Der äußere Rahmen

Seite 1: Allgemeine Tipps, Tagungsbüro

Es sind häufig Kleinigkeiten, die den Gesamteindruck einer Veranstaltung beeinträchtigen. Oft sind mit geringen zusätzlichen Kosten, mit etwas Nachdenken im Sinne der Teilnehmer/innen, mit Aufmerksamkeit und ein paar freundlichen Worten kleinere Unstimmigkeiten zu vermeiden:

  • das Getränk zum Abendessen muss von den Teilnehmern/ innen selbst gezahlt werden
  • Teilnehmer/innen irren durch die Gänge und finden keinen Ansprechpartner
  • die Taxis müssen von den Teilnehmer/innen selbst bestellt werden
  • Teilnehmer/innen finden die Arbeitsgruppenräume nicht
  • eine Veranstaltung hat länger gedauert, das Essen ist kalt.
Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Einige Vorschläge und Tipps, die den äußeren Rahmen stimmig machen:

  • Ausschilderung
    Eine vernünftige Ausschilderung sorgt für eine problemlose Orientierung. Markieren Sie die Arbeitsräume, machen Sie zentrale Punkte wie beispielsweise den Infotisch kenntlich.
  • Raumdekoration
    Pflanzen auf dem Podium oder den Tischen sorgen für eine gute Atmosphäre.
  • Absprachen
    Sprechen Sie sich ab und informieren Sie rechtzeitig:

    • Polizei (Verkehrsregelung, Kundgebung/Demonstration, Schutz für Prominente). Melden Sie Kundgebungen/Demonstrationen, die im Rahmen der Veranstaltung geplant sind, an!
    • Feuerwehr und Rotes Kreuz
    • Wach- und Schließgesellschaft.

  • Tagungsteam
    Das gesamte Tagungsteam sollte als solches erkennbar sein und jederzeit für Informationen und Hilfe zur Verfügung stehen.

Tagungsbüro/Infotisch

Ein zentraler Punkt, sei es ein Tagungsbüro oder ein Infotisch, sollte vor Beginn der täglichen Veranstaltungen bis mindestens eine Stunde nach deren Ende jederzeit besetzt sein.

Hier ist der zentrale Umschlagplatz für Informationen, hier werden Nachrichten weitergegeben und Auskünfte vermittelt. Die Mitarbeiter/innen am Infotisch sollten deshalb mehrsprachig sein und über alle Abläufe vollständig informieren können. Und sie sollten die Wünsche der Teilnehmerinnen erfüllen können: wenn ein Taxi bestellt werden muss, wenn Auskünfte über Fahrpläne gefragt sind oder wenn Karten für Abendveranstaltungen besorgt werden müssen.

Oft ist es günstig, am Infotisch eine Info-Tafel anzubringen, auf der die Teilnehmer/innen Nachrichten für andere Veranstaltungsteilnehmer/innen hinterlassen können.

Im Übrigen werden am Informationstresen die notwendigen Formalitäten erledigt: die Abrechung des Teilnahmebeitrags, die Ausgabe der Tagungsunterlagen und der Informationen zum Umfeld der Tagung, möglicherweise Zimmervergabe etc.