selbst ausdrucken. Das Programm ist auf den meisten PC`s inzwischen installiert, lässt sich bei Bedarf ansonsten kostenlos bei www.adobe.de herunterladen.

Verfügt Ihre Organisation über einen eigenen Internetauftritt, bieten sich auch hier gute Möglichkeiten, für Ihre Veranstaltungen zu werben. Auf der Website können Sie Interessenten detaillierte Hinweise zu Ziel und Ablauf der Veranstaltungen geben und eine layoutete PDF-Datei der Einladung zum Download anbieten. Üblich ist es inzwischen auch, auf Websites ein Anmeldeformular einzustellen, über das sich Interessenten verbindlich für die Veranstaltung anmelden können.

Anmeldeschluss

Einen zu frühen Anmeldeschluss anzusetzen, nützt kaum: die Teilnehmer/innen halten sich nicht daran!

Teilnahmebestätigung

Die Teilnahmebestätigung sollte folgende Punkte enthalten:

  • Angaben zur Anreise (Anfahrtspläne für PKW, Bus, Bahn; Zug- und Flugverbindungen; Zubringerdienste zum Tagungshaus/Hotel; Parkmöglichkeiten)
  • Bestätigung der Unterkunft
  • endgültiges Programm
  • ggf. Arbeitsunterlagen (Literaturhinweise, Aufsätze, Problemstellungen), die vor Veranstaltungsbeginn durchzuarbeiten sind
  • ggf. einen Hinweis auf das Konto des Veranstalters (Tagungsgebühren und Kosten für das Rahmenprogramm)