Abstimmung mit den Referent/innen

Ein Referent spricht an einem Pult mit Mikrophonen

Vermutlich wird es selten möglich sein, aber Experten/innen, Referenten/innen und Fachleute sollten, so weit sie während der Tagung eine Aufgabe wahrnehmen, möglichst schon an der Vorbereitung beteiligt sein. Der betreffende Fachmensch bleibt sonst im Tagungszusammenhang fast zwangsläufig ein Fremdkörper. Versuchen Sie, die Referenten/innen für die Dauer der gesamten Tagung oder zumindest für einen größeren Zeitraum zu gewinnen und nicht nur für anderthalb Stunden Vortrag mit anschließender Diskussion. Am besten ist es, wenn die Referenten/innen als kompetente Gesprächspartner/innen der Tagungsteilnehmer/innen in die Tagung integriert sind und das gesamte Geschehen beratend mitverfolgen.

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Die Referenten/ innen und Fachleute sollten mindestens ein halbes Jahr vorher angesprochen werden. Die guten Leute sind langfristig ausgebucht, kurzfristige Anfragen sind beinahe regelmäßig aussichtslos.

  • Falls der Fachmensch der Wahl bei der Vorbereitung nicht dabei sein kann, sollten Sie mit ihm zumindest fernmündlich und schriftlich besprechen, was Sie von ihm/ ihr erwarten und welche Rolle er/ sie spielen soll. Diese inhaltliche Abstimmung und Strukturierung ist außerordentlich wichtig.
  • Besprechen Sie das Honorar und die Regelung der Reisekosten, ggf. Unterbringung und Verpflegung.
  • Informieren Sie die Referenten/innen über den Teilnehmer/innenkreis und -qualifikation. Sprechen Sie über die Erfahrungen und Kenntnisse, über Probleme und Wünsche, über mögliche Vorbehalte und Motive der Teilnehmer/innen.
  • Besprechen Sie die Arbeitsformen und den Ablauf. Legen Sie gemeinsam die Länge des Vortrages fest.
  • Sprechen Sie mit den Referenten/innen die benötigten technischen Hilfsmittel ab.
  • Lassen Sie sich ein kurzes Exposee der Vorträge geben (für die Presseinformation und Teilnehmer/innenwerbung)
  • Wollen Sie den Vortrag in einer Tagungsdokumentation noch verwenden, sollten Sie eine schriftliche Fassung vereinbaren, einen Termin festlegen, bis zu dem das Manuskript vorliegt und sich die Veröffentlichungsrechte zusichern lassen. Eine schriftliche Fassung bedingt wegen des erhöhten Aufwandes ein entsprechend höheres Honorar.