Technische Ausstattung

Bei der Gestaltung der Veranstaltungsräume ist auf die technische Ausstattung zu achten. Es mag Veranstaltungen geben, bei denen es ausreicht, wenn Tische, Stühle und vielleicht noch eine Tafel vorhanden sind. Handelt es sich jedoch um Aus· und Fortbildungsseminare, um Tagungen, Kongresse, Konferenzen oder Workshops, werden heute in der Regel Präsentations· und Visualisierungstechniken eingesetzt, um

  • die Teilnehmer/ innen stärker zur Mitarbeit anzuregen
  • Ergebnisse zu erarbeiten und fest zu halten
  • Entscheidungen zu beschleunigen.

Hilfsmittel und Medien

Eine kurze Übersicht zu den Hilfsmitteln und Medien, die heute als Grundausstattung gelten:

Moderationswände Moderationswände gibt es mit Karton- oder Kunststoffoberflächen wie auch mit Filzbespannung. Achten Sie darauf, dass die Wände standfest sind und sich im Hoch- wie auch Querformat verwenden lassen. Außerdem sollten sie höhenverstellbar sein. Für den leichten Transport gibt es auch teilbare Ausführungen zum Zusammenklappen.
Flip·Chart Die »Papierform« einer Schreibtafel sind die so genannten Flip·Charts. Es handelt sich dabei in der Regel um beschichtete Metalltafeln, die mit Board-Markern beschriftbar sind. Überlicherweise werden allerdings große Flip-Chart-Papierbögen mit Filzstift beschriftet.
Projektionswand Denken Sie daran, dass die einzelnen Medien unterschiedliche Abstände von der Projektionswand benötigen. Wenn die Projektionswand nicht beweglich ist, müssen die notwendigen Anschlüsse für Film·, Overhead·, Diaprojektor etc. deshalb in der entsprechenden Entfernung vorhanden sein.
Tafeln Achten Sie darauf, dass die Tafeln groß genug sind, damit Wichtiges stehen bleiben kann und man sich häufiges Wischen erspart. Außerdem sollten Tafeln höhenverstellbar sein, damit immer die ideale Schreibhöhe und Lesbarkeit gegeben ist.
Weitere Dia-Projektor, Overheadprojektor Film-Projektor, Video-Beamer, Video-Anlage, DVD-Player, CD-Player, Tonbandgeräte/ Kassettenspieler , PC/Notebook mit DVD-Laufwerk und Internetanschluss
Tagungsteilnehmer sitzen am Tisch in einem gut ausgestatteten Arbeitsraum

Die Arbeitsräume von Tagungshäusern verfügen heute in der Regel zwar – natürlich abhängig von der Preiskategorie – über eine gewisse technische Grundausstattung. Das bedeutet aber noch lange nicht, dass Sie sich nicht darum kümmern müssen. Sie sollten für jeden Arbeitsraum festlegen, welche Geräte wie aufgebaut werden und wie das Mobiliar angeordnet wird.

Es erleichtert die Arbeit, wenn die benötigten technischen Hilfsmittel und Medien während der Tagung in dem Seminarraum fest verbleiben können. Komplette Video-Anlagen, Computer oder Ähnliches durchs Haus zu schleifen, ist nicht nur zeitaufwändig und lästig, sondern bietet auch alle Chancen für technische Pannen.

Ist eine Festinstallation nicht möglich, bemühen Sie sich um fertige Medienwagen, die mit allen notwendigen Anschlüssen, Kabeln, Ersatzteilen etc. versehen sind und sich verhältnismäßig leicht umsetzen lassen.

Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien

Bekanntermaßen ist es ja ein Kreuz mit der Technik: entweder kann man nicht mit ihr umgehen oder im entscheidenden Moment geht die Glühbirne vom Projektor kaputt. Sorgen Sie deshalb dafür, dass für die verwendeten technischen Geräte und sonstigen Hilfsmittel ausreichend Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien ­vorhanden sind. Zu denken ist dabei z.B. an Ersatzlampen, -birnen, -sicherungen, an Verbindungs- und Antennenkabel, an Schreib- und Folienstifte, an Kreide und Bleistifte, an Leerfolien für den Overheadprojektor, an Tonbänder, Videobänder, DAT-Bänder, CD Rohlinge und Leerspulen.

Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Die gesamte Verantwortung für die technische Ausstattung, den Auf- und Abbau und Ähnliches übernimmt sinnvollerweise ein/e Mitarbeiter/in des Veranstaltungsteams, der/die erforderliche kleinere Reparaturen ggf. selbst ausführen kann.