Der äußere Rahmen

Seite 2: Begrüßung, (Kinder-)Betreuung, Verpflegung, Ruhezonen, Rahmenprogramm

Begrüßung der Teilnehmer/innen

Es macht einen guten Eindruck, wenn bereits vor Beginn der Veranstaltung Mitarbeiter/innen des Tagungsteams die eintreffenden Teilnehmer/innen begrüßen: der Informationstresen sollte besetzt sein, die Teilnehmer/innen sollten die Möglichkeit haben, sich etwas auszuruhen, ein/e Mitarbeiter/in des Tagungsteams sollte für Fragen und Auskünfte zur Verfügung stehen. Unter Umständen müssen Ehrengäste und ältere (z.B. gehbehinderte) Teilnehmer/innen speziell betreut werden.

Kinderbetreuung

Abhängig von der Veranstaltungsart und vom Teilnehmer/innenkreis ist es u.U. empfehlenswert, eine Kinderbetreuung anzubieten. Dazu sind ein oder zwei Mitarbeiter/innen, ein separater Raum und entsprechendes Spielzeug erforderlich Außerdem ist die Unterbringung und Verpflegung der kleinen Gäste zu organisieren.

Kinder an einem Basteltisch

Preisniveau

Sind die Teilnehmer/innen der Tagung nicht einheitlich in einem Tagungshaus untergebracht, sondern auf Hotels verteilt, sollte das Preisniveau der Zielgruppe angemessen und das Frühstück im Übernachtungspreis eingeschlossen sein.

Verpflegung

Lassen Sie sich Vorschläge für die einzelnen Mahlzeiten machen. und testen Sie, sofern das möglich ist, ruhig einmal ein Menu. Wenn nach dem Essen weitergearbeitet werden soll, bietet sich leichte Kost an. Vielleicht kann die Küche auch vegetarische Angebote und/oder Vollwertküche anbieten. Im Übrigen sollte zumindest ein Getränk im Preis enthalten sein.

Kommunikation und Ruhezonen

Ein wesentlicher Bestandteil jeder Tagung sind die informellen Gespräche zwischendurch. Tagungen und Kongresse sind gesuchte Gelegenheiten, neue Kontakte zu knüpfen. Hierfür sollten geeignete Möglichkeiten vorhanden sein.

Wenn die Kommunikations- und Ruhezonen von den einzelnen Veranstaltungsräumen problemlos zu erreichen sind, können die Teilnehmer/innen auch kürzere Unterbrechungen nutzen, um sich hier zu treffen. Die eine oder andere Sitzgelegenheit für diejenigen, die nicht so gut zu Fuß sind, und einige kleine Tische für Unterlagen und Getränke sind als Ausstattung völlig ausreichend.

Rahmenprogramm

Bei Veranstaltungen, die sich über mehrere Tage erstrecken, sollten Sie in Erwägung ziehen, ob Sie nicht ein besonderes Rahmenprogramm anbieten. Viele Teilnehmer/ innen nutzen eine Tagung, um eine fremde Stadt oder Gegend kennen zu ­lernen. Die Angebote des Rahmenprogramms sollten Sie auch für nicht unmittelbar an der Veranstaltung Beteiligte öffnen: beispielsweise für den Fall, dass Teilnehmer/innen von ihren Partner/innen begleitet werden.

Zu einem Rahmenprogramm gehören üblicherweise Besichtigungen, Stadtrundfahrten und Museumsbesuche. Wenn Sie ein bisschen Ihre Fantasie spielen lassen, fallen Ihnen sicher Angebote ein, die interessant und möglicherweise sogar außergewöhnlich sind. Unter Umständen kann die Veranstaltung mit einem größeren Fest ihren Abschluss und vielleicht sogar Höhepunkt finden. Denkbar ist beispielsweise auch ein Theater- oder Konzertbesuch (geschlossene Veranstaltung).

Für alle Teile des Rahmenprogramms sollten die notwendigen Transportmittel ausreichend und rechtzeitig zur Verfügung stehen.

Die einzelnen Räume müssen für besondere Veranstaltungen hergerichtet werden (Blumen, Logos, Spruchbänder, Plakate, Dekoration)

Symbol: »Wichtig« (ein Ausrufezeichen in einem blauen Kreis)

Wenn Sie ein Rahmenprogramm zur Veranstaltung anbieten, machen Sie sich ausreichend Gedanken und lassen Sie die Planung nicht quasi nebenher laufen.