Der äußere Rahmen

Es sind häufig Kleinigkeiten, die den Gesamteindruck einer Veranstaltung beeinträchtigen. Oft sind mit geringen zusätzlichen Kosten, mit etwas Nachdenken im Sinne der Teilnehmer/innen, mit Aufmerksamkeit und ein paar freundlichen Worten kleinere Unstimmigkeiten zu vermeiden:

  • das Getränk zum Abendessen muss von den Teilnehmern/ innen selbst gezahlt werden
  • Teilnehmer/innen irren durch die Gänge und finden keinen Ansprechpartner
  • die Taxis müssen von den Teilnehmer/innen selbst bestellt werden
  • Teilnehmer/innen finden die Arbeitsgruppenräume nicht
  • eine Veranstaltung hat länger gedauert, das Essen ist kalt.
Symbol: »Tipp« (eine stilisierte Glühbirne)

Einige Vorschläge und Tipps, die den äußeren Rahmen stimmig machen:

  • Ausschilderung
    Eine vernünftige Ausschilderung sorgt für eine problemlose Orientierung. Markieren Sie die Arbeitsräume, machen Sie zentrale Punkte wie beispielsweise den Infotisch kenntlich.
  • Raumdekoration
    Pflanzen auf dem Podium oder den Tischen sorgen für eine gute Atmosphäre.
  • Absprachen
    Sprechen Sie sich ab und informieren Sie rechtzeitig:

    • Polizei (Verkehrsregelung, Kundgebung/Demonstration, Schutz für Prominente). Melden Sie Kundgebungen/Demonstrationen, die im Rahmen der Veranstaltung geplant sind, an!
    • Feuerwehr und Rotes Kreuz
    • Wach- und Schließgesellschaft.

  • Tagungsteam
    Das gesamte Tagungsteam sollte als solches erkennbar sein und jederzeit für Informationen und Hilfe zur Verfügung stehen.

Tagungsbüro/Infotisch

Ein zentraler Punkt, sei es ein Tagungsbüro oder ein Infotisch, sollte vor Beginn der täglichen Veranstaltungen bis mindestens eine Stunde nach deren Ende jederzeit besetzt sein.

Hier ist der zentrale Umschlagplatz für Informationen, hier werden Nachrichten weitergegeben und Auskünfte vermittelt. Die Mitarbeiter/innen am Infotisch sollten deshalb mehrsprachig sein und über alle Abläufe vollständig informieren können. Und sie sollten die Wünsche der Teilnehmerinnen erfüllen können: wenn ein Taxi bestellt werden muss, wenn Auskünfte über Fahrpläne gefragt sind oder wenn Karten für Abendveranstaltungen besorgt werden müssen.

Oft ist es günstig, am Infotisch eine Info-Tafel anzubringen, auf der die Teilnehmer/innen Nachrichten für andere Veranstaltungsteilnehmer/innen hinterlassen können.

Im Übrigen werden am Informationstresen die notwendigen Formalitäten erledigt: die Abrechung des Teilnahmebeitrags, die Ausgabe der Tagungsunterlagen und der Informationen zum Umfeld der Tagung, möglicherweise Zimmervergabe etc.

Begrüßung der Teilnehmer/innen

Es macht einen guten Eindruck, wenn bereits vor Beginn der Veranstaltung Mitarbeiter/innen des Tagungsteams die eintreffenden Teilnehmer/innen begrüßen: der Informationstresen sollte besetzt sein, die Teilnehmer/innen sollten die Möglichkeit haben, sich etwas auszuruhen, ein/e Mitarbeiter/in des Tagungsteams sollte für Fragen und Auskünfte zur Verfügung stehen. Unter Umständen müssen Ehrengäste und ältere (z.B. gehbehinderte) Teilnehmer/innen speziell betreut werden.

Kinderbetreuung

Abhängig von der Veranstaltungsart und vom Teilnehmer/innenkreis ist es u.U. empfehlenswert, eine Kinderbetreuung anzubieten. Dazu sind ein oder zwei Mitarbeiter/innen, ein separater Raum und entsprechendes Spielzeug erforderlich Außerdem ist die Unterbringung und Verpflegung der kleinen Gäste zu organisieren.

Kinder an einem Basteltisch

Preisniveau

Sind die Teilnehmer/innen der Tagung nicht einheitlich in einem Tagungshaus untergebracht, sondern auf Hotels verteilt, sollte das Preisniveau der Zielgruppe angemessen und das Frühstück im Übernachtungspreis eingeschlossen sein.

Verpflegung

Lassen Sie sich Vorschläge für die einzelnen Mahlzeiten machen. und testen Sie, sofern das möglich ist, ruhig einmal ein Menu. Wenn nach dem Essen weitergearbeitet werden soll, bietet sich leichte Kost an. Vielleicht kann die Küche auch vegetarische Angebote und/oder Vollwertküche anbieten. Im Übrigen sollte zumindest ein Getränk im Preis enthalten sein.

Kommunikation und Ruhezonen

Ein wesentlicher Bestandteil jeder Tagung sind die informellen Gespräche zwischendurch. Tagungen und Kongresse sind gesuchte Gelegenheiten, neue Kontakte zu knüpfen. Hierfür sollten geeignete Möglichkeiten vorhanden sein.

Wenn die Kommunikations- und Ruhezonen von den einzelnen Veranstaltungsräumen problemlos zu erreichen sind, können die Teilnehmer/innen auch kürzere Unterbrechungen nutzen, um sich hier zu treffen. Die eine oder andere Sitzgelegenheit für diejenigen, die nicht so gut zu Fuß sind, und einige kleine Tische für Unterlagen und Getränke sind als Ausstattung völlig ausreichend.

Rahmenprogramm

Bei Veranstaltungen, die sich über mehrere Tage erstrecken, sollten Sie in Erwägung ziehen, ob Sie nicht ein besonderes Rahmenprogramm anbieten. Viele Teilnehmer/ innen nutzen eine Tagung, um eine fremde Stadt oder Gegend kennen zu ­lernen. Die Angebote des Rahmenprogramms sollten Sie auch für nicht unmittelbar an der Veranstaltung Beteiligte öffnen: beispielsweise für den Fall, dass Teilnehmer/innen von ihren Partner/innen begleitet werden.

Zu einem Rahmenprogramm gehören üblicherweise Besichtigungen, Stadtrundfahrten und Museumsbesuche. Wenn Sie ein bisschen Ihre Fantasie spielen lassen, fallen Ihnen sicher Angebote ein, die interessant und möglicherweise sogar außergewöhnlich sind. Unter Umständen kann die Veranstaltung mit einem größeren Fest ihren Abschluss und vielleicht sogar Höhepunkt finden. Denkbar ist beispielsweise auch ein Theater- oder Konzertbesuch (geschlossene Veranstaltung).

Für alle Teile des Rahmenprogramms sollten die notwendigen Transportmittel ausreichend und rechtzeitig zur Verfügung stehen.

Die einzelnen Räume müssen für besondere Veranstaltungen hergerichtet werden (Blumen, Logos, Spruchbänder, Plakate, Dekoration)

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Wenn Sie ein Rahmenprogramm zur Veranstaltung anbieten, machen Sie sich ausreichend Gedanken und lassen Sie die Planung nicht quasi nebenher laufen.

Zusätzliche Veranstaltungselemente

Ausstellungen während der Veranstaltung benötigen einen hellen Raum (möglichst Oberlicht), der nach Möglichkeit im Veranstaltungsgebäude oder in dessen Nähe sein sollte. Ist die Beleuchtung mangelhaft, müssen Sie improvisieren oder bei Beleuchtungsfirmen das Licht leihen. Solche Firmen können Sie beraten, die Kosten sind aber erheblich.

Die nötigen Stellwände beispielsweise bei Messeausstellern zu leihen, ist sehr teuer. Fragen Sie bei Kunstvereinen und bei der Uni nach. Schauen Sie sich die Stellwände vorher unbedingt an. Oft sind sie ausgesprochen unschön, schwer und unhandlich. Denken Sie daran, dass Fotografien, Dokumente etc. einen Rahmen brauchen.

Wenn es sich um wertvollere Ausstellungsstücke handelt, muss ein Mitarbeiter notfalls ständig anwesend sein. Versicherungen machen Auflagen und die Kosten sind je nach Versicherungswert u.U. sehr hoch.

Sorgen Sie für eine übersichtliche Anordnung der Ausstellungsstücke. Die Mitarbeiter/innen sollten auch auf speziellere Fragen (mehrsprachig) fachkundige Auskunft geben können.

Im Tagungsprogramm und mit Anschlägen am Tagungsgebäude können Sie auf die Ausstellung hinweisen. Vielleicht lohnt die Herausgabe einer kleinen Informationsbroschüre.

Unter Umständen können Sie die Ausstellung für die Öffentlichkeit freigeben, um auch außerhalb der Veranstaltung stehende Interessenten/innen an das inhaltliche Thema heranzuführen.

Vorträge außerhalb der eigentlichen Arbeitseinheiten bieten sich nur dann an, wenn es einen außergewöhnlichen Anlass dafür gibt, wenn Sie z.B. eine hervorragende Persönlichkeit gewonnen haben oder sich ein besonders aktuelles Vortragsthema ergeben hat. Bei solchen Anlässen kann die Öffentlichkeit einbezogen werden. In der Regel sind Eintrittskarten erforderlich und Plätze müssen für wichtige Persönlichkeiten und die Presse reserviert werden.

Besichtigungen im Rahmen von Tagungen stoßen fast immer auf reges Interesse bei den Tagungsteilnehmern/innen. In der Regel muss ein solcher Programmpunkt allerdings schon bei der Festlegung des Tagungsortes berücksichtigt werden. Holen Sie Rat bei Ihren Referenten/innen oder bei den Teilnehmern/innen, welche fachlichen Einrichtungen oder wissenschaftliche Institute sich anbieten. Vereinbaren Sie einen passenden Besichtigungszeitpunkt und begrenzen Sie die Teilnehmer/innenzahl in Absprache mit dem zu besichtigenden Institut oder Betrieb. Unter Umständen müssen mehrere Besichtigungstermine angeboten werden. Fragen Sie bereits bei der Anmeldung ab, ob die Teilnehmer/innen an diesem Programmpunkt teilnehmen möchten. Sorgen Sie für die nötigen Transportkapazitäten!