Der äußere Rahmen

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Zusätzliche Veranstaltungselemente

Ausstellungen während der Veranstaltung benötigen einen hellen Raum (möglichst Oberlicht), der nach Möglichkeit im Veranstaltungsgebäude oder in dessen Nähe sein sollte. Ist die Beleuchtung mangelhaft, müssen Sie improvisieren oder bei Beleuchtungsfirmen das Licht leihen. Solche Firmen können Sie beraten, die Kosten sind aber erheblich.

Die nötigen Stellwände beispielsweise bei Messeausstellern zu leihen, ist sehr teuer. Fragen Sie bei Kunstvereinen und bei der Uni nach. Schauen Sie sich die Stellwände vorher unbedingt an. Oft sind sie ausgesprochen unschön, schwer und unhandlich. Denken Sie daran, dass Fotografien, Dokumente etc. einen Rahmen brauchen.

Wenn es sich um wertvollere Ausstellungsstücke handelt, muss ein Mitarbeiter notfalls ständig anwesend sein. Versicherungen machen Auflagen und die Kosten sind je nach Versicherungswert u.U. sehr hoch.

Sorgen Sie für eine übersichtliche Anordnung der Ausstellungsstücke. Die Mitarbeiter/innen sollten auch auf speziellere Fragen (mehrsprachig) fachkundige Auskunft geben können.

Im Tagungsprogramm und mit Anschlägen am Tagungsgebäude können Sie auf die Ausstellung hinweisen. Vielleicht lohnt die Herausgabe einer kleinen Informationsbroschüre.

Unter Umständen können Sie die Ausstellung für die Öffentlichkeit freigeben, um auch außerhalb der Veranstaltung stehende Interessenten/innen an das inhaltliche Thema heranzuführen.

Vorträge außerhalb der eigentlichen Arbeitseinheiten bieten sich nur dann an, wenn es einen außergewöhnlichen Anlass dafür gibt, wenn Sie z.B. eine hervorragende Persönlichkeit gewonnen haben oder sich ein besonders aktuelles Vortragsthema ergeben hat. Bei solchen Anlässen kann die Öffentlichkeit einbezogen werden. In der Regel sind Eintrittskarten erforderlich und Plätze müssen für wichtige Persönlichkeiten und die Presse reserviert werden.

Besichtigungen im Rahmen von Tagungen stoßen fast immer auf reges Interesse bei den Tagungsteilnehmern/innen. In der Regel muss ein solcher Programmpunkt allerdings schon bei der Festlegung des Tagungsortes berücksichtigt werden. Holen Sie Rat bei Ihren Referenten/innen oder bei den Teilnehmern/innen, welche fachlichen Einrichtungen oder wissenschaftliche Institute sich anbieten. Vereinbaren Sie einen passenden Besichtigungszeitpunkt und begrenzen Sie die Teilnehmer/innenzahl in Absprache mit dem zu besichtigenden Institut oder Betrieb. Unter Umständen müssen mehrere Besichtigungstermine angeboten werden. Fragen Sie bereits bei der Anmeldung ab, ob die Teilnehmer/innen an diesem Programmpunkt teilnehmen möchten. Sorgen Sie für die nötigen Transportkapazitäten!